Kosten aftrekken en de btw terugkrijgen, beiden worden door zelfstandigen en ondernemers in één adem genoemd. De belastingen (personenbelasting of vennootschapsbelasting) en de btw-wetgeving zijn uiteraard nauw met elkaar verbonden, maar het zijn twee afzonderlijke administraties, elk met hun eigen specifieke regels.
We duiken in de materie.
Factuur versus ‘bonnetje’
Uiteraard ontvang je als ondernemer het liefst een aankoopfactuur. Volledig en correct, met expliciet het woord ‘factuur’, je aankopen, je bedrijfsnaam en btw-nummer erop vermeld.
Maar soms krijg je enkel een bonnetje, ook al gaat het over een professionele uitgave. Denk aan een parking-ticket, een restaurantbezoek, of wanneer je gewoon in de winkel iets koopt voor je bedrijf.
Kleine aankopen, waarvan je redelijkerwijs kan aannemen dat ze je zaak vooruit helpen, mag je ook zonder factuur inbrengen als beroepskost. Op je kassaticket staat immers duidelijk wat je hebt aangekocht.
Dit geldt echter niet voor de btw-wetgeving. Heb je enkel een bonnetje, dan betaal je de btw. Het beste is dus om waar mogelijk achteraf nog een factuur te vragen. Lukt dit niet, dan mag je de betaalde btw wel mee inbrengen als kost. Je boekt dan het bedrag inclusief de btw in de boekhouding.
Een correcte factuur is belangrijk voor de btw
Voor de btw is het van groot belang dat de factuur volledig correct is. Een voorbeeld: jouw leverancier rekent 21% btw aan op goederen die eigenlijk onder het 6% regime vallen. Dan recupereer jij slechts 6% van de betaalde 21%. Controleer dus bij elke factuur of ze juist is, en laat eventuele correcties zo snel mogelijk uitvoeren.
Kosten waarop je geen btw recupereert
Om te beginnen zijn er zaken waarop je geen btw betaalt, en dan valt er natuurlijk niets te recupereren. Zo betaal je geen btw op postzegels, of op de huur van een onroerend goed.
Daarnaast heb je zaken zoals een restaurantbezoek, tabak en sterke drank, waarop je wel btw betaalt, maar deze (in de meeste gevallen) niet recupereert, ook al heb je een officiële factuur. Voor relatiegeschenken recupereer je de btw, op voorwaarde dat de kost minder is dan €50 per klant en per kalenderjaar.
Kan je het professionele karakter van deze uitgaven aantonen, dan mag je ze wel gedeeltelijk inbrengen in de kosten. Hou dus goed bij met wie je op restaurant was, en aan wie je welk geschenk hebt gegeven.
Gemengde kosten
Bij gemengde kosten, -je wagen, internet en gsm, en de kosten voor je woning-, is de kostenaftrek en btw-recuperatie sowieso geplafonneerd. Daarbovenop moet je ook de verhouding tussen het professioneel en het privégebruik aantonen.
Om de btw te recupereren heb je opnieuw een officiële factuur nodig, en geen gewone afrekening. Maar vóór je je bestaande abonnement omzet naar een zakelijke formule, bereken je best wat je exact zal besparen. Zo heerst er voor internet en gsm-abonnementen een scherpe concurrentie op de particuliere markt, maar volgen de prijsaanpassingen voor zakelijke klanten meestal pas later.
En ook voor je energiecontract check je eerst de zakelijke voorwaarden. Soms kent de regering namelijk een lager btw-tarief toe aan particulieren. Bedrijven met een bedrijfsgebouw recupereren de betaalde btw, maar jij krijgt voor je privéwoning slechts een klein gedeelte van dit hoger btw-tarief terug.
Meer lezen over gemengde kosten? Dan hebben we een interessant artikel voor jou:
Gemengde kosten inbrengen als zelfstandige in bijberoep? Hoe werkt dit? – Accountable
Kosten aftrekken en btw recupereren zijn 2 afzonderlijke dingen
Als je professionele aankopen doet, weet dan dat ‘de inbreng in de belastingen’ en het ‘terugvorderen van de btw’, niet helemaal samenvallen. De regels voor de btw zijn namelijk strenger dan die voor de belastingen.
Gelukkig boekt Accountable jouw professionele uitgaven correct in, zowel voor de belastingen als voor de btw. Zo neem je met een gerust hart je boekhouding zelf in handen, en zie je geen fiscaal voordeel over het hoofd.
