Facturen maken als zelfstandige: wat moet er op een factuur staan?

Als zelfstandige, of dat nu is in een eenmanszaak of vennootschap, in hoofdberoep of bijberoep, wil je betaald worden voor je geleverde diensten of producten. Maar hoe maak je nu een correcte factuur op en wat moet er dan allemaal op vermeld staan? In dit artikel geven we je een antwoord op al je vragen over facturen maken als zelfstandige in België.

1. Wanneer moet je een factuur maken?
2. Binnen welke termijn?
3. Wat moet er op je factuur staan?
4. Wat als je niet btw-plichtig bent?
5. In welke taal moet je de factuur opstellen?
6. Hoe lang moet je facturen bijhouden in de boekhouding?
7. Wat als je geen facturen opstelt?

Wanneer moet je een factuur maken?

Concreet moet je als btw-plichtige zelfstandige altijd een factuur opstellen wanneer je een goed of dienst verkoopt aan een andere zelfstandige. Ben je een freelancer, zelfstandige in een eenmanszaak, zelfstandige in hoofd- of bijberoep: de kans is dus zeer groot dat je een factuur moet opmaken.

⚠️ Alle zelfstandigen in België zijn in principe btw-plichtig, ook als je geniet van de btw-vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen. Je bent pas niet btw-plichtig als je een vrij beroep uitoefent.

Wat als je klant niet btw-plichtig is?

Dan moet je toch een factuur maken wanneer je bepaalde goederen of diensten verkoopt, zoals werken in onroerende staat en leveringen uitgevoerd door productenten of groothandelaren. De volledige lijst van werken vind je op de website van de federale overheid.

Wat als je klant een consument is?

Voor producten of diensten die je verkoopt aan consumenten voor privé-gebruik moet je geen factuur opstellen. Het mag echter wel, maar een inschrijving in het dagboek van ontvangsten volstaat in dit geval.

Er bestaan echter een aantal uitzonderingen op deze regel. Je maakt best wel een factuur op voor consument indien: 

• het gaat om een verkoop op afstand (bijvoorbeeld via een webshop) 
• voor een verkoop op afbetaling 
• voor werken aan een huis of appartement (onroerend goed) 
• voor de levering van bouwmaterialen 
• voor de verkoop van auto’s met een cilinderinhoud van meer dan 48 kubieke centimeter (ook bij contante betaling) 
• voor de verkoop van aanhangwagens, vliegtuigen, jachten en plezierboten 
• voor verhuisdiensten 

Binnen welke wettelijke termijn maak je je factuur op?

Er is geen wettelijke termijn vastgelegd waarbinnen je je factuur moet opstellen. De wetgeving zegt alleen dat ‘een factuur moet verzonden worden binnen een redelijke tijdsduur na de levering van het product of de dienst.’ Wel bestaat er een verjaringstermijn van 10 jaar voor schulden. Een factuur die je na 10 jaar opmaakt, is niet meer geldig. 

Wat moet je verplicht op een factuur vermelden?

Laat er geen twijfel over bestaan: een factuur is een juridisch document. Dat betekent dan ook dat je onderstaande elementen moet vermelden op elke factuur die je opstelt:

Het volgnummer 🧾

Elke factuur moet een nummer hebben ter referentie voor jezelf en je klant. In de meeste gevallen kiezen zelfstandigen ervoor om het jaartal te combineren met een volgnummer, vb.: 2023-01. De tweede factuur die je opstelt nummer je dan als 2023-02, enzovoort.

Je eigen gegevens 🧍‍♂️

Vermeld de exacte naam van je onderneming zoals deze in de KBO vermeld staat, het adres, het ondernemingsnummer en het btw-nummer.

Klantgegevens 🧍

Ook de gegevens van je klant moet je vermelden op de factuur. De bedrijfsnaam, het adres en het btw-nummer.

Datum 📅

Vermeld de datum van uitgifte van de factuur, plus de datum waarop het goed of de dienst werd geleverd. Het is ook handig om een vervaldatum op je factuur te zetten. Zo voorkom je discussie met eventuele wanbetalers.

Omschrijving goederen of diensten 🛍

Omschrijf duidelijk de geleverde goederen of diensten, zodat er geen verwarring kan ontstaan bij de klant.

Prijs 💰

Op je factuur vermeld je uiteraard wat de geleverde goederen of diensten kosten. Dit doe je zo:

• Vermeld de prijs per eenheid en het aantal eenheden
• Vermeld het totaalbedrag van de factuur, zonder btw
• Het geldende btw-tarief: 0, 6, 12 of 21 % (afhankelijk van het goed of de dienst)
• Totaalbedrag, inclusief btw
• Ben je vrijgesteld van btw (jaaromzet <€ 25.000)? Dan vermeld je ook de wettelijke reden hiervoor, door te verwijzen naar de relevante Europese richtlijn of nationale bepaling.

Je betaalgegevens 💳

Ironisch genoeg niet verplicht, maar we raden je toch aan om de gegevens van je zakelijke bankrekening (IBAN-nummer en BIC-code) te vermelden op je factuur. Het doel is immers om betaald te worden, toch?

Persoonlijke toevoeging 🎀

Dit laatste puntje is absoluut niet verplicht, maar personaliseer je factuur door je e-mailadres, website of een persoonlijke boodschap toe te voegen. Deze persoonlijke boodschap kan je klant bedanken voor het vertrouwen en de fijne samenwerking.

Boodschap voor de klant

Een factuur is een wettelijk document, maar het is tegelijk ook een boodschap naar je klant toe. Je factuur weerspiegelt namelijk wie jij bent als ondernemer. Zorg er daarom voor dat je factuur overeenkomt met jouw huisstijl. Enkele belangrijke zaken om daarbij op te letten:

💡Accountable tip: In dit artikel lees je hoe jij je factuur kunt personaliseren en welke handige (en gratis) tools je daarvoor kunt gebruiken.

Wat moet je op een factuur zetten als je niet btw-plichtig bent?

In bepaalde situaties is er een duidelijke wettelijke reden, waarom jij op je factuur geen btw-bedrag moet vermelden. Dat kan het geval zijn wanneer je vrijgesteld bent van btw of wanneer je een product of dienst verkoopt aan een klant in het buitenland.

Belangrijk is wel dat je bij het facturen maken de afwezigheid van btw rechtvaardigt. Dit doe je door een welbepaalde wettelijke vermelding op je factuur te plaatsen. Alleen zo krijg je recht op een btw-percentage van 0% of een btw-vrijstelling:

• Als je jaarlijkse omzetcijfer onder de 25.000 euro ligt: “”Kleine onderneming onderworpen aan de vrijstellingsregeling van belasting. Btw niet toepasselijk.”
• Als je een werk in onroerende staat uitvoert voor een Belgische klant: “Btw verlegd – KB nr. 1, art. 20”.
• Als je een dienst tussen bedrijven (B2B) aan een klant in de EU levert: “Btw verlegd – artikel 196 van de btw-richtlijn 2006/112/EG”.
• Als je een intracommunautair goed aan een klant in de EU levert: “Btw verlegd – artikel 138, lid 1, van de btw-richtlijn 2006/112/EG”.
• Als je exporteert naar een klant buiten de EU: “Vrijstelling – art. 146 van de btw-richtlijn 2006/112/EG”.

💡Accountable tip: Ben je een Accountable-gebruiker? Dan moet je deze zinnen niet zelf copy-pasten. Ze worden automatisch toegevoegd door onze software.

Meer weten over:

• Btw verleggen
• Intracommunautaire levering

De taal van de factuur

Je stelt je factuur op in de taal van de regio waarin jouw onderneming gevestigd is. Ook als je klant een andere taal spreekt. 

Een voorbeeld: je bent als freelance vertaler gevestigd in Hasselt. Je vertaalt websites voor een klant in Luik. Hoewel jouw klant alleen Frans spreekt, moet je jouw factuur in het Nederlands opmaken. 

Hoe lang moet je facturen bijhouden?

Je houdt facturen 7 jaar bij voor de belastingen. Een elektronische versie volstaat, maar zorg wel voor een back-up! 

Wat als je geen factuur maakt?

Dan loop je het risico op een boete die kan oplopen tot twee keer het bedrag van de op de handeling verschuldigde belasting. En als je bewust wilde frauderen of er schade is berokkend, zal de som nog hoger liggen én er misschien zelfs een gevangenisstraf bovenop komen. Daarnaast kan de overheid de btw die wordt ontvangen en die jij aan haar moet doorstorten alleen maar opvolgen, wanneer je een correcte factuur maakt.

Minstens net zo belangrijk, is dat opstellen van foute facturen de deur openzet voor betwistingen door je klanten. Je klant kan je factuur dan als onjuist of onvolledig noemen. Als de factuur volledig, professioneel en naar je evenbeeld is opgesteld, is de kans groot dat je klant je tijdig betaalt en een duidelijk beeld van je onderneming houdt.

Facturen opstellen kan een tijdrovend klusje zijn, zeker wanneer je dit volledig zelf doet. Wil je je vooral focussen op je werk? Met Accountable stel je foutloze facturen op en verstuur je ze naar je klanten in slechts minuten. De modelfactuur voorziet daarbij automatisch alle verplichte gegevens, zodat je zeker bent dat je voldoet aan alle opgelegde vereisten. Je krijgt bovendien automatisch en onmiddellijk een melding, wanneer een factuur is betaald.

Probeer Accountable nu gratis!