Net gestart als zelfstandige? Er zijn heel wat financiële en administratieve uitdagingen die op je afkomen in je eerste jaar, denk maar aan sociale bijdragen, belastingen, btw-aangiften… Maar maak je geen zorgen, in deze gids ontdek je wat je zoal kunt verwachten en geven we je enkele niet-te-missen tips.
Wat kan je verwachten in je eerste jaar als zelfstandige?
Buiten het avontuur van je leven, staan er je ook enkele fiscale en administratieve verplichtingen te wachten. We lijsten ze hier voor je op.
1. Sociale bijdragen
Als je gaat starten als zelfstandige denk je hier misschien niet meteen aan, maar je bent wel degelijk verplicht om elk kwartaal sociale bijdragen te betalen aan je sociale verzekeringsfonds.
Kort na je aansluiting bij je ondernemingsloket, of dat nu Securex, Liantis, Partena of een andere is, krijg je een betalingsaanvraag voor je allereerste kwartaalbijdrage. Die bedraagt ongeveer 20,5% van je (geschatte) netto belastbare inkomen. Gelukkig is deze kost 100% aftrekbaar.
De resterende sociale bijdragen, moet je telkens voor de 20ste van de laatste maand van elk kwartaal (maart, juni, september en december) betalen.
In je eerste jaar als zelfstandige komt het veel voor dat je een minimumbijdrage betaalt, vaak omdat je inkomsten nog redelijk laag liggen of omdat je nog geen inkomsten uit vorige jaren hebt. Het is belangrijk om je inkomsten in de gaten te houden, want als je veel meer verdient dan verwacht, moet je later mogelijk bijbetalen.
💡Accountable tip: met de Accountable app kun je je inkomsten en uitgaven in realtime bijhouden, waardoor je een goed overzicht van je netto-inkomen krijgt. Zo kun je vervolgens een betere inschatting maken van de sociale bijdragen die je moet betalen en tijdig je sociale bijdragen aanpassen, indien nodig.
2. Belastingen
Over de belastingdruk op Belgische ondernemers is al heel wat inkt gevloeid, maar hier is de basisinfo waarover je zeker moet beschikken als je gaat starten als zelfstandige:
- Als zelfstandige in een eenmanszaak worden je inkomsten bij je persoonlijke inkomen geteld. Je winst wordt dus belast via de personenbelasting, die progressief is: hoe meer je verdient, hoe hoger het belastingtarief. De belastingschijven gaan van ongeveer 25% tot wel 50%, afhankelijk van je inkomen. Hogere winsten leiden dus jammer genoeg ook tot hogere belastingen.
- Ben je zelfstandige met een vennootschap, dan betaal je vennootschapsbelasting op de winst van je onderneming. Het standaardtarief bedraagt 25%, maar voor winsten tot 100.000 euro geniet je als kleine onderneming van een verlaagd tarief van 20%. Je moet natuurlijk wel rekening houden met je eigen loon als zaakvoerder, dat afzonderlijk in je personenbelasting wordt aangegeven.
Het is belangrijk dat je zoveel mogelijk aftrekbare kosten inbrengt om de belastingdruk te verlagen. Het gebeurt vaak dat startende freelancers in hun eerste jaar daar wat terughoudend in zijn, maar het is in je eigen voordeel. Maak dus zeker nuttige beroepskosten voor je onderneming, zodat je minder aan de fiscus moet betalen en meer van je zuurverdiende centen overhoudt.
Je eerste belastingaangifte als zelfstandige dien je in, in oktober van het jaar na je start.
💡 Accountable tip: Onze app helpt je om je inkomsten en onkosten overzichtelijk bij te houden en je belastingaangifte voor te bereiden. We houden je ook op de hoogte van komende belastingdeadlines en tonen een inschatting van hoeveel je zult moeten betalen. Als eenmanszaak kun je je belastingaangifte vervolgens rechtstreeks indienen via Accountable, mét onze garantie dat alles correct is.
Voorafbetalingen van belastingen: nuttig in je eerste jaar of niet?
De FOD Financiën vraagt aan alle zelfstandigen, zowel eenmanszaken als vennootschappen, om een voorafbetaling van de belastingen te doen. Doe je dit niet, dan krijg je een belastingvermeerdering. Maar, als startende zelfstandige word je nog even vrijgesteld van de voorafbetaling. Je hoeft dus in je eerste (drie) jaar als zelfstandige nog geen rekening te houden met voorafbetalingen van belastingen.
3. Btw-aangiften
Ben je een kleine onderneming met een btw-vrijstelling of ben je vrijgesteld van btw omwille van de aard van je beroep? Dan kan je deze alinea overslaan.
De volgende financiële verplichting die jij als Belgische zelfstandige hebt, zijn de btw-aangiften. Je geeft elk kwartaal aan hoeveel btw je hebt aangerekend op je verkochte diensten of producten. In de aangifte staat ook hoeveel btw je zelf hebt betaald op je beroepskosten. Het verschil leg je op of krijg je terug van de dienst btw-ontvangsten.
💡Accountable tip: hoeveel btw je precies aan de fiscus moet, hangt af van de verhouding tussen de btw die je zelf hebt ontvangen van klanten en deze die je hebt uitgegeven. Gelukkig hoef je dit niet manueel in een Excelbestand bij te houden. Accountable berekent automatisch hoeveel btw je moet betalen. Bovendien krijg je een melding wanneer je je btw-aangifte moet indienen, zodat je nooit een deadline mist.
4. Klantenlisting
Een keer per jaar moet je een klantenlisting indienen. Dat is een overzicht van alle Belgische btw-plichtige klanten aan wie je in het voorbije jaar voor meer dan € 250 (exclusief btw) hebt gefactureerd. Ook als je een kleine onderneming met een btw-vrijstelling bent, moet je een klantenlisting indienen. De deadline is elk jaar eind maart.
💡Accountable tip: Onze app stelt automatisch je klantenlisting op en herinnert je tijdig aan de deadline.
Tips voor startende zelfstandigen
Nu je je fiscale verplichtingen kent, is het tijd voor een paar algemene tips.
- Laat je niet vangen door valse betaalverzoeken. Dit zijn vaak brieven die je per post ontvangt, kort na je start als zelfstandige. Dit zijn uitnodigingen (met betaalverzoek) om lid te worden van verenigingen voor zelfstandigen en zijn niet verplicht. Echte facturen herken je aan het woord ‘factuur’ op de voorkant van de brief.
- Vraag bij een professionele aankoop altijd naar een btw-factuur, want alleen met een officiële factuur (waar jouw btw-nummer op vermeld staat) is de btw terugvorderbaar.
- Je bent niet verplicht om samen te werken met een boekhouder, al is het voor vennootschappen wel aangeraden. Als eenmanszaak kan je in principe perfect je boekhouding zelf doen met behulp van de juiste software, zoals Accountable.
- Wees je bewust van de mogelijke triggers voor een belastingcontrole. In onderstaande video ontdek je hoe je een belastingcontrole kan voorkomen!
Zoek de juiste bondgenoot voor je boekhouding
Je btw- en belastingaangifte en je klantenlisting opstellen, worden vanzelf al heel wat eenvoudiger als je vanaf het begin je boekhouding correct bijhoudt. Als je start als zelfstandige in een eenmanszaak, dan mag je een vereenvoudigde boekhouding voeren. Dit kun je makkelijk zelf, vooral met een gebruiksvriendelijk boekhoudplatform als dat van Accountable. Je kunt je facturen rechtstreeks in onze app opstellen en versturen, uitgaven scannen en je aangiften voorbereiden.
Ben je zelfstandige in een vennootschap, dan kun je Accountable in samenwerking met een boekhouder gebruiken. Zo weet jij op elk moment, in je eerste jaar en lang daarna, wat er in je onderneming gebeurt. En daardoor wordt je administratie en boekhouding bijhouden een fluitje van een cent, en kun jij je volledig op je werk focussen.
