Alles over de tankkaart voor bedrijfsleiders, eenmanszaken en zelfstandigen in bijberoep

Een bedrijfswagen is een logische investering voor zelfstandige ondernemers, maar die rijdt natuurlijk niet op water (voorlopig toch nog niet). Wanneer je dus voor een bedrijfswagen kiest, is het logisch om ook een tankkaart aan te schaffen. Maar hoe werkt dat nu precies? En wat zijn de fiscale voordelen? Dat bespreken we hier.

Wat kan je allemaal doen met een tankkaart?

Met een tankkaart kan je uiteraard je bedrijfswagen voltanken. Maar daar stopt het niet. Je kan er ook vaak andere betalingen mee doen, zoals elektrisch laden, tolwegen betalen of de carwash gebruiken.

Professionele tankkaarten hebben ook een ander belangrijk kenmerk. Ze zijn vaak gebonden aan één of meerdere tankstations. Je kan er korting mee krijgen bij het merk van de tankpas maar in andere tankstations kan je er niet mee betalen. 

Een tankkaart hangt normaal ook vast aan een dienst die zorgt voor periodieke facturen. Dat maakt de administratie een stuk makkelijker, maar je betaalt er meestal een kleine maandelijkse kost voor. 

Voordelen van een tankkaart

Het grootste voordeel van een tankkaart is het fiscale aspect. De kosten voor brandstof mag je in België ingeven in je boekhouding. Zowel vennootschappen als eenmanszaken mogen de kosten inboeken. Het aftrekbaar percentage is afhankelijk van het type motor en de CO2-uitstoot van de wagen. Daarnaast kan je de btw op brandstof gedeeltelijk of geheel recupereren, afhankelijk van het type voertuig en het gebruik ervan. In dit artikel leggen we je de maximale fiscale aftrekbaarheid van brandstof haarfijn uit.

Op financieel vlak is het ook interessant dat tankkaarten vaak met kortingen werken. Dat kan op verschillende manieren: een vaste korting in één tankstation of bij één merk, of een minimumkorting in alle stations. De kortingen kunnen procentueel zijn of een vast bedrag. 

Een ander voordeel is de periodieke afrekening. Normaal ontvang je de factuur slechts één of twee keer per maand. Je moet dus niet meteen betalen. Bovendien vergemakkelijkt dit je boekhouding. Je krijgt de factuur via de post of per e-mail binnen dus moet je zelf geen bonnetjes meer bijhouden.

💡Accountable tip: Je kan facturen makkelijk uploaden via de Accountable app. De belangrijkste gegevens worden automatisch gelezen waardoor je boekhouding nog sneller gaat. 

De aftrekbaarheid van je brandstofkosten berekenen

De factuur van je tankkaart bestaat uit twee delen: de brandstof- of servicekosten en de btw. Voor de verwerking in je boekhouding is een verschillende formule van belang. 

Hoeveel brandstofkosten je mag inboeken, hangt af van je professioneel gebruik en van het type bedrijfswagen. Ten eerste, mag je slechts het percentage aftrekken dat voor professioneel gebruik is bedoeld. Als je de wagen voor 50% privé gebruikt, mag je slechts 50% van de brandstof in kosten brengen. Dat kan verder omlaag gaan op basis van de CO2-uitstoot van je bedrijfswagen.

Bij elektrische auto’s mag je de laadbeurten 100% inboeken. Voor bedrijfswagens met een verbrandingsmotor moet je rekening houden met deze formule:

“120% – (0,5 % x brandstofcoëfficiënt x CO2-uitstoot)”.

• Brandstofcoeëfficiënt
  • Diesel = 1
  • Benzine = 0,95
  • Hybride = 0,95
  • CNG = 0,9
    
• De CO2-uitstoot vind je op het aanslagbiljet van je verkeersbelasting.

Hoe meer CO2 je bedrijfswagen uitstoot, hoe lager het percentage aan tankkosten je mag inboeken.

💡 Accountable tip: Vanaf 2026 zullen wagens met een verbrandingsmotor helemaal niet meer fiscaal aftrekbaar zijn. Dit geldt zowel voor de brandstofkosten als voor andere kosten in verband met bedrijfswagens. 

Hoeveel btw van de brandstofkosten kan je recupereren?

Het btw-percentage dat je kan recupereren, hangt af van andere factoren. Ten eerste, is er een belangrijk onderscheid tussen personenwagens en lichte vrachtwagens.

Voor personenwagens kan je de btw op de brandstofkosten slechts voor 35% tot 50% recupereren. Voor lichte vrachtwagens kan je 85% tot 100% van de btw terugkrijgen tenzij je het voertuig amper gebruikt voor professionele doeleinden.

35% en 85% gelden als forfaitaire bedragen. Om meer btw te recupereren, moet je nauwkeurig bijhouden hoeveel kilometer je aflegt voor professionele doeleinden of een semi-forfaitaire berekening uitvoeren.

In beide gevallen is het aftrekpercentage gelijk aan 100% – het percentage privéverplaatsingen. Dat percentage bereken je via je rittenadministratie of via deze semi-forfaitaire formule:

2 x 200 x (de afstand tussen je kantoor en woonplaats) + 6000 km (forfait)
——————————————————————————————————

totaal aantal afgelegde kilometers per jaar 

💡Accountable tip: verplaatsingen tussen je woonplaats en je werkplaats zijn privéverplaatsingen. Hou hier rekening mee om de juiste methode te kiezen.

Wie kan profiteren van een tankkaart op naam van het bedrijf?

Zowel eenmanszaken als vennootschappen halen een fiscaal voordeel uit een tankkaart. Er is wel een verschil tussen bedrijfsleiders en zelfstandigen in een eenmanszaak.

Als bedrijfsleider betaal je persoonlijk niets voor je tankpas, want alle kosten komen op naam van je bedrijf. Bovendien wordt een tankkaart niet gezien als voordeel van alle aard, tenzij je kiest voor een tankkaart zonder bedrijfswagen. Een tankpas is dus heel fiscaal aantrekkelijk als zelfstandige met een vennootschap. 

Als zelfstandige in een eenmanszaak mag je ook een deel van de kosten aftrekken. Daarbij moet je rekening houden met de bovenstaande formules voor de kosten en de btw.

Ben je zelfstandige in bijberoep? Ook jij mag brandstofkosten aftrekken. Je moet echter wel een goede inschatting maken van het gebruikte percentage voor privédoeleinden. Woon-werkverplaatsingen tellen uiteraard mee als privéverplaatsingen, maar je mag wel een vergoeding van € 0,15 per kilometer inboeken voor die ritten.

Welke tankkaart kiezen als zelfstandige? 

Bijna elk merk heeft zijn eigen tankkaart en daarnaast zijn er vele multimerkentankkaarten of universele tankkaarten. Hoe maak je nu de juiste keuze als zelfstandige? Door rekening te houden met het aanbod en jouw behoeften. Dit zijn de voornaamste aandachtspunten:

💵 Kosten tankkaart: Hoe vaak betaal je kosten voor het gebruik van de kaart? En komen er ook extra kosten bij zoals transactiekosten per tankbeurt?

⛽ Een of meerdere merken: Ga je altijd bij hetzelfde merk tanken of heb je meer flexibiliteit nodig? Met een multimerkentankkaart vind je sneller een tankstation, maar met een merkgebonden tankkaart geniet je vaak van betere kortingen.

🧽 Extra diensten: Kan je ook betalen voor extra diensten, zoals pechhulp, carwash of tolbetalingen? En krijg je er eventueel korting op?

🔐 Beveiliging: Hoe goed zijn de tankkaarten beveiligd? Kan je contactloos betalen of heb je een code nodig? Kan je ze ook makkelijk en snel stopzetten?

⚡ Welke brandstof: Met sommige kaarten kan je slechts één soort brandstof tanken, terwijl je met andere geen restricties hebt en gebruik kan maken van laadpalen en andere diensten.

Wat moet je onthouden over tankkaarten voor zelfstandigen?

Een tankkaart voor zelfstandigen is een handige manier om brandstofkosten efficiënt te beheren en te profiteren van fiscale voordelen. Of je nu een eenmanszaak of een vennootschap hebt, je kan een deel van de kosten aftrekken en een deel van de btw recupereren. Om je administratie verder te vergemakkelijken, kan je gebruikmaken van Accountable om de facturen te verwerken. Zo moet je de berekeningen niet altijd opnieuw maken. Probeer Accountable PRO nu 14 dagen gratis.