Wat is het verschil tussen een enkelvoudige en dubbele boekhouding?

Ga je binnenkort van start als ondernemer? Dan mag je allerlei leuke beslissingen nemen, zoals het onder andere het type boekhouding dat je onderneming zal bijhouden. Misschien één van de minder leuke dingen verbonden aan het zelfstandig-zijn, maar het moet wel gebeuren. Het is zelfs een heel belangrijke beslissing met een grote impact op de dagelijkse werking van je bedrijf.

Je hebt de keuze uit een enkelvoudige en dubbele boekhouding. We overlopen ze samen, zodat je de beste keuze kan maken voor jouw situatie. 

Wat is een enkelvoudige boekhouding?

Een enkelvoudige boekhouding, of een vereenvoudigde boekhouding, is de makkelijkste manier om de financiële transacties van je bedrijf bij te houden. Bij deze boekhouding maak je slechts één vermelding per transactie. Er is dus ook maar één overzicht van je inkomsten en uitgaven. 

Deze methode is interessant voor ondernemingen met een beperkt aantal transacties en zonder al te veel ingewikkelde financiële constructies. Daarom gebruiken vooral kmo’s, eenmanszaken en freelancers een vereenvoudigde boekhouding. 

De enkelvoudige boekhouding omvat vier belangrijke documenten:

1. Het financieel dagboek bestaande uit een kas- en bankboek. Het kasboek vermeldt alle uitgaven en ontvangsten in cash. Het bankboek vermeldt alle uitgaven en ontvangsten via een bankrekening.
   
2. Een aankoopdagboek met de facturen en creditnota’s van je leveranciers.
   
3. Een verkoopdagboek met de facturen en creditnota’s voor je klanten.
   
4. Een inventarisboek met een overzicht van je schulden en bezittingen.

Wat zijn de voor- en nadelen van een vereenvoudigde boekhouding?

Het voornaamste voordeel van een enkelvoudige boekhouding is uiteraard de eenvoud. Je hoeft alle transacties maar één keer te boeken en er worden weinig extra documenten van je gevraagd. In principe kan je het helemaal zelf doen, maar het gaat natuurlijk wel sneller met wat hulp van een bepaalde software. 😉

Een nadeel van de vereenvoudigde boekhouding is een gebrek aan diepgang. Je kan bijvoorbeeld geen balans van bezittingen, vorderingen en schulden opstellen. Een enkelvoudige boekhouding geeft je dus onvoldoende informatie om belangrijke beslissingen te nemen. Bovendien heeft deze methode geen bewijskracht wanneer je in de problemen komt met de fiscus.

Wat zijn de voorwaarden voor een enkelvoudige boekhouding?

Niet iedereen mag een vereenvoudigde boekhouding voeren. Enkel kleinere ondernemingen, namelijk eenmanszaken, vennootschappen onder firma en gewone commanditaire vennootschappen mogen deze methode gebruiken. Bovendien mogen ze maximaal een jaaromzet (exclusief btw) draaien van 500.000 euro. Een coöperatieve vennootschap, een naamloze vennootschap en besloten vennootschap mogen dus geen enkelvoudige boekhouding voeren, zelfs als ze niet zo veel verdienen.

In enkele sectoren mag het trouwens nooit: bij verzekeringen, kredietverrichtingen, beleggingen en beursverrichtingen.

Wat is een dubbele boekhouding?

Bij een dubbele boekhouding boek je elke transactie twee maal. Elke transactie moet je aan de credit- en aan de debetkant noteren. Dit betekent bijvoorbeeld dat wanneer je geld uitgeeft, het bedrag wordt afgeschreven van de debet rekening en tegelijkertijd wordt bijgeschreven op de creditrekening. Debet en credit moeten dus in principe altijd gelijk zijn.

Wie een dubbele boekhouding heeft moet minstens het volgende bijhouden:

1. Een dagboek met alle verrichtingen.
   
2. Een genummerde indeling van de soorten bezittingen, schulden, opbrengsten en kosten op basis van het minimum algemeen genormaliseerd rekeningstelsel (MAR).
3. Een jaarlijkse inventaris waarbij je rekening houdt met de indeling van het rekeningstelsel.
   
4. Een jaarrekening die voortvloeit uit de proef- en saldibalans, nadat de rekeningen in overeenstemming zijn gebracht met de inventarisgegevens.

Wat zijn de voor- en nadelen van een dubbele boekhouding?

Een dubbele boekhouding bijhouden is moeilijker dan een enkelvoudige boekhouding bijhouden. Het kost ook meer tijd en moeite, maar anderzijds biedt het vele voordelen. 

Aangezien je elke transactie twee keer vastlegt, kan je makkelijker fouten opsporen. Daarnaast biedt het systeem meer inzicht in de financiële gezondheid van je bedrijf. Je hebt, onder andere, een balans van al je tegoeden, schuldvorderingen en schulden. Zo heb je alle informatie om goede financiële beslissingen te nemen.

Een nadeel is echter het openbare karakter. Omdat je verplicht bent om elk jaar de jaarrekening neer te leggen bij de Nationale Bank, kan iedereen je jaarrekening zomaar gratis raadplegen via de Balanscentrale.

Gebruik je nu best een enkelvoudige of een dubbele boekhouding?

Het antwoord op deze vraag begint bij je rechtsvorm. Als je een besloten vennootschap, naamloze vennootschap of coöperatieve vennootschap hebt, mag je niet kiezen. Dan moet je sowieso een dubbele boekhouding voeren.

Ben je van plan om later je eenmanszaak, commanditaire vennootschap of VOF om te vormen, dan kun je best meteen met een dubbele boekhouding.

Ga je bij een van deze rechtsvormen blijven dan hou je best rekening met enkele andere factoren, zoals het aantal transacties, hoeveel je denkt te gaan verdienen en hoeveel financieel inzicht je wil. Vergeet daarbij niet dat een dubbele boekhouding rechtsgeldig is en een vereenvoudigde niet. 

Heb je hier nog vragen over? Het Accountable team staat voor je klaar. ✨