Hoe een factuur opmaken? Wat moet er zeker op?

Staat ‘factuur opmaken’ op je to-dolijst, maar stel je de taak altijd uit? Heb je geen zin meer om, na een lange werkdag of werkweek, je nog eens achter het scherm te zetten om ‘facturen te maken’? En moet je echt voor élke opdracht een factuur opstellen? Ja zeker! 

Maar waarom en hoe? In dit artikel geven we je een antwoord op deze vragen en stellen we een manier voor om je facturen doeltreffend en op een wettelijke manier te versturen.

• Wie moet een factuur opmaken?
• Wanneer maak je een factuur op?
• Wat zijn de verplichte vermeldingen op een factuur?
• Wanneer vermeld je geen btw op je factuur?
• Wat staat er nog op een factuur vermeld?
• Hoe verklaar je onverwachte kosten op je factuur?
• Wat gebeurt er als je incorrecte facturen opstelt?
• Hoe makkelijker je factuur correct opmaken en versturen?
• Hoe personaliseer je jouw facturen?
• Hoe lang moet je facturen bewaren voor de belastingen?
• Hoe onbetaalde facturen innen?

Wie moet een factuur opmaken?

Als je btw-plichtig bent en je een goed of dienst verkoopt aan een btw-plichtige persoon, moet je een factuur opmaken.

Je moet ook een factuur opmaken voor niet btw-plichtige personen aan wie je bepaalde goederen of diensten verkoopt. Onder meer voor werken in onroerende staat of leveringen uitgevoerd door producenten of groothandelaren, zoals de werken die hier staan toegelicht.

Zorg ervoor dat je weet wie de facturen verwerkt en verstuur jouw factuur onmiddellijk naar deze persoon. Als je je factuur naar het verkeerde departement, de verkeerde persoon of naar een onbekende plek stuurt, loop je het risico dat er gedurende lange tijd niets mee gebeurt! Daarbij komt het niet erg professioneel over.

Wanneer moet je je factuur opmaken? 

De beste dag om je factuur te versturen? De dag waarop je het werk in kwestie beëindigt! Facturen opmaken en versturen doe je ten laatste op de 15de dag van de maand na die waarin de belasting opeisbaar wordt over het geheel of een deel van de prijs, zoals het Ministerie van Financiën aangeeft.

Na elke opdracht een factuur opmaken, kan ook wekelijks. Maak een gaatje in je agenda vrij om al je facturen van de laatste dagen op te stellen en te versturen. Met Accountable stel je je facturen in enkele klikken op, vanuit je sofa of vanop de tram. Zo heb je geen reden meer om uit te stellen en worden je facturen tijdig verstuurd. 

Door je factuur op tijd te versturen, verhoog je de kans om snel betaald te worden. Je loopt ook minder risico een factuur te vergeten: ja hoor, dit gebeurt en heeft er al voor gezorgd dat zelfstandigen de boeken moesten neerleggen.

Wat zijn de verplichte vermeldingen op een factuur?

Dankzij de facturen kan de staat de btw die wordt ontvangen en die aan hem moet worden doorgestort, opvolgen.

Facturen opmaken is ook een belangrijke manier om een duidelijke en professionele relatie met je klanten op te bouwen. Een factuur is daarom een juridisch document dat verplicht de volgende elementen bevat:

1. Het volgnummer van je factuur: je facturen volgen elkaar op
2. Jouw gegevens: de exacte naam van je onderneming en haar bedrijfsnaam, het adres, het ondernemingsnummer en het btw-nummer
3. De gegevens van je klant: naam, adres, btw-nummer
4. De datum van uitgifte van de factuur en de datum waarop het goed of de dienst werd geleverd
5. De omschrijving van het geleverde goed of de geleverde dienst
6. De prijs per eenheid en het aantal eenheden
7. Het bedrag zonder btw
8. Het btw-tarief dat afhangt van je activiteit: 6, 12 of 21 %
9. Het totaalbedrag, btw inbegrepen
10. In geval van vrijstelling van btw, moet de wettelijke reden voor die vrijstelling worden vermeld door te refereren aan de relevante Europese richtlijn of nationale bepaling; ga naar de volgende alinea om te weten wat de juiste formulering is in jouw situatie

Wanneer vermeld je geen btw op je factuur?

Je kan ook een factuur opmaken zonder btw-bedrag, om een duidelijke en wettelijke reden. Dat is het geval in de situaties die hieronder worden beschreven. Je moet dan wel de afwezigheid van het btw-bedrag rechtvaardigen en een factuur opstellen waarin één van de volgende wettelijke vermeldingen, naargelang je situatie, vermeld staat:

• Als je jaarlijkse omzetcijfer onder de € 25.000 ligt, kan je kiezen voor de btw-vrijstellingsregel. Je ontvangt haar niet van je klanten en je brengt haar ook niet in vermindering bij je aankopen. Als je kiest voor de btw-vrijstelling, vermeld dan op elke factuur: ‘Bijzondere btw-regeling voor kleine ondernemingen – btw niet toegepast’.
• Je voert een werk in onroerende staat uit voor een Belgische klant, dan is het btw-percentage 0%. Je moet dit aantonen op je factuur met de vermelding: ‘Btw verlegd – KB nr. 1, art. 20’.
• Je levert een dienst tussen professionals (B2B) aan een klant in de Europese Unie, dan is het btw-percentage 0%. De vermelding op de factuur is: ‘Btw verlegd – artikel 196 van de btw-richtlijn 2006/112/EG’.
• Je levert een intracommunautair goed aan een klant in de Europese Unie, dan is het btw-percentage 0%.
• Je exporteert naar een klant buiten de Europese Unie, dan is het btw-percentage 0%. De vermelding op de factuur is: ‘Vrijstelling – art. 146 van de btw-richtlijn 2006/112/EG’.

Je moet deze vermeldingen in je factuur opnemen. Zij geven recht op een btw-percentage van 0% of op een btw-vrijstelling. Bij Accountable hoef je deze zinnen niet op elke factuur te ‘knippen-plakken’: wanneer ze van toepassing zijn, worden ze automatisch in de factuur opgenomen.

Wat staat er nog op een factuur vermeld?

Bovenop de verplichte vermeldingen op je factuur, raden we je ook aan om de volgende gegevens te vermelden: 

1. De vervaldatum van de factuur 
2. De gegevens van je zakelijke rekening (IBAN + BIC) 
3. Je e-mail 
4. Je kan ook de algemene voorwaarden vermelden die je vooraf met je klant afsprak, zoals boetes in geval van betaalachterstanden of wanbetaling en de bevoegde rechtbank bij geschillen.

Je klanten zijn net als jij: ze willen weten waarvoor ze betalen. Maak hen het leven gemakkelijk en leg hen in je facturen uit waarmee de verschillende sommen overeenkomen: het gaat om een handeling of element met een kost per eenheid die aanwezig is in een specifieke hoeveelheid. 

Een factuur opmaken waarvan de klant duidelijk begrijpt wat het bedrag inhoudt, bespoedigt doorgaans de betaling ervan. Als je een factuur via Accountable opstelt, geeft het onderdeel ‘voeg een lijn toe’ een nauwkeurig stramien weer waarin je de inhoud van je factuur kan beschrijven.

Hoe verklaar je onverwachte kosten op je factuur?

Sommige verrassingen zijn leuk, andere… net iets minder. Een voorbeeld? Onverwachte en onverklaarde kosten die men op een factuur terugvindt. Je vindt dit niet leuk als jij klant bent, wel, jouw klanten vinden dit ook niet leuk.

Probeer dergelijke situaties te vermijden: leg je klanten in het begin goed uit waaruit de verschillende aspecten van het project bestaan. Je zal terecht betaald worden voor het uitgevoerde werk en je klant zal zich niet in de val gelokt voelen door je factuur.

Wat gebeurt er als je incorrecte facturen opstelt?

Een factuur opmaken dat incorrect of onvolledig is? Dan laat de btw-administratie zijn tanden zien en riskeer je een boete! Die boete kan oplopen tot twee keer het bedrag van de op de handeling verschuldigde belasting! Indien er wel degelijk een intentie tot fraude of schade is, ligt de boete hoger en riskeert men zelfs een gevangenisstraf.

Zo open je ook de deur tot betwisting van je factuur door je klant aangezien hij deze als onjuist of onvolledig beschouwt. Het is jammer om dergelijke risico’s te lopen terwijl het mogelijk is om op een gemakkelijke manier een correcte factuur op te stellen!

Bij Accountable vinden we dat je al hard hebt gewerkt als je je klant hebt geleverd wat hij heeft gevraagd. De factuur opstellen moet vervolgens doeltreffend en rechtszeker zijn. Dat mag geen hele avond innemen na een lange werkdag. Je mag hier ook niet het minste risico mee lopen.

Hoe makkelijker je factuur correct opmaken en versturen?

In de Accountable app kan je een geldige factuur opmaken en versturen in enkele taps, vanuit je zetel of je auto, zelfs wanneer je net bij je klant bent buiten gegaan. De modelfactuur in de app herneemt namelijk de verplichte gegevens. Je vult ze in, afhankelijk van de aard van je werk. Vervolgens kan je je factuur personaliseren, indien je dit wenst. 

Met één of twee klikken verstuur je haar per e-mail naar de persoon die zich bezighoudt met de verwerking van facturen bij je klant. Als een gegeven ontbreekt (bijvoorbeeld, de gegevens van je klant of je btw-nummer), blijft de factuur in haar conceptfase in Accountable staan, kan je ze niet versturen en wordt ze ook niet in rekening genomen voor je belastingen. 

Via Accountable kan je enkel facturen versturen die officieel en wettelijk zijn. En dat kan je snel en goed doen! Je hebt dus geen enkele reden meer om je factuur onvolledig of te laat te versturen. Zo helpen wij jou te slagen als zelfstandige!

Hoe personaliseer je jouw facturen?

Een factuur is een wettelijk document. Maar het is tegelijk ook een boodschap naar je klant toe. Je geeft namelijk een beeld van wie jij bent als onderneming. Een factuur opmaken in jouw huisstijl zorgt voor een duidelijke en professionele relatie. Enkele belangrijke zaken om daarbij op te letten:

• Je logo: de klant weet hiermee in een oogwenk wie je bent.
• De kleur: zo val je op tussen de andere rekeningen die bij het bedrijf binnenkomen. En vermijd je het probleem dat klanten te laat betalen.
• De opmaak: het is daarbij vooral ook de kunst om een factuur te maken en te personaliseren, zonder de wettelijke verplichtingen uit het oog te verliezen. In onze slimme app vind je de perfecte balans.

Net omdat ook deze drie zaken zo belangrijk zijn én vaak onderschat worden, kan je ze in Accountable perfect personaliseren. Ga voor facturen maken naar jouw evenbeeld en in je eigen look and feel. Maak er ook een gewoonte van om steeds hetzelfde model te gebruiken voor je factuur. Zo bewaart je klant een mentaal beeld van je onderneming.

Heb je liever je eigen factuurmodel? Geen probleem: stuur de pdf van je factuur naar [email protected]. Scan haar, breng haar in en je vindt je factuur terug in je app, met alle elementen – klanten, data, bedragen.

Hoe lang moet je facturen bewaren voor de belastingen?

Factuur opmaken, versturen en klaar? Niet helemaal… Want je bent verplicht je facturen gedurende zeven jaar te bewaren. Gewoon saven op je laptop? Beeld je in dat je computer crasht en je je facturen van vandaag op morgen kwijt bent. Een horrorscenario, nietwaar?

Gelukkig ligt de oplossing binnen één klik met Accountable. Zo organiseer en bewaar je je facturen veilig en ad vitam aeternam in de cloud!

Hoe onbetaalde facturen innen?

Je hebt je werk uitgevoerd en een onberispelijke factuur opgestuurd. Het gebeurt dat een klant je niet betaalt – hij vergeet of verliest je factuur of is gewoon een slechte betaler. Het is aan jou om hem een herinnering te sturen van zodra de vervaldatum van de factuur is bereikt. Eerst op een vriendelijke manier, vervolgens iets strenger. 

Je vindt onbetaalde facturen terug door na te gaan op je bankrekening welke overschrijvingen niet zijn uitgevoerd. Met Accountable ontvang je een melding van zodra de vervaldatum van je factuur is bereikt.

Je facturen in de cloud bewaren? Er zeker van zijn dat je foutloze facturen opstelt? Je betalingen opvolgen? Probeer dan onze gratis online factuurtool en stel razendsnel en gemakkelijk juridisch correcte facturen op.