Klantenlisting: wat is het en wanneer indienen?

Als zelfstandige in België ben je verplicht om jaarlijks in maart een klantenlisting in te dienen.
Op deze pagina lees je of deze verplichting ook voor jou geldt, welke klanten er precies op de lijst moeten staan en hoe je deze correct indient.

Wat is de klantenlisting?

De klantenlisting of btw-listing is een overzicht van alle Belgische bedrijven aan wie je het voorbije jaar minstens € 250 (excl. btw) hebt gefactureerd.

Dankzij deze klantenlisting krijgt de btw-administratie interessante inzichten, zoals bijvoorbeeld welke bedrijven zaken doen met elkaar.

Wanneer klantenlisting indienen?

De klantenlisting wordt jaarlijks vóór 31 maart ingediend bij Intervat.

• De klantenlisting van Belgische klanten waarmee je samenwerkte in 2024 dien je in voor 31/03/2025.
• De klantenlisting van Belgische klanten waarmee je samenwerkt in 2025 dien je in voor 31/03/2026.

Wie moet een klantenlisting indienen? 

• Alle btw-plichtige zelfstandigen: ongeacht of je in hoofd- of bijberoep bent, een eenmanszaak of een vennootschap hebt.
• Kleine ondernemingen met een btw-vrijstelling (max. jaaromzet van € 25.000).

Niet btw-plichtige ondernemingen, die vrijgesteld zijn van btw omwille van de aard van de activiteit, moeten geen klantenlisting indienen. Hebben zij hiernaast nog een activiteit die wel btw-plichtig is? Dan moeten ze enkel voor dat gedeelte een klantenlisting indienen. 

⚠️ Sla de termen dus niet door elkaar:

• Een btw-vrijgestelde onderneming (kleine onderneming) moet wel een klantenlisting indienen.
• Een niet btw-plichtige onderneming (omwille van de activiteit) dient geen klantenlisting in.

Nihil-listing: wat als mijn klantenlisting leeg is?

Zijn jouw klanten voornamelijk particulieren, of factureer je vooral kleinere bedragen? Dan is de kans reëel dat jouw klantenlisting leeg blijft. Afhankelijk van het type onderneming zijn er belangrijke verschillen voor de nihil-listing:

• Als btw-plichtige onderneming moet je altijd, jaarlijks voor 30 maart, je klantenlisting indienen, ook een nihil-listing.
• Als btw-vrijgestelde onderneming moet je de klantenlisting enkel indienen wanneer er minstens één klant op staat. Kleine ondernemingen die vrijgesteld zijn van btw hoeven dus geen nihil-listing in te dienen.

Welke klanten komen op de klantenlisting? 

Op de klantenlisting of btw-listing vermeld je:

• Alle Belgische klanten (bedrijven) aan wie je in het voorbije jaar voor meer dan € 250 (exclusief btw) hebt gefactureerd.
• Zowel btw-plichtige ondernemingen als bedrijven die vrijgesteld zijn van btw (kleine ondernemingen met een omzet tot € 25.000/jaar).

Deze klanten staan niet op de klantenlisting: 

• particulieren
• bedrijven aan wie je voor minder dan € 250 (excl. btw) hebt gefactureerd
• bedrijven die omwille van de aard van het beroep niet btw-plichtig zijn: artsen, tandartsen... 
• buitenlandse bedrijven

Hoe klantenlisting indienen? 

Er zijn 2 verschillende manieren voor het opstellen en indienen van je klantenlisting.

Optie 1: je hebt geschikte boekhoudsoftware

Stap 1: exporteer je klantenlisting uit je boekhoudsoftware

Met Accountable doe je dit zo:

• Ga naar het tabblad 'Belastingen' en duid '2024' aan. (Op 31/03/2025 dien je de klantenlisting van 2024 in).
• Klik bij klantenlisting op 'beoordelen en indienen'.
• Controleer je aangifte.
• E-mail de listing naar jezelf.

Stap 2: log in bij Intervat.

Als eenmanszaak kies je voor je eigen naam bij het inloggen, als vennootschap duid je je onderneming aan.

Stap 3: upload de klantenlisting

• Download de klantenlisting (XML-bestand) die je net in je mailbox hebt ontvangen.
• Upload de klantenlisting in Intervat, bij 'aangifte via bestand'.

Stap 4: klantenlisting indienen

• Na het uploaden moet je de gegevens nog valideren.
• Onderteken de aangifte en klik op 'indienen'.

Stap 5: controleer of de btw-listing is ingediend

Ga terug naar het tabblad ‘Dashboard’ en controleer of je KL onder 'mijn aangiften' staat met de status ‘Succes’.

Optie 2: je hebt geen geschikte boekhoudsoftware

Stap 1: neem je de lijst met klanten met wie je in het voorbije jaar samenwerkte erbij

Selecteer de volgende klanten:

• Bedrijven aan wie je voor minstens € 250 (exclusief btw) hebt gefactureerd
• Belgische bedrijven
• Btw-plichtige bedrijven of kleine bedrijven die vrijgesteld zijn van btw omwille van een jaarinkomen van minder dan € 25.000.

Stap 2: log in bij Intervat.

Als eenmanszaak kies je voor je eigen naam bij het inloggen, als vennootschap duid je je onderneming aan.

Stap 3: upload de klantenlisting

• Je kan ervoor kiezen om zelf deze lijst in Excel op te maken, in dat geval kies je in Intervat voor 'aangifte via bestand'.
• Een andere optie is om de klantgegevens rechtstreeks in Intervat te coderen. Kies in Intervat dan voor 'aangifte via scherm'.

Stap 4: klantenlisting indienen

• Na het uploaden of coderen, moet je de gegevens nog valideren.
• Vervolgens teken je de aangifte en klik je op 'indienen'.

Stap 5: controleer of de btw-listing is ingediend

Ga terug naar het tabblad ‘Dashboard’ en controleer of je KL onder 'mijn aangiften' staat met de status ‘Succes’.

💡 Heb je meer hulp nodig? Volg dit uitgebreid stappenplan.

Accountable stelt jouw btw-listing op met één druk op de knop

Zitten al jouw verkoopfacturen in Accountable, dan stelt Accountable de klantenlisting voor jou op. Verder herinnert Accountable je tijdig aan de deadline en krijg je instructies voor het indienen bij Intervat. Zo eenvoudig kan het leven zijn. 

Met Accountable wordt de btw-listing een kleine administratieve verplichting, die jij in een handomdraai zelf regelt.

Ontdek hier onze app ✨

Hassan Ayed

Hassan is, samen met Nicolas en Alexis, mede-oprichter van Accountable. Hij is een erkend accountant en belastingadviseur bij Catalyst.