Personeel in je eenmanszaak?

Heb jij als zelfstandige meer werk dan je zelf aankan? Wil jij je onderneming verder laten groeien en zouden een paar helpende handen hierbij van pas komen? Overweeg dan om je eenmanszaak uit te breiden met personeel of freelancers. 

Wat kun je uit handen geven?

Heb je voldoende werk en financiële middelen om iemand in dienst te nemen? Voor veel ondernemingen blijft dit een grote stap, want wanneer je iemand aanwerft word je officieel ‘werkgever’. Sommige zaken kun je echter niet uitbesteden, want de drijvende motor achter jouw succesvolle eenmanszaak ben je momenteel zelf. Wat doe je echter niet graag en blijft altijd liggen? Waar ben je niet goed in? Door hulp in te schakelen voor deze taken, zul je er het meeste rendement uithalen. 

Personeel of freelancers?

Extra man- of vrouwkracht kan je onderneming meer kansen bieden om te groeien. Het aanwerven van personeel of samenwerken met freelancers heeft elk zijn voor- en nadelen. In beide gevallen maken vele handen licht werk en kun je meer werk verzetten dan op je eentje.

Het aannemen van personeel biedt de mogelijkheid om een vast en loyaal team te creëren dat jouw visie deelt. Ook heb je meer controle over de taken en werkzaamheden van personeel en kun je bijsturen waar nodig. 

Aan de andere kant brengt het aanwerven van personeel hoge kosten met zich mee, zoals salarissen, sociale lasten, verzekeringen en pensioenen. Je verbindt je als werkgever aan een aantal verplichtingen en administratieve taken, zoals het bijhouden van een personeels- en loonadministratie. Gelukkig word je hierin bijgestaan door een sociaal secretariaat. Zij begeleiden je bij alle verplichtingen en geven je inzicht in de kosten. De complexiteit en het hoge kostenplaatje dat aan personeel hangt, maakt dat veel zelfstandigen naar alternatieven gaan zoeken om hun onderneming uit te breiden. 

💡Accountable tip: een ‘eenmanszaak’ is een juridisch statuut, wat hetzelfde betekent als een ‘natuurlijk persoon’. Ondanks de naam, kun je als eenmanszaak dus wel personeel aanwerven.

De freelancer: een laagdrempelig alternatief 

Het aantal freelancers in België was nog nooit zo hoog en daar is een goede reden voor. Freelancers spelen namelijk perfect in op de huidige nood aan flexibiliteit en expertise. Want in de meeste bedrijven komt het werk met pieken en dalen. 

Freelancers brengen doorgaans lagere kosten met zich mee omdat je ze betaalt voor een specifieke expertise, zoals copywriting, grafisch ontwerp, webontwikkelaar of consultancy. Ze zijn flexibel, hebben vaak hun eigen werkplek en materiaal, waardoor ze een goedkoper alternatief zijn dan personeel. 

Je hebt minder controle over de werkzaamheden van freelancers omdat ze vaak op afstand en ook aan andere projecten werken. Maar daar tegenover staat wel dat je met ze kunt samenwerken voor een korte periode en zonder langdurige verplichtingen tot de klus geklaard is.

Flexibiliteit voor beide partijen 

Met een freelancer kan je een vast minimum werktijd per week of per maand vastleggen. Dit geeft de freelancer een basiszekerheid, waardoor deze graag deze tijd exclusief voor jou reserveert. Is er meer werk, dan bekijken jullie gewoon op dat moment of er extra tijd en budget beschikbaar is. 

Anderen geven dan weer de voorkeur aan een samenwerking op projectbasis. Uiteraard is de beschikbaarheid hier niet gegarandeerd en afhankelijk van de planning, want zelf neem je ook geen commitment naar de freelancer qua werktijd en verdienste.  

De meeste freelancers kiezen bewust voor flexibiliteit, maar dit brengt ook uitdagingen met zich mee. Zij moeten puzzelen met hun tijd en weten niet op voorhand hoeveel ze zullen verdienen. 

Daarom zijn duidelijke afspraken en een open communicatie extreem belangrijk. Welke projecten voorzie je voor hen op korte en middellange termijn? Zijn de deadlines strikt of flexibel? Hoe zie jij de samenwerking? Communiceer zo open mogelijk over de opdracht en de timing, zodat zij de nodige tijd voor jou kunnen vrijhouden. In ruil krijg je het volle commitment van een expert. 

Let op voor schijnzelfstandigheid

Sommige bedrijven werken liever met een freelancer dan iemand vast in dienst te nemen, ook al werken ze eigenlijk samen als werkgever en werknemer. Want een freelancer stuurt gewoon een factuur, dat is gemakkelijker dan je als werkgever te registreren. 

Waak erover dat jullie samenwerking volledig binnen het freelance gebeuren past. Dit wil zeggen dat de freelancer een grote autonomie heeft om zelf het werk te organiseren en idealiter ook nog andere klanten heeft. Er mag zeker geen hiërarchische relatie tussen jullie bestaan. 

Anders loop je het risico dat de RSZ jullie samenwerking ziet als schijnzelfstandigheid. Je riskeert dan niet alleen een boete, maar moet dan ook de niet-betaalde werkgevers- en werknemersbijdragen betalen. Twijfel je, vraag dan advies aan de Administratieve Commissie ter regeling van de Arbeidsrelatie. 

Boek de freelancer factuur als beroepskost

Een freelancer stuurt je een factuur, maandelijks als jullie regelmatig samenwerken, of na afloop van een project. In Accountable boek je deze facturen gewoon bij de uitgaven, onder ‘aankoop van diensten, werken en studies’. Zo helpt Accountable jou ook wanneer je bedrijf groeit. 

Kies je ervoor om personeelsleden aan te werven? Ook deze kosten kun je eenvoudig boeken in Accountable onder ‘vergoedingen’. 

Accountable ondersteunt jou graag, ook wanneer je bedrijf groeit. Wij wensen je alvast een vruchtbare samenwerking. 

Valesca Wilms

Valesca Wilms is Content Manager bij Accountable België en schrijft over freelancen, zelfstandige zijn en belastingen op basis van haar eigen ervaringen.