Beroepskosten? Onze tips voor zelfstandigen in België

Misschien heb je al eens horen zeggen: “Hou je ticket bij, dat doe je bij je kosten” of “O, dat zet ik op de rekening van de vennootschap”, zonder echt te weten wat dat juist inhoudt…

Misschien heb je al veel tijd gestoken, of verloren? – in het bijhouden, verliezen en terugvinden van bonnetjes die half zijn uitgewist… Misschien wil je wel voor eens en altijd weten wat je als beroepskosten kan beschouwen en hoe je ze kan inbrengen… Wel, dan ben je hier aan het juiste adres! We hebben voor jou een gids over beroepskosten samengesteld:  hiermee bepaal je voorgoed de kosten die min of meer aftrekbaar zijn dankzij onze lijst met beroepskosten. Die heb je zo gemakkelijk bij de hand en kan je zo vaak als nodig consulteren. Hier volgt voldoende informatie om een zuiver geweten te hebben wat betreft je kosten!

Meer beroepskosten, minder belastingen

Het principe is eenvoudig: je wordt belast op wat je verdient. Met andere woorden, je betaalt meer of minder belastingen naargelang je meer of minder verdient.

Er is een belangrijke nuance: de belastingdienst houdt rekening met het feit dat je een deel van je winst investeert in je beroepsactiviteit zodat deze zich verder kan ontwikkelen. Hij belast je dus op wat je verdient, minus de kosten die je maakt voor je zaak.

Conclusie: hoe meer kosten je maakt, hoe lager je netto-inkomen is en hoe minder belastingen je betaalt. Kosten maken is goed. Kosten maken met kennis van zaken, is beter. Want niet alles wordt als een beroepskost beschouwd…

Onkosten en hun ‘valse vrienden’

Een echte beroepskost herken je aan deze vier kenmerken: 

1. hij is rechtstreeks verbonden aan je zelfstandige activiteit. 
2. Hij helpt deze activiteit verder te ontwikkelen. 
3. De uitgave moet gebeuren in het jaar dat je hem aftrekt van je belastinggrondslag. 
4. Hij moet worden bewezen met facturen, tickets of btw-bonnetjes .

Bepaalde onkosten herken je onmiddellijk. Zo is er de aankoop van die advocatentoga of je nieuwe veiligheidsschoenen… Er zijn veel voorwerpen die je nooit in een gewoon burgerleven gebruikt: dit zijn kosten. De sociale lasten die je niet zou moeten betalen als je geen zelfstandige was: kosten. Ze zijn voor 100% aftrekbaar, btw inbegrepen.

Andere kosten zijn minder duidelijk: men spreekt dan over gemengde kosten.

Je geeft cadeaus aan je klanten: ze zijn voor 50% aftrekbaar, zonder btw. Een restaurant is maar voor 69% aftrekbaar, enz.

Omdat een beeld meer zegt dan duizend woorden krijg je hier een lijst met alle aftrekbare kosten, en in welke mate, cadeau. 

Je moet ook bewijzen dat je die kosten wel degelijk hebt gemaakt: een factuur, een btw-bonnetje, een onkostennota, zelfs een ontvangstbewijs wordt aanvaard. 

Je moet al deze documenten gedurende zeven jaar bewaren. Je kan ze ook vastleggen via een scan Accountable, bijvoorbeeld. Zo kan je ze als bewaard beschouwen en het papieren bewijs weggooien. Bedankt Digital Act!

💡TIP: als je een zwaardere investering moet maken – een nieuwe computer, bijvoorbeeld – kan je deze aankoop afschrijven over een aantal jaar.

De klassieke valkuilen van beroepskosten

Kosten moeten verbonden zijn aan je beroepsactiviteit: als de belastinginspecteur een btw-bonnetje ziet voor een diner in een restaurant op Valentijndag, is de kans groot dat hij wantrouwig wordt. 

Een avondje uit in een restaurant in het weekend ziet er ook verdacht uit voor een inspecteur. Een advocatentoga of veiligheidsschoenen vormen dan weer geen enkel probleem. Dat geldt niet voor al die kleren die je in je privéleven draagt. Zwicht niet voor al die verleidingen die iedereen kent, vooral belastinginspecteurs.

Forfaitaire beroepskosten: is dit de juiste keuze voor jou?

Sinds 2018 zijn de zaken veranderd voor zelfstandigen in België: alle zelfstandigen natuurlijk persoon kunnen kiezen voor forfaitaire kosten in plaats van werkelijk gemaakte kosten. 

In de praktijk wil dit zeggen dat je al die bonnetjes niet meer in je portefeuille hoeft te bewaren. Je trekt eenvoudigweg 30% (maximaal 5040 euro) van je inkomsten af, exclusief aankoop van materiaal en sociale lasten. Met andere woorden, je kan de aankoop van materiaal, je sociale lasten en 5040 euro maximum van je belastinggrondslag aftrekken.

Dit kan je doen indien…

• je zelfstandige in bijberoep bent zonder veel kosten
• je zelfstandige bent met erg weinig kosten – niet meer dan 30% van je inkomsten (sociale lasten en aankoop van materiaal niet meegerekend)

Met andere woorden, in de meeste gevallen zijn de werkelijk gemaakte kosten voordeliger dan de forfaitaire kosten. Dit geldt natuurlijk enkel indien je de bewijzen van je aankopen hebt.

Indien je twijfelt, contacteer je best je boekhouder – of Accountable – om na te gaan wat het beste past bij jouw activiteit en jouw levenswijze.

Nu je alles weet wat er te weten valt over beroepskosten, is het tijd om inspiratie op te doen over mogelijke beroepskosten. Neem een kijkje op onze ‘Google voor beroepskosten‘ en spaar ze allemaal!