Bij het leven als zelfstandige komen een aantal administratieve zaken kijken, zoals je belastingsaangifte, boekhouding en het opmaken van facturen. Dit laatste hoeft geen saai en grijs betalingsverzoek te zijn, maar het kan net een gepersonaliseerd document zijn waar jij de stempel van jouw onderneming op drukt. Onderaan deze pagina staan 5 slimme tools die je kan gebruiken om zelf stijlvolle en on-brand facturen te maken aan de hand van gratis sjablonen. Met deze tools maak je snel en makkelijk zelf facturen die jouw klanten graag zullen zien komen.
Wat moet er allemaal op mijn facturen staan?
Voor je aan de slag gaat met ontwerpen, is het goed om te weten wat je allemaal moet vermelden op je factuur. Spoiler alert: niet zomaar wat tekst en cijfers. Nee, wat er allemaal op een factuur vermeld moet staan is wettelijk bepaald. Een factuur moet je zien als een bewijsdocument voor de belastingdienst, btw-administratie, voor je klant én voor jezelf. Daarom moet je altijd de volgende zaken vermelden:
- Het woord ‘factuur’ – het lijkt een no-brainer, maar het is verplicht. Factureer je aan klanten in het buitenland? Stel de factuur dan toch op in de taal van het land of de regio waarin jouw onderneming gevestigd is.
- Geef je facturen een nummer. Je vraagt je klanten best ook om dit factuurnummer te vermelden bij het voldoen van de factuur. Er zijn geen vaste regels over hoe je een factuur moet nummeren, maar het is aangeraden om chronologisch te nummeren en telkens te beginnen met het jaartal. Bijvoorbeeld 2023-01, 2023-02, enzovoort.
- De officiële naam van jouw onderneming, zoals deze geregistreerd is in het KBO. Dit vul je verder aan met andere belangrijke gegevens, zoals het adres, ondernemingsnummer en btw-nummer.
- De gegevens van de klant: naam, adres en btw-nummer.
- Vermelding van de datum wanneer je de factuur hebt opgemaakt en wanneer je goederen of diensten hebt geleverd. Er staat geen wettelijke termijn op het sturen van facturen, maar je stuurt je factuur best binnen redelijke termijn na het leveren van goederen en diensten.
- Wanneer je de factuur graag betaald hebt. Dit doe je door een betalingstermijn toe te voegen aan de factuur. Deze bepaal je zelf, maar het is belangrijk om dit duidelijk aan te geven zodat de klant op de hoogte is. Als er geen afspraken gemaakt worden over de betalingstermijn, geldt er voor elke factuur altijd een betalingstermijn van 30 dagen.
- Een omschrijving en de prijs per eenheid van de geleverde producten of diensten. Wees hier kort, maar duidelijk in, zodat er nadien zeker geen discussie kan ontstaan.
- Totaalprijs zonder btw en met btw-tarief (0, 6, 12, of 21 %). Is jouw onderneming vrijgesteld van btw? Dan voeg je de wettelijke omschrijving voor de btw-vrijstelling toe.
- Het rekeningnummer en andere relevante betalingsgegevens van jouw onderneming.
- Niet verplicht, maar het kan interessant zijn om je e-mailadres, website en telefoonnummer toe te voegen zodat de klant jou snel en makkelijk kan contacteren bij vragen.
Hoe maak ik mijn eigen factuur?
Je factuur is even belangrijk als het visitekaartje van jouw onderneming. Zorg er daarom voor dat je een gepersonaliseerde factuur creëert die jouw onderneming reflecteert. Met onderstaande tips helpen we je op weg:
- Voeg het logo van je onderneming toe.
- Kies een huisstijl voor jouw onderneming. Gebruik altijd hetzelfde kleurenpalet, lettergrootte en lettertype. Zo creëer je eenheid in de documenten die je aan klanten bezorgt én voeg je ook persoonlijkheid toe.
- Het hoeft niet altijd saai en grijs te zijn. Voeg gerust kleur toe of een speels lettertype. Let er wel op dat je factuur steeds goed leesbaar en professioneel blijft ogen. Je wil persoonlijkheid toevoegen aan je onderneming zonder onprofessioneel over te komen.
- Bedankt je klant voor het vertrouwen in jouw onderneming en de samenwerking. Ook deze boodschap voegt persoonlijkheid toe aan jouw factuur en verhoogt de kans op een nieuwe samenwerking in de toekomst.
- Versterk jouw merk door je website of socials toe te voegen onderaan de factuur.
5 handige ontwerptools voor stijlvolle en on-brand facturen
Klinkt allemaal heel simpel, maar hoe kan je nu je eigen factuur maken? Met behulp van onderstaande tools creëer jij in slechts enkele minuten stijlvolle en on-brand facturen waar je klanten blij van worden.
Accountable
Met Accountable maak je professionele facturen in minder dan 1 minuut. Je vult zelf alle persoonlijke, klant- en facturatiegegevens in het gratis sjabloon in en voilà, jouw factuur wordt automatisch gegenereerd. Dit kan je gratis en zonder registratie doen op de website. Als je ervoor kiest om je facturen te maken in de app, dan automatische klantherkenning en juridische vermeldingen bij. Bovendien worden wettelijke vermeldingen automatisch opgenomen in facturen die gegenereerd worden door Accountable. Factuur klaar? Even scannen met de app en Accountable doet de rest. Zo ben je altijd 100% in orde met je facturen en boekhouding. Handig toch?! Probeer Accountable nu.
Makkelijk te gebruiken ⭐⭐⭐⭐⭐
Doet wat het moet doen ⭐⭐⭐⭐⭐
Gratis versie beschikbaar ✅
Canva
Als je nog nooit van Canva hebt gehoord, dan wordt het dringend tijd om van onder jouw steen te kruipen. Canva is een online ontwerptool waarmee je professionele en gepersonaliseerde facturen kunt maken. Je kunt kiezen of je liever vertrekt vanuit een gratis sjabloon of zelf een factuur ontwerpt from scratch. Er zijn duizenden sjablonen, lettertypen, kleuren en afbeeldingen aanwezig om uit te kiezen. Bovendien is Canva gratis te gebruiken en hoef je alleen te betalen als je bepaalde afbeeldingen, illustraties of lettertypes wilt gebruiken. PS: je ontwerpt ook snel en makkelijk je eigen logo, e-mailhandtekening of advertentie in Canva, probeer het zeker uit!
Makkelijk te gebruiken ⭐⭐⭐⭐
Doet wat het moet doen ⭐⭐⭐⭐⭐
Gratis versie beschikbaar ✅
Invoice Ninja
Met de online tool van Invoice Ninja maak je facturen aan in een gratis te gebruiken sjabloon. Je vult alle gegevens in en een Ninja genereert vliegensvlug een factuur voor jou. Bovendien kan je ook je eigen logo toevoegen voor een gepersonaliseerde uitstraling. Download je factuur en klaar!
Makkelijk te gebruiken ⭐⭐⭐⭐
Doet wat het moet doen ⭐⭐⭐⭐
Gratis versie beschikbaar ✅
Adobe InDesign
Met Adobe InDesign kan je facturen ontwerpen vanaf de eerste lijn. Geen enkel idee is te gek voor InDesign. Dankzij de creatieve functionaliteiten van dit ontwerpprogramma, maak jij originele facturen from scratch. Het vergt enige creativiteit en technische skills, maar éénmaal je het programma doorhebt, kan je niet meer zonder. Adobe biedt een gratis proefperiode aan, gevolgd door een betalend lidmaatschap.
Makkelijk te gebruiken ⭐⭐
Doet wat het moet doen ⭐⭐⭐⭐⭐
Gratis versie beschikbaar ❌
Etsy
Ben je zelf niet creatief genoeg om met een ontwerptool aan de slag te gaan, maar ben je wel op zoek naar een origineel en aantrekkelijk design? Dan is Etsy misschien wel iets voor jou. Op Etsy.com vind je wel honderden verschillende webshops die voor een kleine prijs factuursjablonen aanbieden. Na je aankoop ontvang je het sjabloon dat je makkelijk kan personaliseren door je eigen gegevens in te vullen.
Makkelijk te gebruiken ⭐⭐⭐⭐
Doet wat het moet doen ⭐⭐⭐⭐
Gratis versie beschikbaar ❌
Accountable is hier om je te helpen
Facturen opstellen, btw-aangifte, kosten inbrengen, belastingen berekenen… het is allemaal wat. Accountable is jouw partner bij de administratie van je onderneming. Laat het over aan onze app, hij doet het als geen ander.
