Wat moet je doen wanneer je plots btw-plichtig wordt? 

Toen je begon met je zelfstandige activiteit had je misschien niet verwacht dat je een behoorlijke som geld zou verdienen. De kaap van € 25.000 leek in eerste instantie misschien een ver-van-mijn-bedshow. Maar wat als die btw-grens plots toch in zicht komt, of als je deze net overschreden hebt? Moet je dan nu meteen btw beginnen aanrekenen? En wat moet je daarvoor in orde brengen? We loodsen je doorheen de vragen en hindernissen.

1. Wanneer ben je btw-plichtig?
2. Wat moet je doen als je btw-plichtig wordt: een stappenplan
3. Hoe werkt de btw-aangifte en betaling?
4. Aandachtspunten

Even dubbelchecken: wanneer ben je btw-plichtig?

In principe zijn alle zelfstandigen in België btw-plichtig (met uitzondering van een selectie para-medische vrije beroepen).

Aan het begin van je activiteit koos je ervoor om een btw-vrijstelling voor kleine ondernemingen aan te vragen. Tot zover hoefde je dus geen btw aan te rekenen op jouw verkopen. Maar wanneer je meer dan € 25.000 omzet per jaar draait, vervalt deze vrijstelling en word je btw-plichtig. 

Als je samenwerkt met een boekhouder, houdt hij of zij dit grensbedrag voor je in het oog. Maar dat neemt niet weg dat het altijd je eigen verantwoordelijkheid is om dit ook in de gaten te houden en meteen actie te ondernemen wanneer je met je zelfstandige activiteit meer verdient dan € 25.000 per jaar.

💡 Accountable tip: Onze app vertelt je precies wanneer je de kaap van € 25.000 (bijna) gaat overschrijden en dus btw-plichtig wordt. Zo vermijd je onaangename verrassingen.

Ook als je andere diensten gaat aanbieden, moet je misschien btw beginnen aanrekenen. In deze drie sectoren moet je altijd btw aanrekenen:

👷 Werken in onroerende staat (bouw, tuinaanleg, sanitaire werken …)

♻️ Bepaalde afvalverwerkingsactiviteiten

🧑‍🍳 Horeca-activiteiten met een geregistreerd kassasysteem (witte kassa)

Tot slot is het ook mogelijk dat je als ‘vrije beroeper’ nieuwe activiteiten gaat uitvoeren waarvoor je wel btw moet aanrekenen. In zo’n geval word je gemengd btw-plichtig. 

Wat moet je doen als je btw-plichtig wordt?

Een voorbeeld, stel, midden maart schrijf je een factuur uit die je over de kaap van € 25.000 brengt. Wat moet je dan precies doen? We bekijken het stap voor stap.

1. Btw-plichtig vanaf de eerste euro

Wacht niet tot een nieuw kwartaal om je btw-verplichtingen na te komen. Vanaf de eerste euro die boven de € 25.000 valt, ben je btw-plichtig en moet je btw innen, ook als dit in het midden van een kwartaal valt.

2. Verwittig het btw-kantoor

Jij (of je boekhouder) brengt onmiddellijk het btw-kantoor op de hoogte van het verlies van de vrijstellingsregeling. Dit doe je door het invullen van formulier e604B via MyMinfin (wijziging btw-activiteit).

3. Hoe zit het met je btw-nummer?

Je btw-nummer heb je al, want toen je startte als zelfstandige, kreeg je een uniek ondernemingsnummer. Het btw-nummer is dan ook gelijk aan dit ondernemingsnummer, maar met het voorvoegsel “BE”.

Aan de start van je zelfstandige carrière heb je dit btw-nummer overigens al geactiveerd, ook al koos je voor de btw-vrijstellingregeling voor kleine ondernemingen. Je had namelijk je btw-nummer al nodig om o.a. je klantenlisting te kunnen indienen.

Het btw-nummer is dus al geactiveerd, maar vergeet zeker niet om het btw-kantoor op de hoogte te brengen (zie vorige stap).

4. Start met innen van btw

Als btw-plichtige ondernemer moet je btw innen bij je klanten en periodiek doorstorten aan de belastingdienst.

Vanaf nu moet je btw-nummer op iedere factuur vermeld staan en moet je ook de correcte btw-percentages toepassen op je producten en/of diensten. 

Alle verkoopfacturen moet je, zoals je al gewoon bent, grondig bijhouden om te kunnen berekenen hoeveel btw je hebt geïnd. Ook aankoopfacturen houd je bij om de betaalde btw te kunnen recupereren.

Het btw-bedrag dat je moet doorstorten aan de staat, is het verschil tussen de btw die je aan je klanten in rekening hebt gebracht en de btw die je zelf hebt betaald aan je leveranciers. 

💡Accountable tip: Schrik om fouten te maken? Scan eenvoudig al je inkomende en uitgaande facturen met de Accountable app en wij stellen een foutloze belastingaangifte op. Zo simpel kan het zijn.

5. Je eerste btw-aangifte

Sommige ondernemers dienen maandelijks een btw-aangifte in, maar als zelfstandige die net btw-plichtig is geworden, volstaat een kwartaalaangifte. 

Dat betekent dat je vóór de 20ste van de maand die volgt op het kwartaal waarin je btw inde, de btw-aangifte moet indienen. Voor 20 april, 20 juli, 20 oktober en 20 januari dus. 

Let op, in realiteit kunnen deze data per jaar verschillen. Het is nooit vroeger, maar soms krijg je iets langer de tijd. Check dit artikel voor de precieze data van dit jaar.

Hoe werkt de btw-aangifte en betaling?

Er komt het een en het ander op je af wanneer je plots btw-plichtig wordt. Maar maak je geen zorgen, met onderstaand stappenplan en Accountable wordt je eerste btw-aangifte een koud kunstje.

Volg dit stappenplan om je btw-aangifte correct in te dienen. 👇

🧾 Check of alle aankoop- en verkoopfacturen correct verwerkt zijn in je boekhouding.

💻 Genereer je btw-aangifte via Accountable.

🪪 Log in bij Intervat in je eigen naam.

📁 Upload je bestanden en onderteken de handeling.

⭐️ Betaal de verschuldigde btw of vraag een terugbetaling aan.

Net iets te kort door de bocht? In dit artikel lees je een gedetailleerd stappenplan met screenshots en een video over hoe de btw-aangifte én betaling precies in z’n werk gaan.

Aandachtspunten

• Als je facturen maakt voor verkopen buiten België gelden er andere btw-regels. Die gelden trouwens ook voor jouw aankopen in het buitenland. Binnen de EU wordt de btw “verlegd”, tenzij je verkoopt aan particulieren. Buiten de EU hoef je geen btw aan te rekenen. 

• Daarnaast moet je misschien rekening houden met de impact op je prijzen. Doordat je nu btw moet aanrekenen, sta je voor een belangrijke keuze: dezelfde prijs aanhouden en zelf minder overhouden, of de prijs verhogen zodat je zelf evenveel overhoudt. De laatste optie is financieel interessanter, maar je particuliere klanten zullen het misschien niet graag horen.

Heeft de btw-plicht ook voordelen?

Je zal het misschien niet geloven, maar de btw-plicht heeft ook enkele voordelen:

🔙 Je mag nu de betaalde btw van je aankoopfacturen terugvorderen.

🤵 Een onderneming met btw-nummer komt professioneler over.

⛰️ Je hebt geen grenzen en beperkingen meer. Laat je maar volledig gaan!

Btw-plichtig geworden? Nog eens alles op een rijtje

• Als je meer dan €25.000 omzet behaalt, word je btw-plichtig.
• Btw-plichtigen moeten btw innen en doorstorten aan de belastingdienst.
• Je btw-nummer en de juiste btw-percentages moeten op elke factuur staan.
• Doe je periodieke aangifte voor de 20ste van de maand na elk kwartaal.
• Betaal tijdig.
• Bij internationale handel gelden speciale btw-regels, zoals de verleggingsregeling.

Bij Accountable doen we er alles aan om de administratieve last tot een minimum te beperken. Zo zet de app jouw btw-aangifte automatisch voor je klaar. Je hoeft die enkel maar te downloaden en te uploaden via Intervat. Probeer Accountable nu gratis om te ontdekken hoe het werkt.