Word je btw-plichtig? Zo activeer je het btw-nummer!

Heb je als zelfstandige de grens van € 25.000 bruto inkomsten per jaar overschreden? Dat is een mijlpaal voor jouw eenmanszaak: proficiat! Dit betekent ineens dat je niet meer valt onder de btw-vrijstelling voor kleine ondernemingen. Je bent dus vanaf nu verplicht om btw te gaan heffen op je producten of diensten. Hoewel deze nieuwe stap misschien overweldigend lijkt, hoeft het dat niet te zijn. Accountable helpt je op weg. ✨

Je eigen verantwoordelijkheid

In principe is elke zelfstandige btw-plichtig, met uitzondering van vrije beroepen. Maak je als kleine onderneming, eenmanszaak of zelfstandige in bijberoep echter minder dan € 25.000 jaaromzet (excl. btw), dan kun je een btw-vrijstelling aanvragen.

Het is echter wel je eigen verantwoordelijkheid om goed in de gaten te houden dat je de kaap van € 25.000 niet overschrijdt. Een boekhouder of boekhoudsoftware kunnen je hier bij ondersteunen.

Gaan de zaken goed en overschrijdt je jaaromzet de kaap van € 25.000? Dan val je niet meer onder de btw-vrijstellingsregeling en moet je een btw-nummer aanvragen.

💡 Accountable tip: Onze app vertelt je precies wanneer je de kaap van € 25.000 (bijna) gaat overschrijden en dus btw-plichtig wordt.

Wat is een btw-nummer?

Het aanvragen van een btw-nummer is een essentiële stap om je zaak op de rails te zetten. Een btw-nummer is nodig om belasting over de toegevoegde waarde (btw) te innen bij je klanten en deze door te storten aan de overheid.

Om dit proces van innen en doorstorten soepel te laten verlopen, krijg je als zelfstandige een btw-nummer toegewezen. Dit btw-nummer is net zo uniek als je vingerafdruk en moet verplicht vermeld worden op al je zakelijke documenten. Met andere woorden, voordat je als btw-plichtige zelfstandige aan de slag kunt, moet je een btw-nummer aanvragen.

Als je startte in een kleine onderneming en daarom niet btw-plichtig was, ontving je wel al je ondernemingsnummer. Je btw-nummer is in feite je ondernemingsnummer, maar dan met ‘BE’ er vooraan aan toegevoegd. In principe heb je dus al een btw-nummer, want deze had je nodig om je zaak op te kunnen starten en publiceren in de KBO. Nu is dus het slechts een kwestie van je btw-nummer te activeren.

Het 3-stappenplan

Als zelfstandige ben je niet persoonlijk verantwoordelijk voor het betalen van de btw. Gelukkig 😉. In plaats daarvan is het wel jouw taak om deze belasting te innen bij je klanten en door te storten aan de belastingdienst.

Het bedrag dat je moet doorstorten is het verschil tussen de btw die je aan je klanten in rekening hebt gebracht op je facturen en de btw die je zelf hebt betaald aan je leveranciers. Meer over de btw-aangifte lees je hier. 

Stap 1: Verzamel de benodigde informatie

Om je aanvraag voor een btw-nummer in te dienen, moet je beschikken over bepaalde gegevens. Zorg ervoor dat je de volgende informatie bij de hand hebt:

👉 Je ondernemingsnummer

Dit nummer zal worden geactiveerd als je btw-nummer. Het btw-nummer wordt gevormd door de letters ‘BE’, gevolgd door je ondernemingsnummer.

Heb je nog geen ondernemingsnummer? Ga dan naar stap 2.

👉 Je activiteit

Geef aan of je maandelijks of per kwartaal btw-aangifte wilt doen. De algemene regel is een maandelijkse aangifte, maar als je bruto jaarinkomen minder is dan 2.500.000 euro (exclusief btw), mag je voor kwartaalaangiften kiezen.

👉 Verwachte jaarlijkse omzet: Maak een inschatting van de verwachte jaarlijkse omzet. Vanaf dat je een jaaromzet van meer dan 25.000 euro verwacht, ben je btw-plichtig (met uitzondering van vrije beroepen).

👉 Informatie over btw-transacties met andere EU-landen: Als je van plan bent om zaken te doen met andere lidstaten van de EU, moet je aangeven of je goederen levert in andere EU-landen en voor welk bedrag.

Stap 2: Dien je aanvraag in

Heb je nog geen ondernemingsnummer? En wil je graag starten als zelfstandige? Dan zijn er verschillende stappen die je moet ondernemen. Eén daarvan is om je bedrijf in te schrijven bij De Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO).

Als je al wel een ondernemingsnummer hebt, kun je je btw-nummer activeren via de website van FOD Financiën. Je hebt de keuze om dit zelf te doen of om een derde partij zoals een boekhouder of een erkend ondernemingsloket in te schakelen. 

Let op, als je kiest voor de diensten van een ondernemingsloket, zijn er kosten verbonden aan deze service en kunnen de tarieven variëren.

Stap 3: Controleer of je btw-nummer actief is 

Zodra je een update hebt ontvangen dat je btw-nummer is geactiveerd, kun je controleren of het nummer actief is. Dit kun je doen door de KBO te raadplegen.

Je kunt zoeken op de bedrijfsnaam, op het adres of het ondernemingsnummer. Als je jouw btw-nummer correct ziet pronken, betekent dit dat je klaar bent om als zelfstandige ondernemer volle gas te geven!

Klaar om de volgende stap te zetten en je onderneming op volle snelheid te laten draaien? Met deze eenvoudige stappen kun je snel en gemakkelijk je btw-nummer aanvragen of activeren en voldoen aan je verplichtingen als zelfstandige!