5 redenen om de samenwerking met je boekhouder stop te zetten

Ben je zelfstandige in een eenmanszaak of vennootschap en niet tevreden over de diensten van je boekhouder? Dat kan voor een hoop extra frustratie en stress zorgen, wat je kunt missen als kiespijn. En kiespijn, dat pak je best zo snel mogelijk aan. Herken jij één (of meerdere) van onderstaande scenario’s, dan is het misschien wel tijd om de samenwerking met je boekhouder te herbekijken.  

Ben je wel tevreden over de samenwerking met je boekhouder? Houd hem of haar dan met beide handen vast, want een goede accountant is goud waard – zowel voor jezelf als voor je bedrijf. ✨

Vooraf

Stress en burn-out vormen momenteel een groot probleem in de fiscale sector. Door een tekort aan gekwalificeerde mensen nemen sommige boekhouders, met de beste bedoelingen, meer klanten aan dan ze kwalitatief kunnen bedienen. Het resultaat is dat ze steeds minder tijd overhouden voor jou, laat staan om het met jou over de essentie van je zaak te hebben. 

Velen hebben echter ook moeite om zich aan te passen aan de snel evoluerende digitale wereld, en aan de steeds hogere verwachtingen van hun klanten. De meeste ondernemers verwachten terecht meer dan de basis fiscale administratie. Want persoonlijke tips en fiscaal advies, dat is wat je zaak echt vooruit helpt.  

Een slechte ervaring met een specifieke boekhouder wil daarom niet zeggen dat alle boekhouders matige diensten afleveren, in tegendeel zelfs. Bij Accountable kennen we erg goede en gekwalificeerde boekhouders die je ten volste kunnen ondersteunen en je toejuichen bij elke stap die je neemt als zelfstandige.

Aan het einde van dit artikel verwijzen we je graag warm door naar onze partner-accountants. 💜

5 redenen om de samenwerking met je boekhouder stop te zetten:

Mijn boekhouder heeft geen tijd voor mij

Veel boekhouders hebben het zo druk dat er nauwelijks nog tijd overblijft om echt met hun klanten bezig te zijn, laat staan hun vragen te beantwoorden. Kort voor een deadline is het natuurlijk altijd hectisch. Maar steeds meer ondernemers klagen dat ze ook buiten deze piekperiodes hun accountant moeilijk kunnen bereiken, niet per mail en niet per telefoon. 

En dan voel je je echt een nummer. Terwijl een goede boekhouder net door zijn inzicht, advies en persoonlijk contact het verschil maakt. 

Mijn boekhouder is niet proactief 

Krijg je als btw-vrijgestelde onderneming opeens een boete, omdat je omzet hoger uitviel dat de limiet van € 25.000 per jaar? Of blijkt opeens dat je jarenlang bepaalde onkosten niet hebt opgenomen in je boekhouding, en dus te veel belastingen en btw hebt betaald? Dit zijn zaken waar een goede accountant jou proactief over contacteert, zodat jullie samen de gepaste acties kunnen bespreken. 

Of was er nooit de kans om dit soort zaken te bespreken, omdat jullie al jaren geen echt overlegmoment meer hebben gehad? Uiteraard heeft niet iedereen nood aan een maandelijks meeting, dat is voor veel eenmanszaken niet zinvol en soms te duur. Maar een jaarlijkse vergadering kan interessante inzichten opleveren, zeker als er ruimte is om daar de cijfers, tarieven, marktsituatie en je toekomstplannen samen door te nemen. 

Mijn boekhouder communiceert niet

Is jouw belastingaangifte gebeurd zonder dat je op de hoogte was? Leuk dat de deadline gehaald is, maar daar stopt het ook. Want als je boekhouder je niet heeft gecontacteerd, hoe weet die dan welke persoonlijke aftrekposten je eventueel nog wou toevoegen? 

Of had jij na jaren nog nooit over een klantenlisting gehoord, omdat je boekhouder je daar nooit iets over heeft verteld? Misschien dacht hij of zij dat het niet nodig was je hiermee lastig te vallen. Of leeft de vrees dat je je boekhouding zelf in handen neemt als je te veel informatie krijgt? 

Wij zijn in ieder geval van mening dat je als zelfstandige zo goed mogelijk op de hoogte moet zijn, van je boekhouding en je financiële situatie. Zo neem je de beste beslissingen en word je een betere ondernemer. 

Mijn boekhouder houdt zich niet aan de gemaakte afspraken 

Heb je een maandelijks pakket voor een bepaalde dienstverlening? Of betaal je je boekhouder per uur, omdat je slechts weinig facturen hebt en je noden beperkt zijn? Bij een uurtarief is het logisch dat de fiscale berekening van je nieuwe wagen apart op de factuur verschijnt, terwijl dit bij een ‘package deal’ meestal wel in de dienstverlening zit. 

Wat wel en niet is inbegrepen in een pakket is soms een moeilijke afweging. Maar op z’n minst mag je verwachten dat je boekhouder je vooraf informeert wanneer een vraag buiten het pakket valt, en de factuur dus substantieel hoger zal zijn. 

Maar wat met nieuwe fiscale vraagstukken? Zaken waar nog geen sprake van was op het moment dat jij en je boekhouder de dienstverlening hebben vastgelegd? Haal je ondertussen bijvoorbeeld een deel van je inkomsten uit cryptomunten? Zet jij een deel van je creatieve werk om in auteursrechten? Of krijg je sinds kort veel geschenken om daar als influencer content rond te maken? 

Krijg je waardevol advies dat je zaak vooruit helpt, dan is dit zeker een meerprijs waard. Heb je daarentegen het gevoel dat jij de kosten moet dragen voor standaard opzoekingswerk, dan past jouw accountant misschien niet meer bij jouw bedrijf of sector. 

Mijn boekhouder mist belangrijke deadlines

Helemaal fout loopt het natuurlijk als de aangiftes pas na de uiterste datum ingediend worden. Wachten op een betalingsuitnodiging voor de btw is zenuwslopend als je de deadline voelt naderen, want die wil je echt niet te laat betalen. Of je hebt de deadline zelf niet in het oog gehouden en krijgt opeens een heel dringende betalingsuitnodiging. 

Vaak neemt je boekhouder op dat moment ook de telefoon niet op. Hij of zij beseft ook wel hoe ernstig dit is, en wil zich dan concentreren op het indienen van zoveel mogelijk aangiftes binnen de termijn. Uiteraard zijn er heel wat drukke periodes in het leven van een boekhouder. Maar als de deadlines niet worden gerespecteerd, dan kan je je boekhouding misschien maar beter zelf in handen nemen. 

Soms past een accountant gewoon niet meer bij jou

Een boekhouder hoeft niet persé iets fout te doen. Soms verandert je focus en voel je dat de samenwerking niet meer klopt. Sommige ondernemers werken al jaren samen op ‘automatische piloot’. Of je hebt in de beginperiode van je bedrijf een accountant onder de arm genomen, en blijft na verloop van tijd op je honger zitten qua advies en dienstverlening. 

Heb je een eenmanszaak? Dan merk je na een tijdje dat je je boekhouding heel eenvoudig zelf kan doen. Met de app van Accountable kost dit je nauwelijks extra tijd. Je uitgaven scannen, dat doe je sowieso al. Deze correct inboeken kost je met Accountable slechts een paar muisklikken en gebeurt dankzij de software grotendeels automatisch. Ook je verkoopfacturen maak je waarschijnlijk al digitaal op, al dan niet rechtstreeks in Accountable. En heb je een vraag of wil je advies, dan staan onze Belastingcoaches voor je klaar. Of je deelt de app met je nieuwe boekhouder, dat kan ook perfect.

Zoektocht naar een nieuwe boekhouder

Veel ondernemers hebben toch graag een boekhouder naast zich. Dan raden we je aan iemand te zoeken die wel je bij past.

Uiteraard hoef je hier niet over één nacht ijs te gaan, maar soms is het gewoon beter om in de beste verstandhouding uit elkaar te gaan als het niet werkt. Natuurlijk wil je deze samenwerking op een correcte manier afsluiten. Breng je boekhouder dan ook persoonlijk op de hoogte. Naast een telefoontje stuur je best ook een mail met schriftelijke afspraken. Hier vind je een kort voorbeeld. 

---

“Beste, 

Zoals zojuist telefonisch besproken wens ik onze samenwerking stop te zetten. Gelieve de ontvangst van deze mail te bevestigen, net als de datum van effectieve stopzetting. Gelieve mij ook binnen de 2 weken alle relevante documenten uit mijn boekhouding te bezorgen, en het nodige te doen om mijn dossier af te sluiten. 

Zoals daarnet overeengekomen hoeft u de volgende aangiftes niet meer op te maken of in te dienen. 

of

Kunt u bevestigen dat u, zoals daarnet overeengekomen, de eerstvolgende aangiftes (btw-aangifte van kwartaal 1-2-3 of 4, de klantenlisting of de aangifte van de personenbelasting) nog zal opmaken en indienen? 

Met vriendelijke groeten, 

Je naam

Jouw persoonlijke en bedrijfsgegevens“

---

Ben je nog op zoek naar een gekwalificeerde boekhouder? Neem dan zeker eens een kijkje naar onze partner-boekhouders. En hoe je de overstap naar een nieuwe accountant maakt, dat leggen we je hier stap voor stap uit.

Ondertussen houdt niets je tegen om zelf je fiscale administratie te regelen. Zo kan je je boekhouder gewoon uitnodigen in Accountable. Zo doe jij het basiswerk zelf, en komt er waardevolle tijd vrij voor persoonlijk contact met je boekhouder. En ondertussen mis je dankzij de notificaties in de app geen enkele deadline. 😊

Lees ook:

Boekhouding van je eenmanszaak: kies je best voor een boekhouder of boekhoudsoftware?
3 tips voor een goede samenwerking met je accountant
Ben je als zelfstandige verplicht een boekhouder te nemen?