Hoe houd je een kasboek en dagontvangstenboek bij? 

Ontvang je als kapper, winkelier, pycholoog of schoonheidsspecialiste vaak kleinere bedragen binnen of werk je nog veel met cash? Dan moet je wellicht een kasboek en dagontvangstenboek bijhouden.

Maar wat is nu het precies het verschil tussen beide? Hoe vul je deze boeken correct in? En hoe verwerk je de gegevens in je boekhouding? Hier lees je alle details over het kas- en dagontvangstenboek.

Verschillen tussen het kasboek en het dagontvangstenboek

Het grootste verschil tussen een kasboek en een dagontvangstenboek zit in het type transacties. 

• Het dagontvangstenboek registreert alle inkomsten zonder factuur, ongeacht de betaalmethode. 
  
• In het kasboek noteer je naast inkomsten ook uitgaven, maar enkel voor contante transacties. Ook cash betalingen van een factuur neem je hierin op. 

Het dagontvangstenboek

Wanneer je als bijvoorbeeld nagelstyliste of winkelier betalingen via verschillende betaalmethodes ontvangt, behoud je dankzij het dagontvangstenboek een overzicht.

Wie moet een dagontvangstenboek invullen?

Een dagontvangstenboek is verplicht voor alle zelfstandigen die niet voor elke dienst of verkoop een officiële factuur maken. Denk maar aan: kappers, schoonheidsspecialistes, psychologen, nagelstylistes, bakkers, enzovoort. Maar er zijn enkele uitzonderingen.

In deze gevallen moet je geen dagontvangstenboek bijhouden:

• Je werkt altijd met een factuur (vb. wanneer je voornamelijk factureert aan zakelijke klanten).
• Je werkt met een GKS (geregistreerd kassasysteem), de zogenaamde witte kassa.
• Je werkt via het forfaitaire btw-stelsel. (Vanaf 2028 wordt deze regeling afgeschaft.) 

💡Accountable tip: Ook ondernemingen die een onder de vrijstellingregeling voor kleine ondernemingen vallen, zijn verplicht om een dagontvangstenboek bij te houden.

Verplichtingen voor een dagontvangstenboek

Wie verplicht is om een dagontvangstenboek bij te houden, moet rekening houden met bepaalde regels. Een dagontvangstenboek invullen, doe je zo:

• Vul het boek dagelijks in, ook wanneer er geen inkomsten zijn.
• Noteer het totaalbedrag per dag.
• Zet verkopen van meer dan € 250 op een aparte lijn.
• Splits de inschrijvingen volgens het btw-tarief.
• Schrijf met iets dat niet uitwisbaar is (niet met potlood).
• Breng correcties apart aan zonder overschrijving/schrapping van de originele inschrijving.
• Zorg ervoor dat de bladen genummerd zijn.
• Nummer ook alle inschrijvingen.
• Vermeld je btw-nummer op elke pagina.
• Tel alles maandelijks op en sluit de maand af.

Verder is het belangrijk om deze administratieve richtlijnen te volgen:

• Zorg ervoor dat je alle ontvangsten kan bewijzen via kastickets, verkoopbonnen of een afsprakenagenda.
• Gebruik een apart boek per zetel/vestiging.
• Houd een centralisatieboek bij op de hoofdzetel.

💡Accountable tip: Een dagontvangstenboek kan je kopen in de meeste papierhandels. Je mag de ontvangsten ook digitaal bijhouden, maar hiervoor heb je een speciaal boekhoudprogramma nodig. 

Wat moet je weten over een kasboek?

In een kasboek houd je alle contante transacties bij. Telkens er geld in of uit de kas gaat, moet je het opschrijven. Denk aan deze situaties:

• Je klanten betalen cash.
• Je betaalt cash aan een leverancier.
• Je gebruikt cash uit de kas voor privédoeleinden.
• Je stopt privégeld in de kas.
• Je stort geld uit de kas op een bankrekening.
• Je haalt geld voor de kas van een bankrekening.

Met een kasboek kan je deze geldstromen nauwkeurig opvolgen. Dit is belangrijk voor interne controle, maar ook om een beter beeld te krijgen van je totale inkomsten en uitgaven. 

Wie moet een kasboek bijhouden?

Een kasboek bijhouden is verplicht voor ondernemers die regelmatig met cash werken. Wie slechts sporadisch eens een cash betaling ontvangt of een aankoop doet met cash, hoeft geen kasboek bij te houden. 

Hoe inkomsten en uitgaven invullen in het kasboek?

In een kasboek, gebruik je een lijn per inkomst of uitgave. Verschillende kleine inkomsten mag je wel optellen en neerschrijven als daginkomsten, bijvoorbeeld.

Op elke lijn schrijf je de volgende gegevens: de datum, een omschrijving, het bedrag van de inkomsten of uitgaven en het huidige saldo.

Net zoals een dagontvangstenboek, moet je kasboek duidelijk ingevuld worden zonder wijzigingen. Dat betekent dat je ook voor dit boek best een voorgedrukt exemplaar koopt in de papierhandel of speciale software gebruikt, zoals Scrada.

Kas- en dagontvangstenboek verwerken in je boekhouding

Als je een eenmanszaak hebt en dus recht hebt op een enkelvoudige boekhouding, is het niet nodig om je kasboek via een boekhoudprogramma te verwerken. Je moet het kasboek enkel bijhouden en kunnen voorleggen.

Bij een dubbele boekhouding moet je je kasboek koppelen aan aankopen of verkopen. Dit betekent dat je in je boekhoudprogramma verbanden moet leggen tussen de verschillende soorten dagboeken, zoals die voor aankopen, verkopen, financiën en de inventaris.

Inkomsten die je noteert in een dagontvangstenboek moet je wel doorgeven aan je boekhouder of zelf verwerken in je boekhouding. 

Dagontvangstenboek verwerken in Accountable

In de Accountable app ga je naar inkomsten en kies je “voeg een andere inkomst toe” om je verkoopstotaal in te geven. Ge­lie­ve en­kel par­ti­cu­lie­re ver­ko­pen on­der de € 250 in te boe­ken als een "in­komst zon­der fac­tuur". Voor in­ter­na­ti­o­na­le ver­ko­pen en ver­ko­pen bo­ven de € 250 is het be­ter om een fac­tuur te ma­ken.

Klik hier voor een handleiding om je dagontvangsten en kasboek te verwerken in Accountable.

Ook interessant:

Zelfstandig schoonheidsspecialiste? Zo zit je boekhouding in elkaar!
Als kapster zelf je boekhouding doen? Zo geknipt!

Auteur - Valesca Wilms

Valesca Wilms is Content Manager bij Accountable België en schrijft over freelancen, zelfstandige zijn en belastingen op basis van haar eigen ervaringen.

Wie is Valesca ?