Workation: welke kosten kan in inbrengen als zelfstandige?

Na een lange werkdag van een cocktail nippen met je voetjes in het zand of tussen twee vergaderingen door de rust opzoeken in het bos… Klinkt het je als muziek in de oren? Als je zelfstandige activiteit het toelaat, dan is telewerken vanaf je vakantiebestemming gewoonweg fantastisch. En misschien kun je wel bepaalde kosten inbrengen, want je bent toch aan het werk? Of niet? Wij zochten het voor je uit.

Wat is een ‘workation’?

Heb je als zelfstandige de mogelijkheid om op afstand te werken, waarom zou je het nuttige dan niet aan het aangename koppelen? Neem nu de zogenaamde workation: daarbij combineer je werk en vakantie tijdens een kort verblijf, al dan niet in het buitenland.

Een paar dagen doorbrengen in een chalet in de Ardennen, drie weken rondtrekken in Azië of in een co-living verblijven aan de Portugese kust: de mogelijkheden zijn eindeloos, zolang je maar een laptop en een smartphone bij je hebt en weet hoe je alles moet organiseren. Volgens een enquête van SD Worx zou één Belg op drie al eens aan telewerk hebben gedaan in het buitenland.

Deze levensstijl helpt je ontsnappen aan de dagelijkse sleur en is helemaal op maat van zelfstandigen en freelancers. Zin om de sprong te wagen? Ontdek dan hieronder of je zakelijke kosten voor telewerken kunt aftrekken.

⚠️ Let op: een workation is beperkt in tijd! We spreken enkel van een workation bij korte verblijven. Als je langer dan een bepaalde tijd in een ander land verblijft, moet je daar waarschijnlijk belastingen betalen. Je wordt dan een digital nomad ,wat gevolgen heeft voor je belastingen en sociale bijdragen.

Workation: zijn er fiscaal aftrekbare kosten?

Kosten die rechtstreeks met je onderneming in verband kunnen worden gebracht, zijn aftrekbaar. Telewerken in het buitenland valt daar niet direct onder. Ook al ben je niet echt op vakantie, het is en blijft een persoonlijke keuze en geen zakenreis. Je treinticket naar Biarritz of die Napolitaanse pizza van vanmiddag kun je dus niet inbrengen als professionele kost, ook al geeft die laatste je productiviteit een stevige boost.

Accommodatie: kun je een overnachting in een hotel of Airbnb aftrekken?

Het antwoord is nee. Je kunt geen deel van je hotel- of Airbnb-kosten aftrekken, zelfs niet als je telewerkt vanuit je kamer of je vakantiewoning. Zoals we al zeiden, heb je hier zelf voor gekozen en is de reis niet noodzakelijk voor je bedrijf.

Maar uiteraard zijn er uitzonderingen… Je kunt je verblijf wel verantwoorden, en je kosten dus ook aftrekken, als ze verband houden met een professioneel evenement. Denk maar aan een meerdaagse conferentie.

Is coworking altijd en overal aftrekbaar? Niet echt.

Voor een hotel betaal je de volle prijs, da’s nu wel duidelijk. Maar wat als je nu een ruimte huurt die bedoeld is om te telewerken? Als je in België naar een coworkingspace gaat, dan zijn die kosten 100% aftrekbaar. Wanneer je echter voor een workation in het buitenland kiest, wordt het allemaal wat vager.

Omdat er geen professionele reden is die je reis verantwoordt, kan de belastingdienst oordelen dat je kosten voor coworking in het buitenland niet te rechtvaardigen zijn. Maar dat hangt dan weer af van het oordeel van iedere inspecteur apart. Eén ding is duidelijk: we zitten hier in een grijze zone…

Want als je verblijf in het buitenland deel uitmaakt van een zakenreis en je tussen de vergaderingen en conferenties door in een coworkingspace gaat werken, dan is het weer een ander verhaal. Een inspecteur zal dan sneller je uitgaven accepteren.

Wil je het er toch op wagen en geef je je coworkingkosten in het buitenland aan? Houd dan altijd je factuur bij, zodat je ze kunt opnemen in je onkosten. Als je gaat coworken in het buitenland, zul je een factuur zonder btw krijgen. Je moet zelf de btw aangeven en het bedrag betalen dat in België van toepassing is. De btw wordt dan verlegd, wat zowel geldt voor coworking binnen als buiten de Europese Unie.

💡Lees hier meer over btw verleggen.

Co-living: niet fiscaal aftrekbaar

Co-living is de laatste jaren flink in opmars bij digital nomads en liefhebbers van workations. Het betekent dat je niet hoeft te kiezen tussen een hotelkamer of een werkruimte huren. Je vindt beide op één plek; meestal is er een coworkingspace voorzien in het gebouw dat je met anderen deelt.

Zoals je waarschijnlijk al kon raden, is je verblijf ook in dit geval niet fiscaal aftrekbaar. Zelfs wanneer je enkel je kosten voor coworking wilt inbrengen (via een aparte factuur) is het een riskante zaak …

💡Accountable tip: Heb je nog meer vragen over je zakelijke uitgaven? Bekijk ons overzicht van meer dan 100 aftrekbare kosten op Beroepskosten.be.

Workation: praktische tips

Je hebt het intussen wel begrepen: de fiscus ziet je werkvakantie als een persoonlijke keuze die je productiviteit of de groei van je bedrijf niet stimuleert.

Word je toch in de verleiding gebracht door foto’s van telewerkers op het strand? Neem dan de tijd om een comfortabel verblijf te zoeken met een goede internetverbinding en vooral … rust. Ook routine is essentieel om je deadlines te halen. Kies je voor een verre bestemming? Vergeet dan het tijdsverschil niet!

Ook niet te vergeten: met Accountable houd je je boekhouding vlotjes bij, 24 uur op 24 en 7 dagen op 7. Probeer de app nu gratis.