Hoe moet je een btw-nummer opzoeken?

Een btw-nummer opzoeken kan erg nuttig zijn om correcte facturen op te stellen, potentiële klanten door te lichten en bedrijfsinformatie over een onderneming te vinden. Gelukkig is een btw-nummer opzoeken helemaal niet moeilijk. Met de methodes uit dit artikel heb je in een handomdraai het btw- én ondernemingsnummer van je klant te pakken.

1. Btw-nummer van een Belgische onderneming opzoeken
2. Btw-nummer van een Europese onderneming opzoeken

Waarom zou je een btw-nummer opzoeken?

Het btw-nummer van een klant opzoeken is altijd een goed idee als je er niet zeker van bent welk nummer je op je factuur moet gebruiken. Rechtsgeldige facturen moeten immers altijd zowel je eigen btw-nummer als dat van de klant vermelden. Als er een verkeerd btw-nummer op je factuur staat, kan dit leiden tot problemen met de btw-betaling. Jij kunt hier dan aansprakelijk voor gesteld worden en zelfs een boete voor de btw krijgen. 

Daarnaast is het ook verstandig om het btw-nummer op te zoeken van potentiële nieuwe klanten voordat je met hen in zee gaat. Zo ben je zeker dat het om een betrouwbare partij gaat en kun je mogelijk zelfs financiële info zien om de kredietwaardigheid van de onderneming na te gaan.

Je kunt bovendien ook een boete krijgen als je zaken doet met een niet-geregistreerde onderneming of een zelfstandige zonder geldig btw-nummer. Eventjes een btw-nummer opzoeken voordat je je kostbare tijd en werkuren in een opdracht investeert, loont dus zeker de moeite.

Hoe een btw-nummer opzoeken van een Belgische onderneming?

Via de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO)

Als Belgische zelfstandige ben je verplicht om je onderneming te registreren in de Kruispuntbank van Ondernemingen of KBO. 

Zodra dat gebeurd is, ontvang je een ondernemingsnummer. Dat is hetzelfde nummer als je btw-nummer, maar dan zonder de vermelding ‘BE’ voor het nummer. Een ondernemingsnummer opzoeken in de KBO geeft je zo automatisch ook het btw-nummer van de onderneming. Handig, toch?

Op de website van de Kruispuntbank van Ondernemingen kun je zowel op naam als op adres zoeken. Zo kun je makkelijk het btw-nummer opzoeken van een klant of prospect, ook al heb je niet alle bedrijfsgegevens. Zelfs als je de volledige bedrijfsnaam van de onderneming vergeten bent, is het mogelijk om het btw-nummer op te snorren. Je kunt namelijk ook zoeken op een trefwoord en niet alleen op de volledige naam.

Als je doorklikt op het ondernemingsnummer of KBO-nummer van de zelfstandige, dan krijg je bovendien nog heel wat andere nuttige bedrijfsinfo te zien, zoals de rechtstoestand, ondernemingsvorm en btw-activiteiten van de onderneming.

🔎 Zoek een btw-nummer op via de KBO

Via Intervat

Ken je het btw-nummer van je klant al en wil je opzoeken of deze btw-plichtig is? Dat doe je snel via Intervat, het portaal van de Belgische btw-administratie. Het is ook daar dat jij of je boekhouder je btw-aangiften indient. Omdat Intervat een officiële overheidsinstantie is, moet je je wel eerst aanmelden via itsme, je identiteitskaart of een andere goedgekeurde aanmeldmethode.

Als je eenmaal het portaal van Intervat geopend hebt, kun je een btw-nummer opzoeken via het tabblad ‘btw-regelingen’ bovenaan je scherm. Je krijgt dan het btw-regime te zien waaronder de onderneming valt en ontdekt zo of ze btw-plichtig of vrijgesteld van btw is.

🔎 Zoek een btw-nummer op via Intervat

Via UNIZO

Ook op de website van UNIZO, de Unie van Zelfstandige Ondernemers in België, kun je ondernemingsnummers opzoeken van Belgische zelfstandigen. Zet je de cijfers ‘BE’ voor dit nummer, dan krijg je het btw-nummer van de onderneming.

Om het ondernemingsnummer (en dus btw-nummer) van je klant op te zoeken, zoek je op de naam of het adres van de organisatie. Opgelet: je hebt maar drie opzoekingen per dag. Wil je meer btw-nummers opzoeken, dan moet je een (gratis) UNIZO-account aanmaken.

🔎 Zoek een ondernemingsnummer op via UNIZO

Via Companyweb

Companyweb is een platform dat alle relevante informatie over Belgische bedrijven verzamelt. Je kunt een btw-nummer opzoeken op naam of het btw-nummer van een van je klanten ingeven om allerlei gegevens te zien. Denk maar aan financiële cijfers, info over de activiteiten van een onderneming, de oprichtingsdatum, het aantal werknemers, enz.

De meeste bedrijfsgegevens zijn gratis te raadplegen, maar om de gezondheidsbarometer van een onderneming te zien, heb je een betalende account nodig.

🔎 Zoek een btw-nummer op via Companyweb

Btw-nummer opzoeken van klanten buiten België (binnen Europa)

Wil je zaken doen met een onderneming in een ander Europees land? Dan kun je haar btw-nummer opzoeken in de VIES-databank van de Europese Commissie om te controleren of de organisatie een geldig btw-nummer heeft. Het nadeel is dat je het btw-nummer van je (potentiële) klant al moet kennen om deze informatie op te vragen. 

Geef je het btw-nummer van een Belgische of Europese onderneming in, dan krijg je in het volgende scherm te zien of het bedrijf handel mag voeren binnen Europa. Meer gegevens dan de naam en het adres van de onderneming krijg je evenwel niet.

💡Accountable tip: We raden je aan om bij nieuwe klanten altijd even te checken of ze een geldig btw-nummer hebben.

🔎 Controleer een btw-nummer via VIES

Hoe zit het met klanten buiten de EU?

Als je een klant buiten de Europese Unie hebt, dan hoef je geen btw aan te rekenen of te betalen. Het btw-nummer opzoeken is dus wellicht minder nuttig. 

⚠️ Let op: als je goederen levert aan een klant buiten de EU (ook in het Verenigd Koninkrijk, dus), dan moet je wel kunnen bewijzen dat deze de EU daadwerkelijk hebben verlaten. Dit doe je met de ‘uitvoeraangifte’, een document dat je via de douane aanvraagt. 

💡Lees hier meer over verkopen buiten de EU en btw

Heb je nog andere vragen over btw voor Belgische zelfstandigen? Bekijk dan onze gratis info over btw voor zelfstandigen. We helpen je om je weg te vinden in het Belgische btw-stelsel en zorgen ervoor dat je op een correcte manier btw-aangiften kunt doen.