Wat zijn aftrekbare kosten?

Wil je zelfstandige worden of ben je recent gestart? Dan heb je vast al gehoord dat je maar beter alle bonnetjes goed kan bijhouden. Dat klopt, want alle aankopen die je voor je zaak doet zijn fiscaal aftrekbaar, of met andere woorden: beroepskosten verlagen hoeveel belastingen je uiteindelijk moet betalen. Maar wat zijn aftrekbare kosten nu precies en waar moet je op letten? We vertellen je er alles over in dit artikel.

1. Wat zijn beroepskosten?
2. Aftrekbare kosten
3. Niet aftrekbare kosten
4. Aftrekbare kosten als je van thuis uit werkt
5. Afschrijvingen
6. Werkelijke kosten of kostenforfait?
7. Aftrekbare btw
8. Is het een goed idee om veel kosten te maken?
9. Beroepskosten verwerken in je boekhouding

Wat zijn beroepskosten?

Eenvoudig gesteld: elke uitgave die je voor je zelfstandige activiteit doet, valt in de categorie beroepskosten. Je hebt een bureau, laptop en het juiste werkmateriaal nodig om je werk te kunnen doen, net zoals elektriciteit en verwarming voor je werkruimte of kantoor. Je bezoekt netwerkevenementen, volgt bijscholing en je moet natuurlijk ook eten en drinken.

Toch mag je niet zomaar alles klasseren als beroepskosten. Je aankoop moet voldoen aan de volgende voorwaarden: 

• De uitgave is werkgerelateerd en nodig om omzet te maken. 
• Je deed de uitgave in hetzelfde jaar als waarin je ze inbrengt. 
• Je hebt een bewijs (factuur, kassaticket) van je uitgave. 

💡Accountable tip: Je mag beroepskosten gemaakt tot 3 maanden vóór de start van je zaak aftrekken. Start je binnenkort als zelfstandige in hoofd- of bijberoep? Houd dan nu al de bewijzen van je aankopen en investeringen goed bij. 

Welke beroepskosten mag je inbrengen?

Sommige professionele kosten, zoals je sociale bijdragen of professionele verzekeringen, mag je voor 100% aftrekken.

Andere uitgaven mag je slechts gedeeltelijk inbrengen. Dit noemen we gemengde kosten. Voorbeelden van deze gedeeltelijk aftrekbare kosten zijn onder andere: 

• restaurantkosten (max. 69%)
• relatiegeschenken (50-100%, afhankelijk van de aankoopwaarde)
• gas en elektriciteit (max. 15% bij thuiswerk, 100% voor een aparte kantoorruimte)
• autokosten (afhankelijk van de CO2-uitstoot van je wagen)
• internet en telefonie (max. 75% bij thuiswerk, 100% voor een aparte kantoorruimte)
• …

💡 Accountable tip: Accountable heeft voor jou een handige tool ontwikkeld waarin je voor alle soorten uitgaven kunt opzoeken voor hoeveel procent je ze mag aftrekken. Probeer het gerust eens uit! 

Deze beroepskosten zijn niet aftrekbaar

Niet alle beroepskosten mag je voor de volle 100% aftrekken, en sommige kosten zijn nooit fiscaal aftrekbaar, zelfs al hebben ze je met je zaak te maken. Een paar voorbeelden: 

• Te snel gereden onderweg naar een klant? Jammer maar helaas: verkeersboetes vallen in de categorie ‘niet-aftrekbare kosten’. 
• Een mooie jurk voor een meeting met een klant? Spijtig, want kleding wordt meestal niet aanvaard als aftrekbare kost. Een uitzondering daarop is beroepskledij: veiligheidsschoenen die je nodig hebt voor je werk, of een jas waar je je logo op laat zetten, zijn wel aftrekbaar. 
• Een hospitalisatieverzekering afgesloten? Ook die wordt gezien als een uitgave met privékarakter en valt niet in de categorie ‘beroepskosten’.

Meer beroepskosten, minder belastingen

Gedurende het jaar verdien je, als het goed is, aardig wat geld met de diensten of de producten die je verkoopt. De som van al die inkomsten is je omzet.

Trek je daar alle kosten van af die je maakte om je zaak te doen draaien, dan kom je uit op je belastbare winst. De fiscus baseert zich op dat bedrag om te bepalen hoeveel belastingen je moet betalen.  

Hoe kleiner je winst, des te minder belastingen je betaalt. Kort door de bocht kun je dus stellen: hoe meer kosten je maakt, hoe minder belastingen je betaalt. 

💡 Lees meer over de progressieve belastingschijven.

Welke kosten kun je aftrekken als je van thuis uit werkt?

Heb je een eenmanszaak? Dan is de kans groot dat je kantoor of werkruimte zich thuis bevindt. Je mag in dat geval de kosten die je voor je thuiskantoor maakt, aftrekken als beroepskosten. Denk hierbij aan vaste kosten voor elektriciteit, gas en water, maar ook aan kantoormateriaal en allerlei verzekeringen. 

💡Meer weten over beroepskosten als je van thuis werkt.

Wat is het verschil tussen kosten en afschrijvingen?

Je kunt het hele bedrag van een beroepsuitgave ineens aftrekken of de aankoopkosten verdelen over meerdere jaren. In dat laatste geval spreken we van een afschrijving. De keuze om een investering af te schrijven is onderworpen aan regels. 

💡Meer over kosten afschrijven.

Werkelijke beroepskosten of kostenforfait inbrengen? 

Je mag ook forfaitaire beroepsonkosten inbrengen in plaats van je werkelijke kosten te bewijzen. Dan hoef je geen bonnetjes en facturen meer bij te houden en bespaar je jezelf heel wat administratie. Het kostenforfait is wel beperkt. Bovendien lopen je kosten als zelfstandige in hoofdberoep vaak hoger op dan het forfait. 

💡Meer lezen over forfaitaire kosten

Mag je btw altijd aftrekken?

De btw die jij aan klanten aanrekent en doorstort naar de btw-administratie tel je niet op bij je beroepskosten. En ook de btw die je op aankopen betaalt, telt niet mee in die categorie.  

Toch geeft btw aanrekenen en betalen je wel een aantal voordelen. Je mag het btw-bedrag dat je op een aankoop betaalt namelijk terugvorderen, waardoor die computer of smartphone een stukje goedkoper wordt. Hoe de aftrekbaarheid van btw in elkaar zit, lees je hier. 

Is het een goed idee om veel beroepskosten te maken?

Je hoeft nu niet al je inkomsten door ramen en deuren naar buiten te gooien, want ook al zijn bepaalde zaken fiscaal aftrekbaar, je betaalt er wel nog steeds voor. Ook mag je niet elke uitgave voor 100% van je omzet aftrekken (dat is die zogenoemde fiscale aftrekbaarheid of inbrengbaarheid).

Geef je 500 euro uit, dan mag je dat bedrag doorgaans niet volledig van je omzet aftrekken. Je werkelijke belastingvoordeel is bovendien maximaal 50% (hoogste belastingschijf). Zelfs als je 500 euro volledig aftrekbaar is, dan nog bespaar je maar 250 euro op je belastingen. Een (groot) deel van die 500 euro zie je dus nooit meer terug: je doet dus beter geen zinloze uitgaven. 

Daarnaast zijn er regels waar je je aan moet houden als je je kosten wilt inbrengen als zelfstandige. De belangrijkste? Je moet kunnen bewijzen dat je uitgave zakelijk is en ze (on)rechtstreeks bijdraagt aan de groei van je bedrijf.

Vraag altijd een factuur

Als je uitgave aan de regels voldoet, dan kun je meestal ook de btw (gedeeltelijk) aftrekken als je btw-plichtig bent. Daar heb je een btw-factuur voor nodig. Dat betekent dat je: 

• bij online bestellingen soms een zakelijk account moet aanmaken zodat je een btw-factuur kunt ontvangen 
• je aan de kassa het zinnetje ‘Kan dat op factuur?’ vaker zult uitspreken dan je lief is, ook als er achter jou een lange rij klanten staat

💡Accountable tip: schrijf je factuurgegevens op een briefje dat je kunt afgeven of neem een visitekaartje mee. Zodra je in het systeem staat, is het de volgende keren een fluitje van een cent om een btw-factuur te laten maken. 

Bewijsstukken verzamelen

Beroepsmatige uitgaven moet je kunnen bewijzen. Dat kan met een btw-factuur, maar ook een bonnetje komt in aanmerking. Alleen zul je daar de btw niet van kunnen aftrekken.

Met Accountable scan je alle facturen en bonnetjes makkelijk in. Bovendien past de app het juiste aftrekbare kostenpercentage automatisch toe. Gemakkelijk, toch?  

Probeer Accountable nu 14 dagen gratis!

FAQ: Veelgestelde vragen over aftrekbare kosten

Wil je meer aftrekbare kosten ontdekken? Neem dan een kijkje op Beroepskosten en overzie geen enkele professionele uitgave! ✨