Onbetaalde facturen en btw: zo recupereer je betaalde btw

Onbetaalde facturen zijn de nachtmerrie van elke zelfstandige. Je loopt inkomsten voor het geleverde werk mis, en je hebt als btw-plichtige ondernemer zelf de btw moeten doorstorten aan de staat. Blijft ondanks duidelijke betalingsvoorwaarden en talloze herinneringsmails, je factuur toch onbetaald? Dan kun je wel de betaalde btw toch nog recupereren. Als eenmanszaak met een enkelvoudige boekhouding volstaat het om de factuur te crediteren, zodat de factuur uit je omzet verdwijnt. 

Toch check je best eerst of je aan de voorwaarden voldoet, want de fiscus is hier best streng op. We vertellen je er alles over in dit artikel.

Hoe kan je de btw van onbetaalde facturen terugvorderen?

Zoals we al zeiden, volstaat het om de factuur te crediteren. Voor je dit doet, raden we je wel aan om te checken of je in orde bent met deze basisvoorwaarden: 

1. Je moet alles uit de kast hebben gehaald om de klant de factuur te proberen laten betalen.
   Wat bedoelen we hiermee? Verschillende betalingsverzoeken, herinneringen, aanmaningen… Alles.
   
2. Het moet definitief vaststaan dat de factuur niet meer betaald zal worden.
   Je weet 100% zeker dat de klant je niet meer gaat betalen.

Je verzamelt dus best alle relevante communicatie rond het project en de openstaande factuur. Zo heb je dit klaar mocht de btw-administratie je hierover contacteren. 

Er zijn 2 mogelijke scenario’s waarom je klant niet betaalt: 

Scenario 1: je klant is failliet

Misschien wel het eenvoudigste scenario. De rechtbank heeft immers beslist dat jouw klant beschermd wordt tegen zijn schuldeisers, dus de kans dat jij je geld nog krijgt is bijzonder klein. Bij de curator kan je hiervoor een attest vragen. Dat geldt als bewijs dat de factuur niet meer zal betaald worden. 

💡Accountable tip: Koop jij goederen aan voor je klanten? Dan is het zinvol om een ‘beding van eigendomsvoorbehoud’ in je algemene voorwaarden op te nemen. Daarin specifieer je dat de goederen jouw eigendom blijven zolang ze niet (volledig) zijn betaald. Bij een faillissement kan dit helpen om de goederen terug te krijgen.  

Scenario 2: je klant kan/wil niet betalen

Soms beslist een klant om jouw factuur niet te betalen, om welke reden dan ook. Omdat hij niet tevreden is, omdat hij vindt dat het project nog niet is afgerond, of omdat hij in financiële problemen zit. 

Dat is een lastiger scenario, want in dit scenario moet je zelf bewijzen dat je alles hebt gedaan om je geld te krijgen. Hiervoor verzamel je alle relevante communicatie: mails, herinneringsmails, telefoongesprekken en eventueel zelfs een ingebrekestelling door een advocaat. 

Daarnaast moet je aantonen dat het definitief vaststaat dat de factuur niet meer betaald wordt. Dat is meestal nog moeilijker te bewijzen. Soms verbreekt een klant de overeenkomst, maar nog vaker hoor je gewoon maanden niets meer. Eventueel kan je een incassobureau inschakelen. Als zij beslissen dat een factuur ‘oninbaar’ is, bezorgen zij je hiervoor ook een attest. 

Kom je toch tot een akkoord, bijvoorbeeld door een deel van het factuurbedrag te laten vallen? Maak dan ook voor dat gedeelte een creditnota op. Hiermee recupereer je op z’n minst een deel van het geld, en heb je iets concreet in handen om de rest van de btw te recupereren. 

De fiscus staat er niet voor te springen om de btw op een onbetaalde factuur terug te betalen, maar laat je vooral niet afschrikken. Je komt niet zomaar in de problemen, zeker wanneer je kunt aantonen dat je alles hebt gedaan om de betaling te proberen innen en niet regelmatig facturen crediteert.  

Lees meer over het innen van onbetaalde facturen.

Accountable gebruiker? Krijg je btw terug dankzij een creditnota

Bij een enkelvoudige boekhouding is het eenvoudig om de btw op een onbetaalde factuur terug te vragen. Het volstaat namelijk de openstaande factuur te crediteren. Dit doe je eenvoudig in de Accountable app.

Stap 1: Crediteer de openstaande factuur in Accountable. 

Wanneer je een factuur crediteert waarop je al btw hebt betaald, dan herkent Accountable dit automatisch. Accountable zal dan jouw terugvordering verwerken in de eerstvolgende kwartaalaangifte. 

Accountable vult deze vakken automatisch voor je in: 

• Vak 49 – Andere creditnota’s 

Hier verschijnt het bedrag exclusief btw van deze en eventuele andere creditnota’s. 

• Vak 64 – Terug te vorderen btw op creditnota’s op verkopen

Hier verschijnt automatisch het btw-bedrag van deze ene creditnota. 

• Vak yy – Terug te vorderen btw

Het btw-bedrag van de creditnota verschijnt in dit vak en zal opgenomen worden in je btw-aangifte. 

• Vak 72 – Netto terug te vorderen van de staat

Heb je een positief btw-saldo, dan verschijnt hier het bedrag dat je moet terugkrijgen van de staat. 

Stap 2: Genereer de aangifte en laad deze op bij Intervat.

Dit ken je al van de vorige btw-aangiftes. Is dit nieuw voor jou? Check dan hier hoe je dit doet.

Wil je toch graag even overleggen? Contacteer dan de belastingcoaches ✨ van Accountable, zij helpen je graag verder.