Je hebt een fout gemaakt in je factuur en je klant te veel aangerekend. Met een creditnota of creditfactuur zet je dat verschil weer recht. Lees hieronder wanneer je zo’n factuur opstelt, wat erin moet staan en hoe je ze in je boekhouding verwerkt.
Wat is een creditnota?
Een creditnota is een negatieve factuur: een bedrag dat je aan je klant had aangerekend, scheld je met de creditnota weer kwijt. Je klant hoeft dat bedrag niet te betalen en jij wordt er ook niet op belast.
Wanneer maak je een creditnota?
Je maakt een creditnota als je een foutieve factuur wilt corrigeren. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren als:
- Je hebt de verkeerde prijs aangerekend
- Je bent vergeten een korting toe te passen
- Je hebt een product aangerekend dat niet meer op voorraad was
- …
Een andere reden voor een creditnota is een oninbare factuur. Stel dat jouw klant weigert om de factuur te betalen of failliet gaat. Als je dat zo laat, betaal jij belasting op inkomsten die je nooit ontvangt en moet je de btw doorstorten. Met een creditnota kun je in dat geval de btw recupereren.
De voorwaarde is wel dat je:
- Duidelijk aantoont dat je alles in het werk hebt gesteld om je factuur te innen (aanmaningen versturen bijvoorbeeld)
- Het faillissement van je klant aan de belastingdienst bewijst
Wat moet er op je creditnota staan?
Op de creditnota staan deels dezelfde gegevens als op de factuur: de gegevens van je onderneming en van je klant, het bedrag, het btw-tarief, enzovoort. Daarnaast zijn er nog specifieke vermeldingen:
- het woord ‘creditnota’
- een verwijzing naar de factuur die je corrigeert, met factuurnummer en factuurdatum
- een eigen volgnummer: je start een aparte reeks volgnummers voor creditnota’s
- een extra vermelding voor de btw-administratie: ‘Btw terug te storten aan de staat in de mate waarin ze oorspronkelijk in aftrek werd gebracht.’ Zonder die vermelding krijg je het btw-bedrag niet terug!
Hoe verwerk je een creditnota in de boekhouding?
Een creditfactuur heeft gevolgen voor de omzet waarop je belast wordt en je btw-aangifte. Je moet een creditnota dus correct verwerken in je boekhouding.
In Accountable doe je dit zo:
- Maak een creditnota en verstuur deze naar je klant.
- Laat de foutieve factuur in je ‘inkomsten’ staan.
- Als je klant de foutieve factuur al betaald had, moet je het kwijtgescholden bedrag nog terugbetalen.
- Heeft je klant betaald en heb jij (indien nodig) een terugbetaling gedaan? Duid dan zowel de creditnota als foutieve factuur aan als ‘betaald’.
Stel dat je klant helemaal niet zal betalen (vb. als de factuur onterecht was of je klant failliet is) en je de volledige som hebt kwijtgescholden, duid je de bewijsstukken ook aan als ‘betaald’.
Wat gebeurt er als je geen creditnota maakt?
Soms kun je voor kleine foutjes de factuur opnieuw opmaken, met hetzelfde factuurnummer en het correcte bedrag. Je klant moet in dat geval wel de eerdere foute factuur vernietigen. Honderd procent zekerheid dat je klant dat doet, heb je niet. Pas daar dus mee op.
Maak je geen creditnota en betaalt je klant de factuur niet, of betaalt hij een verkeerd bedrag, dan draai jij op voor de gevolgen in je belasting- en btw-aangifte.
Hulp nodig?
Een creditnota maken betekent extra werk, en dus vermijd je foutjes op je factuur liever. Missen is menselijk: daarom vind je in dit artikel tips om veelgemaakte fouten op facturen te vermijden.
Wist je trouwens dat je met Accountable eenvoudig correcte facturen en creditnota’s opstelt, inclusief de juiste wettelijke vermeldingen? Probeer het nu uit.
FAQ: Veelgesteld vragen over creditnota’s
Als je een factuur hebt verstuurd met een fout. Bijvoorbeeld: je hebt het verkeerde btw-tarief toegepast of je bent een korting vergeten aanrekenen. Daarnaast kan het ook zijn dat je een creditnota moet opmaken omdat een factuur oninbaar was. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren als je klant niet betaalt omdat hij failliet is. Je moet dan wel kunnen aantonen dat je alles hebt gedaan om de factuur toch te proberen innen (aanmaningen, incassobureau, ingebrekestelling, etc.).
Je kan eenvoudig een creditnota opstellen in Accountable. Op een creditnota staan grotendeels dezelfde gegevens als op een factuur.
Na het opmaken en versturen van je creditnota in Accountable, laat je de foutieve en onbetaalde factuur tussen je inkomsten staan. Als je klant heeft betaald of jij een terugbetaling hebt gedaan, duid je zowel de creditnota als de foutieve factuur aan als ‘betaald’. Ook wanneer je klant niet zal betalen en je de volledige som hebt kwijtgescholden, mag je de bewijsstukken aanduiden als ‘betaald’.
