Wat zijn gemengde kosten?

Gemengde kosten zijn onkosten die je als zelfstandige in België maakt voor je bedrijf, maar ook privé gebruikt. Denk bijvoorbeeld maar aan je auto, gsm, computer, internet en zelfs koffie. De verdeelsleutel (hoeveel je fiscaal mag inbrengen) is voor elke kost anders. En uiteraard kan en mag je als zelfstandige in hoofdberoep meer inbrengen dan een zelfstandige in bijberoep. 

Gemengde kosten en hun verdeelsleutels

Bij de gemengde kosten onderscheiden we 3 grote categorieën: 

• Je auto (aankoop, tanken en laden, verzekeringen, onderhoud…)
• Je gsm en pc met bijhorende abonnementen 
• Je woning, met daarin je bureau of werkplek

De verdeelsleutel, hoeveel je mag inbrengen als beroepskost, is anders voor elke gemengde kost. Jammer genoeg zijn de regels niet altijd eenduidig. Soms moet je zelf een inschatting maken, gebaseerd op de onderverdeling tussen het privé en professioneel gebruik. 

Gemengde kosten voor zelfstandigen in hoofdberoep en bijberoep

Bij de meeste gemengde kosten kijkt de fiscus vooral naar de tijdsverhouding tussen het professioneel- en privégebruik. Heb je deze in hoofdberoep elke dag nodig? Dan mag je uiteraard een groter deel van deze gemengde kosten aftrekken, dan wanneer je slechts een paar dagen per week in bijberoep actief bent.

Heb je bepaalde zaken al via je job in loondienst (bijvoorbeeld als je zelfstandige in bijberoep bent)? Zoals een gsm, pc of wagen? Dan is het waarschijnlijk niet toegelaten om die ook voor je bijberoep te gebruiken. Check dus eerst het arbeidsreglement van je werkgever. Koop je deze hulpmiddelen apart aan, en kan je aantonen dat je ze exclusief voor je bijberoep gebruikt? Dan mag je die wel voor 100% inbrengen. 

Je bureau of werkplek in je woning  

Werk je van thuis uit? Dan mag je een gedeelte van de kosten van je woning inbrengen. 

Zo mag je een gedeelte van de rente op je hypotheek aftrekken. Houd er wel rekening mee dat je misschien slechts gedeeltelijk eigenaar bent, bv. wanneer je een huis hebt gekocht samen met je partner. Dan moet je ook dit percentage meenemen in je berekening. Hoe dit werkt lees je in dit artikel. 

Als je een woning huurt, dan mag je de huur meestal niet inbrengen. Anders loopt je huisbaas het risico op hoger belastingen op de huurinkomsten. Tenzij je natuurlijk een contract hebt dat het professioneel gebruik expliciet toelaat. Lees hier meer over huurkosten aftrekken.

Heb je een afzonderlijk bureau, dan kan je op een plan het percentage tegenover de totale oppervlakte van je woning berekenen. Maar ook als je aan de keukentafel werkt kan je een gedeelte van de ruimte inbrengen. De fiscus stelt hier een maximum van 15% van de oppervlakte van je woning. 

Deze kosten zijn trouwens niet beperkt niet tot de ruimte zelf. Ook je elektriciteit, verwarming en zelfs je brandverzekering mag je volgens hetzelfde percentage inbrengen. Bekijk dus welke facturen gerelateerd zijn aan je woning, en of je die op een logische manier kunt linken met je bedrijf. 

💡Accountable tip: Ook je nieuwe bureaustoel en de planten in je thuiskantoor zijn fiscaal aftrekbaar. Dit zijn geen gemengde kosten, maar ze zijn wel gerelateerd aan je werkplek. Inspiratie nodig? Neem dan zeker een kijkje op www.beroepskosten.be. 

Je laptop, gsm, en bijhorende abonnementen

Voor je telecom- en IT uitgaven maak je de verdeelsleutel op basis van tijd. Gebruik je deze 5 dagen van de 7 voor je werk, zoals de meeste zelfstandigen in hoofdberoep? Dan is 75% een aanvaardbare verdeelsleutel. Gebruik je ze slechts 2 dagen per week, of enkel een paar uurtjes ’s avonds, als bijberoep naast je gewone job? Dan is rond de 30% een betere inschatting. 

Deze verdeelsleutel pas je toe op je abonnementen, maar ook op de aankoop van alle hardware met gemengd gebruik: je gsm, vaste telefoon, pc, printer, extra harde schijven… Bedenk wel dat je bepaalde van deze investeringen moet afschrijven.

De btw op de aankoop van je gsm en pc, net als de abonnementen, die kan je sowieso maximaal voor 75% aftrekken, net door het gemengd gebruik. En in bijberoep opnieuw minder, volgens hoeveel je actief bent voor je bedrijf. 

Heb je een pack met daarin ook tv? Dan is het tv-gedeelte meestal niet aftrekbaar, tenzij je duidelijk kan aantonen dat je dit voor je bedrijf nodig hebt. Meestal kan je dit duidelijk uitsplitsen in je factuur. 

Je wagen 

De maximale fiscale aftrekbaarheid van bedrijfswagens wordt berekende volgens de CO₂-formule. Door de CO₂-uitstoot mee op te nemen in de aftrekbaarheid, wil de overheid elektrisch rijden aanmoedigen. Uit de CO₂-formule krijg je een maximumpercentage, dat je verder naar beneden bijstelt op basis van je professioneel gebruik.

Wist je trouwens dat dit percentage niet alleen geldt voor de aankoop van een nieuwe wagen, maar ook voor zowat alle andere gerelateerde kosten? Denk maar aan je brandstof, verzekering en onderhoud. 

Btw op beroepskosten

Om gemengde kosten in te brengen heb je in principe een factuur nodig. Dit wil zeggen dat je bij je leverancier een ander soort contract zou moeten afnemen, van consument naar bedrijf. Maar vaak is dit contract duurder, en soms loop je een aantal specifieke voordelen voor consumenten mis. Check dus vooraf de prijzen en voorwaarden, nog voor je iets verandert. 

Nu is de btw-administratie heel streng op dit vlak. Wil je de btw recupereren, dan heb je een officiële factuur op naam van je bedrijf nodig. Maar op gemengde kosten recupereer je slechts een gedeelte van de btw. Check dus vooraf wat het voordeligste is, de btw recupereren of een consumentencontract. 

Voor de belastingen volstaat een gewone afrekening dan weer wel. Als eenmanszaak staat je zaak op je thuisadres, net als de afrekening van je energie- en telecomcontracten. Zo kan je een gewone afrekening, met je naam en adres op, linken aan je bedrijf, en gebruiken in je boekhouding. En de btw die je niet recupereert, die neem je mee op in de kosten. 

Gemengde kosten in Accountable

Wanneer je gemengde kosten ingeeft in de app, dan kan je bij het ‘Professioneel deel’ aangeven welk percentage professioneel gebruik voor jou van toepassing is. Hoeveel btw je recupereert, dat berekent onze app automatisch voor jou.

Als zelfstandige is het niet altijd duidelijk wat je precies mag inbrengen, en dat geldt zeker voor de gemengde kosten. Toch zijn gemengde kosten voor veel freelancers en eenmanszaken een belangrijke aftrekpost. Zeker als je voldoende hebt aan een pc, internet en telefoon om aan het werk te gaan. 

Daarom is Accountable er voor jou. Zo trek jij ook deze kosten op een correcte manier af, en betaal je nooit te veel belastingen. En als je twijfelt, dan kan je altijd terecht bij onze Belastingcoaches. 

Team Accountable wenst je veel succes.