Webshop starten: zo doe je dat!

Heb je een geweldig concept met een nog beter product en wil je een webshop starten? Geweldig! Op deze pagina vertellen we je alles over de basis van e-commerce voor starters, inclusief alles wat je moet weten over de belastingen en boekhouding van je webshop.

1. Inschrijven als zelfstandige
2. Hoe een webshop starten?
3. Administratie en boekhouding
4. Belastingen en btw
5. Prijzen en marges
6. Tips voor meer verkopen

Inschrijven als zelfstandige

Misschien ben je al uitbater van een fysieke winkel en wil je een webshop beginnen, in dat geval kan je deze alinea overslaan. Maar als je nieuw bent in de wereld van (online) retail, is het belangrijk om te weten dat je niet zomaar een webshop mag beginnen. Je moet je namelijk eerst registeren als zelfstandige.

Als je nog niet zeker bent of je webshop een succes kan worden is het aangewezen om te starten in bijberoep. Zo kan je naast je webshop nog deeltijds blijven werken en op een later moment de stap naar zelfstandige in hoofdberoep zetten.

Klaar om zelfstandige te worden? In dit artikel lees je stap voor stap hoe je zelfstandige wordt.

Hoe een webshop starten?

Met platforms zoals o.a. Shopify en Etsy wordt het starten van een webshop een fluitje van een cent, zelfs voor beginners zonder technische ervaring.

Zo kan je op een relatief eenvoudige manier een webshop bouwen met Shopify. Dit e-commerce platform is speciaal ontwerpen voor iedereen die een webshop wil starten, uitbouwen en onderhouden. Bij Shopify hebben ze aan alles gedacht: van het opzetten van een veilig betaalsysteem en sjablonen voor je algemene verkoopvoorwaarden tot automatische marketing e-mails om je verkopen te boosten. Dit maakt het voor jou als beginner een stuk makkelijker.

Je kan er ook voor kiezen om je producten te verkopen via andere platforms, zoals Etsy, Amazon of zelfs Bol.com. Op deze verkoopplatforms ben je echter wel een stuk minder vrij om je eigen huisstijl door te trekken. Je kan ook een webshop bouwen from scratch, maar dat vraagt veel tijd en moeite, plus je moet zelf aan alles denken.

Administratie, belastingen en boekhouding van je webshop

Klinkt allemaal erg leuk, maar uiteraard komt er ook wel wat administratie kijken bij het runnen van een webshop.

Administratie en boekhouding

Om een correcte boekhouding te kunnen voeren, moet je alle inkomende en uitgaande facturen goed bijhouden.

Inkomende facturen zijn kosten die je maakt in functie van je webshop. Denk maar aan aankopen van handelsgoederen, je Shopify-abonnement, productfotograaf, verpakkingsmateriaal, verzendkosten, enz. Vergeet ook zeker niet om gemengde kosten in te brengen (vb. deel van je internetfactuur). Houd alle bonnetjes en facturen van je uitgaven goed bij, want dit zijn beroepskosten die je mag aftrekken van je inkomsten en ervoor zorgen dat de belastingdruk op je inkomsten daalt.

Uitgaande facturen zijn in principe alle inkomsten uit je webshop. In de praktijk zijn dit meestal geen officiële facturen, want als webshop verkoop je in de meeste gevallen aan particulieren. Daarom ben je dus niet verplicht een officiële factuur op te stellen voor elke verkoop.

• Kies je ervoor om je bij je boekhouding en administratie te laten bijstaan door een accountant? Bespreek dan samen op welke manier je je inkomsten bijhoudt. Wil je boekhouder dat je de bestelbon van elke verkoop doorgeeft of volstaat een maandelijks overzicht?

💡Accountable tip: Als je ook aan klanten in andere landen (vb. Nederland) wil verkopen en je omzet daarbij de drempel van € 10.000 overschrijdt, raden we enorm aan om je te laten ondersteunen door een boekhouder. In dit geval moet je namelijk het btw-tarief uit het land van je klant aanrekenen en zit ook je btw-aangifte anders in elkaar.

• Kies je ervoor om je boekhouding en administratie te voeren met een software zoals Accountable? Dat kan perfect als je alleen aan Belgische klanten verkoopt. In dat geval kan je je inkomsten eenvoudig inboeken in onze app. Dit doe je zo: maak een particuliere klant genaamd ‘Belgische particulieren’. Deze ‘klant’ gebruik je vervolgens voor alle verkopen in je webshop aan Belgische particulieren. Stel maandelijks een factuur op voor deze klant met het totaalbedrag (incl. btw) waarvoor je aan Belgische klanten hebt verkocht.

Belastingen en btw

Op je inkomsten uit je webshop moet je, net zoals op andere inkomsten, belasting betalen.

Stel dat je een webshop start in bijberoep (eenmanszaak), dan worden je inkomsten belast volgens de progressieve personenbelasting die varieert tussen de 25% en 50%. In dit geval beland je veel sneller in de hoogste belastingschijf, want je inkomsten uit je bijberoep worden samengeteld met de inkomsten van je baan in loondienst. Ook als je ervoor kiest om te starten als zelfstandige in hoofdberoep, worden je inkomsten belast volgens de progressieve personenbelasting. Je kan je belastingen echter wel optimaliseren door beroepskosten in te brengen.

Gaan de zaken goed en genereert je webshop een aanzienlijke omzet? Dan kan je overwegen om over te schakelen naar een vennootschap. De vennootschapsbelasting (25%) ligt niet alleen een stuk lager, dankzij de structuur van een vennootschap ben je niet persoonlijk aansprakelijk. Dit is een stuk interessanter wanneer je grote investeringen wil doen (vb. veel stock inkopen) of personeel wil aanwerven.

De btw voor verkopen op afstand (webshop) is iets complexer. We raden je dan ook sterk aan om je te laten ondersteunen door een accountant als:

• Je verkoopt aan particulieren buiten België;
• en je omzet hoger ligt dan € 10.000 per jaar.

Hier vind je meer info over de btw-regels voor verkopen op afstand.

Prijzen en marges voor je webshop

Nu je de basis van belastingen en btw kent, weet je ook dat het belangrijk is om de juiste prijzen en marges voor jouw producten te bepalen. Je wil er natuurlijk zelf nog iets aan overhouden.

Je houdt bij het bepalen van je prijzen best rekening met een aantal zaken:

• Verkoopaantallen en winstverwachtingen: Maak een realistische schatting van hoeveel producten je denkt te verkopen en welke winst je wilt behalen.
• Kostenberekening: Bereken alle kosten die bij het runnen van je webshop komen kijken, inclusief vaste kosten (hosting, domeinnaamregistratie en abonnementen) en variabele kosten (verpakkingsmateriaal, verzendkosten en eventuele commissies voor betalingsverwerkers).
• Aankoopprijs handelsgoederen: Neem de aankoopprijs van je handelsgoederen als uitgangspunt, en houd rekening met alle kosten die je maakt om het product te verkrijgen, te verpakken en te verzenden.
• Concurrentieonderzoek: Bekijk wat je concurrenten vragen voor vergelijkbare producten en pas je prijzen hierop aan.
• Inclusief btw: De prijzen op je website zijn inclusief btw. Informeer je daarom over de juiste btw-tarieven zodat je niet voor verrassingen komt te staan.

Door deze stappen te volgen en goed marktonderzoek te doen, kun je een prijs bepalen die zowel winstgevend is als aantrekkelijk voor je klanten.

Tips voor meer verkopen op je webshop

1. Houd je kosten onder controle

Een slimme manier om je winst te verhogen, is door je beroepskosten zorgvuldig te managen. Of het nu gaat om uitgaven voor materialen, marketingcampagnes of de dagelijkse bedrijfsvoering, je kunt verschillende kosten inbrengen. Dit kan uiteindelijk zorgen voor een verlaging van je belastbaar inkomen en een optimalisatie van je belastingaangifte. Daardoor hoef je uiteindelijk minder belasting te betalen.

2. Optimaliseer je prijsstrategie

Onderzoek hoe je jouw prijzen kunt aanpassen om competitief te blijven, terwijl je toch een gezonde winstmarge behoudt. Door je prijzen slim te bepalen, kun je de concurrentie voorblijven en tegelijkertijd je winst maximaliseren.

3. Houd je aan btw-regelingen

Als je internationaal verkoopt, houd dan rekening met de btw-regels in de verschillende landen waarin je actief bent. Maak gebruik van de juiste btw-regelingen om te voorkomen dat je te veel belasting betaalt en om je concurrentiepositie te versterken. Hier lees je alles over de internationale btw-verplichtingen

Verkoop stressvrij met Accountable

Bij Accountable staat jouw gemoedsrust op #1. Met onze app kun je moeiteloos je facturen en uitgaven uploaden en ben je verzekerd van 100% correcte belasting- en btw-aangiften. Geen stress meer over belangrijke deadlines, want wij sturen je herinneringen op het juiste moment.

Accountable is perfecte tool voor lokale helden in België of voor ondernemers die binnen de EU verkopen met een jaarlijkse omzet tot € 10.000. Maar als je je in internationale wateren begeeft, met vreemde valuta en ingewikkelde btw-regels, dan raden we je aan om een gespecialiseerde boekhouder in te schakelen.

Heb je nog vragen? Onze Belastingcoaches staan voor je klaar.

FAQ: Veelgestelde vragen over e-commerce voor starters