Hoe zorg je voor een gezonde cashflow als zelfstandige?

De cashflow of kasstroom van je bedrijf laat zien hoeveel geld er op je zakelijke bankrekening staat. Het is een goede maatstaf om te bepalen hoe financieel gezond je onderneming is, of je nu een freelancer in een eenmanszaak bent of een vennootschap runt. Maar wat is cashflow nu precies en hoe kun je je cashflow als zelfstandige efficiënt beheren én verbeteren? Ontdek hier onze tips voor een stabiele kasstroom.

Wat is cashflow?

Je cashflow als zelfstandige is eenvoudig gezegd het geld dat in en uit je onderneming stroomt. Het is het verschil tussen het geld dat je ontvangt (je inkomsten) en het geld dat je uitgeeft (je uitgaven) in een bepaalde periode. 

Een voorbeeld: in de maand januari heb je 4500 euro aan inkomsten ontvangen en 2100 euro uitgegeven. Je cashflow in januari bedraagt dan 2400 euro.

Je kent cashflow misschien ook wel als kasstroom, inkomensstroom of liquiditeit. Al deze termen betekenen hetzelfde.

Waarom is je cashflow als freelancer belangrijk?

Als er meer geld binnenkomt dan dat je uitgeeft, spreken we van een positieve cashflow. Dat is meteen ook een teken van een financieel gezond bedrijf. Je hebt immers voldoende middelen om je rekeningen, investeringen en jouw loon of dat van je medewerkers te betalen.

Geef je daarentegen meer geld uit dan dat er op dat moment op je rekening staat? Dan heb je een negatieve cashflow. Dit kan al snel voor problemen zorgen: je hebt niet voldoende geld in kas om de (vaste) kosten van je eenmanszaak of vennootschap te betalen.

Als startende freelancer of zelfstandige is het volkomen normaal dat je in het begin een negatieve cashflow hebt. Je hebt bijvoorbeeld al kosten gemaakt voor een computer of ander materiaal, marketing of de huur van een kantoor, maar je inkomstenstroom moet nog op gang komen. Dit is misschien hoogstens een maand of twee wat lastig, maar normaal valt alles daarna vanzelf in de plooi. 

Maar als je gedurende een lange periode een negatieve kasstroom hebt – of als dit zelfs een structureel probleem is –, dan is dat wel degelijk een reden om je zorgen te maken over je onderneming.

Er komt dan immers lang weinig geld binnen, terwijl je wel je vaste kosten moet blijven betalen. Een negatieve cashflow kan zo je reputatie bij leveranciers schaden, tot achterstallige betalingen leiden, en op termijn misschien zelfs tot een faillissement van je eenmanszaak. 

Je cashflow als zelfstandige: tips om je liquiditeit te verbeteren

1. Ga achter je betalingen aan

We weten dat het niet leuk is om betalingsherinneringen te moeten sturen naar je klanten. Toch is het echt belangrijk dat je je facturen goed opvolgt en erop toeziet dat elke klant op tijd betaalt. Zo heb je op elk moment voldoende geld in kas om je eigen onkosten te dekken.

Hier zijn enkele tips om ervoor te zorgen dat je klanten vlot betalen:

• Maak betalen zo makkelijk mogelijk door je facturen correct en duidelijk op te stellen en misschien zelfs een QR-code met een betaallink aan je factuur toe te voegen.
• Houd de betaaltermijnen van je facturen goed in de gaten en stuur meteen een herinnering wanneer iemand de vervaldatum niet respecteert.
• Voorzie je dat een project lang gaat duren? Vraag een voorschot, zodat je niet maandenlang op het totaalbedrag van de factuur moet wachten.

2. Bouw een financiële buffer op

Als freelancer in een eenmanszaak ben je niet verplicht om een startkapitaal in te brengen wanneer je start als zelfstandige. Toch raden we je aan om eigen middelen te voorzien bij je opstart. Zo heb je een (kleine) buffer en kun je je eerste maand al overbruggen om je kosten te betalen.

Hoe groter je buffer is, hoe beter je natuurlijk kunt omgaan met moeilijke periodes waarin je weinig of instabiele inkomsten hebt. Zo’n reserve helpt ook bij laattijdige betalers of als je een tijd ziek zou zijn of zelfs arbeidsongeschikt.

💡Accountable tip: Met Accountable zet je eenvoudig geld opzij voor de belastingen en btw, én weet je op elk moment hoeveel geld op je rekening nu écht van jou is.

3. Krijg inzicht in je financiële situatie

Je cashflow als zelfstandige berekenen, is heel eenvoudig. Als je weet wat je inkomsten en uitgaven in een bepaalde periode zijn, dan ken je meteen ook je cashflow. 

De vaste kosten als freelancer vallen meestal goed mee, waardoor je vaak maand na maand dezelfde kostenstructuur hebt. Denk maar aan:

• je eigen loon (als bedrijfsleider van een vennootschap)
• kosten voor internet, je gsm-abonnement, en (een deel van) je nutsvoorzieningen
• parking en brandstof voor je bedrijfsvoertuig

Als je een netwerk van vaste klanten hebt opgebouwd, is het ook makkelijker om in te schatten of deze op tijd zullen betalen. Met terugkerende klanten en opdrachten kun je ook goed in kaart brengen hoeveel inkomsten je die maand zult hebben, en hoeveel je cashflow dus ongeveer zal bedragen.

Accountable tip: als freelancer is het veel makkelijker om je financiën onder controle te houden dan je misschien denkt. Door je bonnetjes in de app van Accountable te uploaden en je facturen via onze tool te maken, krijg je in een oogopslag een beter beeld van je cashflow als zelfstandige.

4. Spreid je betalingen

Probeer je betalingen te spreiden, als je kunt. Sociale bijdragen hoef je bijvoorbeeld niet meteen te betalen, waardoor je speling hebt als je eens een mindere maand hebt. Betaal verder zeker niet al je openstaande facturen op dezelfde dag – tenzij je je helemaal geen zorgen hoeft te maken om je cashflow, natuurlijk.

Tot slot let je best op met voorafbetalingen aan de belastingen: als je als startende freelancer nog niet zo’n stabiele kasstroom hebt, gebruik je de buffer op je rekening beter om onvoorziene uitgaven (of laattijdige betalingen) te dekken.

In de eerste drie jaar als zelfstandige ben je immers nog niet verplicht om voorafbetalingen van de belastingen te doen.

5. Denk goed na over investeringen

Een bedrijfswagen, de laatste nieuwe Mac of een social media agency om je socialemedia-accounts nieuw leven in te blazen. Het zijn stuk voor stuk investeringen die de moeite waard kunnen zijn voor je carrière als freelancer of zelfstandige. Zeker omdat je deze zaken als beroepskost kunt ingeven.

Ons advies? Begin klein en bouw langzaam op. Investeer eerst alleen in essentiële zaken die direct bijdragen aan je inkomsten of tools die je werk sneller en efficiënter maken. Zo put je je cashflow als freelancer niet in één keer uit. Overweeg ook opties zoals leasing en huren, zodat je de kosten over een langere periode kunt verdelen.

Accountable helpt je om je cashflow makkelijk te beheren

Gebruik jij Accountable om de boekhouding van je eenmanszaak te voeren en facturen te versturen? Dan heb je alles in handen om ook je cashflow als zelfstandige eenvoudig te beheren én te verbeteren.

• Met Accountable factureer je snel en correct en maak je het je klanten extra makkelijk om snel te betalen. Onze tool stuurt bovendien automatische herinneringen bij laattijdige betaling.
• Je hebt op elk moment een zicht op jouw financiën. Accountable kent niet alleen je inkomsten en uitgaven, maar toont je via de ‘Cash beschikbaar’-functie ook hoeveel geld je opzij moet houden voor de fiscus.
• In je inkomsten- en uitgavendashboard zie je een breakdown van je financiën, zodat je patronen kunt identificeren. Dankzij deze rapportage kun je een betere cashflowprognose maken en weloverwogen beslissingen nemen over toekomstige uitgaven en investeringen.

Met een boekhoudprogramma als Accountable kun je niet alleen vlot je eigen boekhouding beheren, maar ben je ook beter voorbereid op mogelijke uitdagingen met je cashflow als freelancer. Van een nuttige investering gesproken – eentje die je trouwens 100% kunt aftrekken als beroepskost!

Probeer Accountable nu gratis en neem je onderneming zelf in handen.

Auteur - Valesca Wilms

Valesca Wilms is Content Manager bij Accountable België en schrijft over freelancen, zelfstandige zijn en belastingen op basis van haar eigen ervaringen.

Wie is Valesca ?