Hoe verander je van boekhouder of accountant?

Ben je niet tevreden over de diensten van je huidige boekhouder of is de kostprijs veel hoger dan je eenmanszaak kan dragen? Dan is het misschien tijd om van accountant te veranderen. Veel zelfstandigen durven echter de overstap niet te maken, omdat ze denken dat dit een duur, complex en tijdrovend administratief proces is. Maar niets is minder waar. Doordat je boekhouding de dag van vandaag voornamelijk digitaal gevoerd wordt, is het overzetten ervan naar een andere boekhouder relatief eenvoudig.

In veel gevallen is het mogelijk om in minder dan één dag je volledige boekhouding over te zetten. Zeker als je gebruikmaakt van Accountable.

Wanneer moet je veranderen van boekhouder?

‘Moeten’ is een groot woord, maar in onderstaande situaties is het misschien wel een goed idee om te veranderen van boekhouder of te kiezen voor een digitaal alternatief voor de boekhouding van je eenmanszaak.

1. Je bent ontevreden over de diensten

Wanneer je een cruciaal aspect van je bedrijf zoals je boekhouding uit handen geeft, dan wil je dat alles vlekkeloos verloopt. Fouten in de boekhouding of laattijdige aangiftes hebben vaak significante financiële gevolgen en brengen heel wat stress met zich mee. Jij dacht dat je boekhouder je btw-aangifte ging indienen, en omgekeerd. Het gevolg? Een laattijdige aangifte en een boete.

Daarnaast vormt trage of onduidelijke communicatie rond financiële vragen ook vaak een groot punt van frustratie.

2. Je bedrijfssituatie verandert

Een andere vaak voorkomende reden voor een ‘break-up‘ met je accountant, is een verandering in je bedrijfssituatie. Zo kan je bedrijf sterk gegroeid zijn, waardoor je werknemers hebt aangenomen of je bent veranderd van eenmanszaak naar vennootschap. Als je boekhouder daar niet de capaciteit of ervaring mee heeft, dan is veranderen van boekhouder nodig. In dit laatste geval zal je boekhouder je waarschijnlijk warm doorverwijzen naar een collega-boekhouder met voldoende capaciteit en kennis voor jouw specifieke situatie.

3. Je boekhouder is te duur

Een andere mogelijkheid is dat de diensten van je boekhouder gewoonweg te duur zijn voor je. Dit kan zijn omdat je bedrijfsresultaten tegenvallen of omdat de diensten van je boekhouder niet in verhouding zijn met de prijs die daarvoor wordt aangerekend. Dit is een struikelblok waar veel zelfstandigen in een eenmanszaak over vallen.

💡Accountable tip: Je kunt mogelijks de kosten van je boekhouder drukken door zelf je inkomsten en uitgaven netjes bij te houden met een app of software zoals Accountable. Zo bespaar je je boekhouder kostbare tijd en kunnen jullie deze tijd spenderen aan vragen en persoonlijk advies. Met Accountable scan je eenvoudig al je inkomsten en uitgaven, en de app doet de rest. Vervolgens nodig je je boekhouder uit in je account en that’s it. Zo eenvoudig kan het zijn!

Waar moet je op letten bij het kiezen van een nieuwe boekhouder?

Er zijn verschillende factoren waar je best op let als je de diensten van verschillende accountants vergelijkt. Denk maar aan: 

Ervaring

Kies voor een boekhouder met ervaring in jouw bedrijfssituatie. Er bestaan boekhouders met expertise in zelfstandigen in bijberoep, of boekhouders die zich enkel toewijden aan zelfstandigen in een eenmanszaak. Schakel je over naar een vennootschap of BV? Ook dan vind je vast wel een ervaren boekhouder op vlak van vennootschappen.

Tarieven en kostenstructuur

Vraag je potentiële boekhouder om een duidelijk overzicht van de kosten voor verschillende diensten (algemene boekhouding, btw-aangifte, klantenlijst, jaarrekening, extra vragen…). Zo kom je achteraf niet voor onaangename verrassingen te staan. 

Communicatie

Hoe vlot de communicatie tussen jou en je accountant zal verlopen, leid je vaak al af uit het eerste contact. Duurt het weken voordat je een antwoord krijgt op de eerste mail? Dan is de kans groot dat verdere communicatie ook traag zal gaan. Verloopt de communicatie wel sneller? Check dan ook zeker even of je op elk moment je boekhouder mag contacteren met vragen, of je deze beter spaart tot jullie maandelijks of driemaandelijks overlegmoment.

Specialisatie

Werk je met auteursrechten, exporteer je buiten de EU of is er een ander uniek element verbonden aan jouw onderneming? Dan kan het nuttig zijn om op zoek te gaan naar een boekhouder met de juiste expertise. 

Gebruik digitale tools

Als je boekhouder gebruik maakt van digitale boekhoudsoftware, moet je minder papieren bijhouden en is overschakelen relatief eenvoudig. Wist je dat je eenvoudig je boekhouding kan bijhouden met Accountable én je boekhouder kunt uitnodigen?

Reviews

Kijk zeker eens online of de boekhouder die je op het oog hebt reviews heeft en welke positieve en negatieve zaken terugkomen. 

Persoonlijke aanpak

Je wil niet behandeld worden als een nummer als het aankomt op fiscaliteit. Vaak zijn er voor jouw persoonlijke situatie interessante regels waar je van gebruik kunt maken om je netto-inkomen te maximaliseren. Kies daarom voor een accountant die tijd maakt voor persoonlijke vragen en advies.

Hoe verander je van boekhouder?

Best combineer je het afscheid nemen van je oude boekhouder met het vinden van een nieuwe, of het overschakelen naar een boekhoud- en belastingsoftware, zoals Accountable. Zo vermijd je dat er te veel tijd overheen gaat, waardoor je mogelijks belangrijke deadlines mist.

Selecteer je nieuwe boekhouder

Kies zorgvuldig je nieuwe boekhouder, let op ervaring, specialisatie, tarieven en bekwaamheid met digitale tools.

Verzamel al je documenten

Verzamel alle benodigde financiële documenten zoals belastingaangiften, financiële overzichten en bankafschriften. Meestal kan je oude boekhouder je een compleet overzicht van al je documenten bezorgen.

Formaliseer de overeenkomst

Leg een duidelijke overeenkomst vast met je nieuwe boekhouder over de dienstverlening, kosten en verwachtingen.

Overdracht van de documenten

Zorg voor een soepele overdracht van alle relevante documenten en informatie tussen de oude en nieuwe boekhouder. Dit is mogelijk via software. 

Voortgangscontrole

Blijf betrokken bij je nieuwe boekhouder in de beginperiode om de voortgang te monitoren en indien nodig bij te sturen.

Wat als je overschakelt van een boekhouder naar Accountable?

Het kan ook zijn dat je de stap zet van een samenwerking met een boekhouder, naar een belasting- en boekhoudsoftware zoals Accountable. In dit geval ga je zo te werk:

1. Creëer een account bij Accountable

Je kunt onze software 14 dagen gratis testen. Na de trial-periode heb je de keuze tussen de FREE, SMALL of PRO versie. Er is een geschikt abonnement voor alle zelfstandigen. Meer info vind je hier.

2. Vraag al je administratie op

Vraag al je administratie (inkomsten en uitgaven) op bij je huidige boekhouder.

3. Importeer je inkomsten en uitgaven

Importeer eenvoudig al je inkomsten en uitgaven, rechtstreeks in de app. Dit kan via je smartphone of via de web-versie van Accountable. Dit lijkt op het eerste zicht veel werk, maar doe je eenvoudig binnen één dag! Hier lees je precies hoe je dit doet, stap voor stap.

4. Koppel je bankrekening(en)

Nu al je documenten in Accountable staan, kun je ook je zakelijke bankrekening koppelen. Zo krijg je meteen een gedetailleerd overzicht van hoeveel cash je beschikbaar hebt na belastingen, btw en sociale bijdragen. Zelfs je kredietkaartuitgaven kun je eenvoudig uploaden. Bovendien herinnert de app je aan elke deadline.

Heb je vragen of heb je hulp nodig? Je persoonlijke Belastingcoach staat altijd voor je klaar.

Hoe breng je de boodschap aan je huidige boekhouder?

Op een professionele manier communiceren met je huidige boekhouder over je besluit om te veranderen is een belangrijke stap in het transitieproces. Het is aan te bevelen om dit via e-mail of schriftelijk te doen, zodat je later nog terug kunt koppelen naar wat is besproken. We begrijpen dat dit een ongemakkelijk moment is en je je hier ook schuldig bij kunt voelen. Dit is een normaal gevoel, maar onthoud dat je boekhouder ook alleen maar het allerbeste wil voor je onderneming.

Bespreek ook hoe en wanneer de huidige dienstverlening zal worden beëindigd, en vraag om assistentie bij de overdracht van documenten indien nodig. Je huidige boekhouder kan bij een vriendschappelijke beëindiging waardevolle feedback voor verbetering bieden.

Maak het jezelf gemakkelijk met Accountable

Het veranderen van boekhouder is een besluit waarbij zorgvuldige communicatie met de huidige boekhouder en een gestructureerd overgangsproces essentieel zijn. Door rekening te houden met ervaring, specialisatie, kosten en de compatibiliteit met digitale boekhoudtools, is het heel wat eenvoudiger een geschikte boekhouder te vinden.

Door gebruik te maken van Accountable maak je dit proces een fluitje van een cent. Door onze simpel te gebruiken software verander je in slechts één dag van boekhouder. Probeer Accountable nu 14 dagen gratis en ontdek het zelf.

Veelgestelde vragen over het wisselen van boekhouder (FAQ)