Als een klant zijn factuur niet betaalt, heeft dat een grote impact op je onderneming en financiële situatie. Daarom weet je als zelfstandige maar beter wat je opties zijn. Want onbetaalde facturen zijn nu eenmaal een realiteit voor veel zelfstandigen. Ook gelden er specifieke regels voor het sturen van een betalingsherinnering.
We helpen je graag op weg met deze ‘Eerste Hulp Bij Onbetaalde Facturen’.
De ‘friendly reminder’ tegen vergeten facturen
Een factuur raakt zo snel vergeten, zeker als ze via mail wordt verstuurd. In een bedrijf is er meestal wel iemand verantwoordelijk voor de inkomende facturen. Echter, bij een consument zakt een mail met een pdf-factuur heel snel weg uit het zicht.
Daarom sturen steeds meer bedrijven kort voor de vervaldag nog een ‘friendly reminder’. Een vriendelijke e-mail of sms, om hun klant aan de factuur en de vervaldag te herinneren. De nadruk ligt hier natuurlijk wel op ‘friendly’. Uit je bericht moet duidelijk blijken dat je klant nog niet te laat is, en dat jij gewoon op zeker wil spelen.
De eerste herinnering
Is de betalingstermijn verlopen? Dan is de eerste officiële herinnering gratis. Dat wil zeggen dat je nu nog geen extra kosten mag rekenen, ook niet voor het versturen van de herinnering zelf. Je stuurt deze dus best per mail, om de kosten te beperken.
In de eerste herinnering moeten alle gegevens van de factuur duidelijk zijn opgenomen. Je klant krijgt ook een nieuwe betalingstermijn van 14 dagen. Verstuur je de eerste herinnering per mail, dan begint de nieuwe termijn te lopen vanaf de dag erna. Stuur je deze via de post, dan moet je nog eens 3 dagen extra rekenen.
💡Accountable tip: Is de betalingstermijn voorbij, maar is de factuur nog steeds onbetaald? Met Accountable stel je eenvoudig automatische betalingsherinneringen in.
Even telefoneren?
Reageert je klant niet op de eerste herinnering? Dan is het een goed idee om even te bellen. Je weet maar nooit dat je klant financiële problemen heeft, of niet helemaal tevreden was over het geleverde werk.
Uiteraard zou je klant zo snel mogelijk moeten reageren als er een probleem is, zelfs nog voor het afsluiten van het project en het sturen van de factuur. Maar sommige klanten schuiven dit steeds voor zich uit, om welke reden dan ook. Dan is een telefoontje vaak de snelste manier om te begrijpen wat er aan de hand is, en om samen naar een oplossing te zoeken.
De herinnering met extra kosten
Is de extra betalingstermijn verlopen en heeft ook het telefoongesprek niets opgeleverd? Dan mag je vanaf nu extra kosten aanrekenen. Niet alleen ben jij al lang op je geld aan het wachten, de opvolging van onbetaalde facturen slorpt ook veel van je kostbare tijd op.
Enerzijds kan je een forfaitaire schadevergoeding aanrekenen, anderzijds een interest op het openstaande bedrag. De hoogte en berekening van deze kosten is afhankelijk van verschillende factoren, en moet vooral ook in je algemene voorwaarden staan. Daarom is het goed deze oefening op voorhand te maken, en je hierbij te laten adviseren door een specialist. Zo kan je daarop terugvallen wanneer het nodig is.
Heb je geen algemene voorwaarden of staat daar niets in over wanbetaling? Dan kan je geen forfaitaire schadevergoeding aanrekenen, maar gelukkig wel nog de wettelijk bepaalde interestvoet.
Minnelijke invordering via een incassobureau
Heeft dit allemaal niets opgeleverd? Dan is het tijd om dit uit handen te geven.
Een incassobureau is gespecialiseerd in dit soort dossiers, en neemt op een professionele manier contact met jouw klant. Ook luisteren zij eerst wat er aan de hand is. Stel dat jouw klant zijn eventuele ontevredenheid bij jou niet durfde te uiten, dan komt dat vaak nu alsnog naar boven.
En ook als er financiële problemen zijn is een incassobureau een goede partner. Net omdat zij een neutrale externe partij zijn en hiervoor de juiste instrumenten ter beschikking hebben. Zo kunnen zij in overleg met jou een afbetalingsplan voorstellen en dit strikt opvolgen. Zodat dit afbetalingsplan geen afstel van betaling wordt, en jij uiteindelijk wel je geld krijgt.
Een minnelijke invordering is nog geen gerechtelijke procedure. Bij de meeste incassobureaus ken je op voorhand de kostprijs en betaal je enkel als ze de factuur ook effectief innen. Zo kan je op voorhand inschatten of de kostprijs in verhouding staat tegenover de openstaande factuur.
De gerechtelijke procedure
Als al het voorgaande niet heeft gewerkt, kan je nog naar de rechtbank stappen. Dit doe je best samen met een advocaat die een officiële ingebrekestelling stuurt. De meeste incassobureaus kunnen je hier trouwens ook bij ondersteunen.
Toch hopen we dat je dit nooit hoeft te doen. De rechtbank is een dure en onzekere procedure, waar je vooraf goed moet over nadenken. Want zelfs als je via deze weg de factuur betaald krijgt, dan is het nog niet zeker dat je ook de gerechtskosten op je klant, de wanbetaler, kan verhalen.
Dreigt je factuur binnenkort te verjaren? Met een gerechtelijke procedure zet je de verjaringstermijn op pauze. Zo heb je meer tijd om de onbetaalde factuur te innen.
Onbetaalde factuur? Voorkomen is beter dan genezen
De wetgever heeft de bescherming van consumenten in 2023 nog verscherpt, en dat maakt het er voor jou niet makkelijker op om een onbetaalde factuur te innen. Daarom is voorkomen absoluut beter dan genezen. Dit doe je door regelmatig te factureren, door eventueel met voorschotfacturen te werken, en door zo goed mogelijk met je klant te communiceren. En uiteraard is de strikte opvolging van je betalingen een absolute must.
Wees ook op je hoede om opnieuw zaken te doen met een klant die jouw facturen niet betaalt, ook al snijd je hiermee in je eigen vel. Want als jij jouw deel van de overeenkomst hebt volbracht, dan mag je ook verwachten dat je klant de factuur stipt betaalt.
Jammer genoeg zijn er facturen die uiteindelijk nooit zullen betaald worden, om welke reden dan ook. Deze kan je best uit je boekhouding halen, door deze af te boeken (vennootschap), of via een creditnota (eenmanszaak). Zo betaal je geen belastingen op geld dat je niet hebt ontvangen, en recupereer je waarschijnlijk ook de betaalde btw.
