Btw aftrekken: hoe doe je dat?

Ben je als ondernemer btw-plichtig, dan moet je btw aanrekenen op de facturen aan je klanten. Jij ontvangt het btw-bedrag, maar je mag het niet houden. Je stort de btw-bedragen op vaste tijdstippen door naar de btw-administratie. Daar staat tegenover dat je de btw die jij betaalt op aankopen mag aftrekken van het btw-bedrag dat je doorstort. Hier lees je wanneer je btw mag terugvorderen en hoe je dat doet. 

Btw terugvorderen

Btw aanrekenen, ontvangen en doorstorten vraagt wel wat administratie. Maar er zit ook een mooie kant aan al dat werk. Want ben je btw-plichtig als ondernemer? Dan mag je de btw die je betaalt op de aankopen die je voor je beroep doet, terugvorderen.  

Met ander woorden: je mag het btw-bedrag dat je betaalt, aftrekken van het btw-bedrag dat je doorstort naar de btw-administratie. De computer die je koopt of de opleiding die je volgt, worden voor jou zo een stukje goedkoper. 

Btw-plichtig of niet? 

Is je jaarlijkse omzetcijfer lager dan 25.000 euro? Dan kun je een btw-vrijstelling aanvragen. In dat geval reken je geen btw aan en stort je ook geen btw door. Het nadeel is dat je in dat geval de btw op aankopen niet mag terugvorderen. De vrijstelling is onderworpen aan een aantal voorwaarden. In dit artikel lees je er meer over. 

Mag ik alle btw aftrekken?

Een belangrijke voorwaarde om btw af te trekken, is dat je aankoop in de categorie beroepskosten valt. Dat betekent dat je het product of de dienst nodig hebt om je bedrijfsactiviteit uit te oefenen. Voorbeelden van zulke beroepskosten zijn: 

• een laptop 
• kantoormateriaal zoals inktpatronen, papier en balpennen 
• boeken en tijdschriften over je vakgebied 
• een opleiding om je productiviteit te verbeteren 

Het sprookjesboek dat je koopt om uit voor te lezen aan je kinderen is geen beroepskostenpost. 

Een correcte aankoopfactuur 

Een andere belangrijke voorwaarde om btw af te trekken, is een correcte aankoopfactuur. Voor aankoopfacturen gelden dezelfde verplichtingen als voor verkoopfacturen: op de aankoopfactuur moeten je btw-nummer en het btw-percentage vermeld staan. Anders is de factuur niet rechtsgeldig en mag je de btw niet aftrekken. 

Beperkingen van de btw-aftrekbaarheid 

Je moet ook rekening houden met wettelijke beperkingen. Soms is de btw niet of maar voor een beperkt percentage aftrekbaar – ook als de uitgaven beroepskosten zijn. Enkele voorbeelden van beperkte btw-aftrekbaarheid: 

• De btw op personenwagens is voor maximaal 50 procent aftrekbaar. Gebruik je de wagen professioneel en privé, dan bepaal je eerst het professionele aandeel van het gebruik. Van dat aandeel mag je 50 procent van de btw terugvorderen. 
• De btw op restaurantkosten is niet aftrekbaar. 

Wat met de btw op aankopen in het buitenland?

Aankopen in een EU-land

Koop je iets in een ander EU-land, dan wordt de btw doorgaans verlegd. Dat betekent dat de verkoper jou geen btw aanrekent op de factuur. Maar je bent wel verplicht om het btw-bedrag aan te geven en te betalen. Je kunt die btw dan wel weer aftrekken van je eigen btw-aangifte, zodat het in bijna alle gevallen neerkomt op een nuloperatie.  

Aankopen buiten de EU

Ook als je een aankoop doet buiten de EU, kun je meestal de btw terugvorderen. Dat doe je rechtstreeks in het land waar je het product of de dienst hebt aangekocht. 

Hoe vorder je btw terug?

Btw terugvorderen doe je via een aanvraag op Intervat, samen met je periodieke aangifte. In die aangifte staat hoeveel btw op verkopen jij doorstort en hoeveel btw op aankopen je terugvordert. Is het btw-saldo in je voordeel? Dan is het bedrag te recupereren btw hoger dan de btw die je betaalt, en betaalt de btw-administratie het bedrag in jouw voordeel uit.  

Btw-terugbetaling vanaf 400 euro

Een btw-terugbetaling gebeurt alleen als het te recupereren bedrag hoger is dan de minimumdrempel van 400 euro. Concreet: alle recupereerbare btw-bedragen worden kwartaal na kwartaal bij elkaar opgeteld tot je aan 400 euro komt. De btw-administratie betaalt dan binnen de drie maanden het btw-tegoed uit. 

Bewaar het overzicht met Accountable

In Accountable laad je gemakkelijk facturen en bonnetjes op en hou je vlot je kosten bij. Bovendien zorgt onze app ervoor dat je facturen aan de wettelijke vereisten voldoen en stelt ze automatisch je btw-aangifte voor je op. Zo hoef jij die alleen nog maar in te dienen!

Probeer Accountable uit

Valesca Wilms

Valesca Wilms is Content Manager bij Accountable België en schrijft over freelancen, zelfstandige zijn en belastingen op basis van haar eigen ervaringen.