Algemene voorwaarden opstellen: hoe doe je dat?

Je weet vast dat de meeste facturen en offertes van bedrijven algemene voorwaarden bevatten. Maar heb je die als startende zelfstandige met een eenmanszaak ook nodig? Hier lees je wanneer verkoopsvoorwaarden nodig zijn en hoe je ze snel zelf opstelt.

Wat zijn algemene voorwaarden of verkoopsvoorwaarden?

Verkoopvoorwaarden of algemene voorwaarden zijn de rechten en plichten die gelden tussen de koper en verkoper wanneer ze een overeenkomst sluiten.

De voorwaarden zijn specifiek op maat van jouw onderneming geschreven en dienen als aanvulling op algemene wetgevingen. Op die manier bescherm je dus ook jezelf als verkoper. Hoe duidelijker je over je voorwaarden communiceert, hoe beter.

Waarom algemene voorwaarden opstellen?

Ook al kruipt er wat tijd in, het is voor elke ondernemer de moeite op algemene voorwaarden op te stellen, voor verschillende redenen:

• Mogelijke misverstanden uitsluiten tussen jou en je klant
• Duidelijke informatie geven over je zaak, producten en/of diensten
• Professionele en betrouwbare uitstraling
• Bescherming tegen laattijdige betalingen

Je bent niet wettelijk verplicht om verkoopsvoorwaarden aan je facturen of offertes toe te voegen. Bestaande wetgevingen bieden je ook bescherming, maar die is dus minder specifiek.

Hoe algemene voorwaarden opstellen?

Als je beslist om verkoopvoorwaarden op te stellen, moet je aan enkele verplichtingen voldoen om ze rechtsgeldig te maken. Als je die bepalingen tegenspreekt in je voorwaarden, zijn ze niet wettelijk bindend. Belangrijk om te onthouden, dus.

Informatieplicht

Informatieplicht wil zeggen dat je wettelijk verplicht bent om je klanten voor of tijdens het afsluiten van de verbintenis te informeren over de algemene voorwaarden die van toepassing zijn op je diensten of producten. Je vermeldt volgende gegevens:

• Eigen gegevens: handelsnaam, adres, contactgegevens…
• Leveringsvoorwaarden wanneer van toepassing: termijn, kosten, actiegebied…
• Betalingen: btw, verzendingskosten, betaalmogelijkheden…
• Gevolgen van laattijdige betalingen: nalatigheidsinteresten, minimumbedrag…

Door de factuur of offerte met de algemene voorwaarden te ondertekenen, verklaart je klant zich akkoord.

Duidelijk & begrijpelijk

Het is wettelijk bepaald dat je algemene voorwaarden duidelijk moet opstellen. Dat impliceert onder andere dat ze: 

• leesbaar moeten zijn
• elkaar onderling niet tegenspreken
• ondubbelzinnig zijn. 

Zijn ze toch voor interpretatie vatbaar? Dan wordt meestal de opvatting aangenomen die het meest gunstig is voor de klant.

Evenwichtig

De wetgever eist dat de rechten en plichten in je algemene voorwaarden evenwichtig zijn verdeeld tussen jou als verkoper en je klant. Dat betekent in werkelijkheid meestal dat je bijvoorbeeld geen overdreven schadevergoedingen opneemt in je facturen om de klant te overtuigen om tijdig te betalen. Onredelijke vergoedingen kunnen als ongeldig worden gezien.

Wettelijke regels

Tot slot vermeld je het best ook enkele wettelijke regels, zoals andere geldende verkoopvoorwaarden dan betaling en levering:

• Wettelijke garantie
• Afwijkingen of verlengingen
• Privacyreglement

Algemene voorwaarden zelf opstellen of laten maken?

Het is aanlokkelijk en tijdbesparend om de verkoopvoorwaarden van een concurrent te kopiëren, maar dat doe je beter niet. Verkoopsvoorwaarden zijn beter helemaal op maat van jouw onderneming voor de beste bescherming.

Laat je voorwaarden ook nalezen door een advocaat of besteed meteen alles uit aan je raadsman. Dat is inderdaad een investering, maar dan wel een slimme die je op lange termijn heel wat geld, tijd en discussies kan uitsparen.

Met de app van Accountable krijgt elke factuur en offerte automatisch je algemene voorwaarden toegewezen en horen ze meteen ook helemaal bij je huisstijl, inclusief merkkleuren en logo.

Wil je nog een stapje verder? Schakel dan een partner-boekhouder in om je te helpen bij jouw exacte vragen. Vraag meteen advies aan onze experts of krijg antwoord op de vaakst voorkomende vragen.