Come scrivere un’offerta commerciale efficace

I potenziali clienti che s’imbattono nei tuoi prodotti o servizi, spesso vogliono saperne di più su prezzi e condizioni. In questo caso, redigere un’offerta commerciale può contribuire a promuovere i tuoi servizi presso la clientela, risultando convincente e trasparente anche per quanto riguarda l’aspetto dei costi. Scopri nell’articolo come scrivere una buona proposta commerciale.

Fasi preliminari alla stesura di un’offerta commerciale

Prima di iniziare a redigere un’offerta commerciale, devi comprendere il tuo target. Quali sono i bisogni del tuo cliente e come puoi convincerlo che la tua offerta fa proprio al caso suo? Ricerca il dialogo e confronta i risultati ottenuti da ricerche di mercato. Potresti anche pensare di personalizzare la tua offerta così da rispondere maggiormente alle esigenze della tua clientela. Sottolinea come il tuo prodotto o il tuo servizio possa risolvere problemi specifici o migliorare la situazione attuale dell’interessato o dell’interessata.

A questo punto puoi incominciare con una breve introduzione che delinei chi sei, cosa fa la tua azienda e qual è il motivo della proposta. In questo modo stabilirai un contesto e costruirai una connessione iniziale con il tuo cliente. Ricordati di essere sempre chiaro e conciso, evitando dettagli superflui che possono distrarre dall’obiettivo principale.

Esempio di un’offerta commerciale: quali informazioni devono essere inserite

Un’offerta commerciale deve contenere le seguenti informazioni:

• Il tuo nome e i tuoi recapiti insieme a quelli del cliente
• Data e numero dell’offerta
• Descrizione e numero di prodotti e servizi richiesti
• Prezzo totale, comprensivo di tasse ed eventuali costi aggiuntivi
• Imballaggio (per le merci)
• Eventuali sconti
• Condizioni di pagamento
• Periodo di svolgimento del servizio o tempo di consegna
• Numero di partita IVA (se disponibile)
• Durata di validità dell’offerta commerciale
• Riferimento alle condizioni generali del contratto

Devi specificare esattamente per quanto tempo è valida questa particolare offerta. In caso contrario, i tuoi clienti potrebbero teoricamente venire da te anni dopo e richiedere lo stesso servizio alle condizioni specificate.

Per evitare ciò, può essere utile inserire una clausola non vincolante. Con la dicitura “offerta non vincolante”, ti riservi il diritto di modificare l’offerta alle condizioni specificate in un secondo momento.

Oltre alle informazioni obbligatorie, è possibile aggiungere anche contenuti facoltativi: ad esempio, una persona di contatto se non si lavora da soli, una firma, un logo o un numero cliente.

Come strutturare e formulare un’offerta commerciale

L’obiettivo di un’offerta commerciale è anche quello di apparire professionali. Pertanto, inserisci il logo della tua azienda con tutti i tuoi dati e i contatti del cliente a cui stai indirizzando l’offerta. Redigi un’introduzione in cui espliciti chiaramente l’oggetto della tua offerta e ti rivolgi al tuo interlocutore. Potresti ad esempio scrivere:

“Gentile Signor/Signora Rossi,

La ringraziamo per la sua richiesta del 20/06/2024. Possiamo offrirle questi prodotti/servizi alle seguenti condizioni:”

Successivamente, passa alla descrizione dei tuoi prodotti o servizi scrivendo in maniera chiara e concisa. Metti in evidenza i vantaggi del tuo servizio; ad esempio, puoi anche utilizzare sondaggi, statistiche o casi di studio per rafforzare la tua argomentazione. Per una maggiore chiarezza, puoi inserire i punti chiave sotto forma di elenco.

Indica i prezzi della tua offerta commerciale e concludi con una frase efficace. Ad esempio, potresti scrivere quali sono i passaggi successivi che il cliente dovrebbe intraprendere se è interessato a procedere. Anche in questo caso, sii chiaro/a, sia che si tratti di firmare un contratto, organizzare un incontro di persona o semplicemente la richiesta di ulteriori informazioni. Ad esempio, potresti concludere così:

“Se abbiamo risvegliato il suo interesse, non esiti a contattarci.”

“Rimaniamo a sua disposizione per fissare un colloquio.”

“Se è d’accordo con la nostra offerta, può inviarci il contratto firmato.”

Consiglio: ci possono essere anche app specifiche che possono aiutarti nella stesura di offerte commerciali, ma non solo. Scopri i migliori strumenti di intelligenza artificiale che possono aiutarti nella tua attività.

Modificare un’offerta successivamente

Se non è stata ancora accettata dal cliente, puoi modificare un’offerta commerciale anche successivamente. Se è stato stipulato un contratto tra le due parti, l’offerta si considera accettata. In questo caso, per modificarla è necessario prima annullare il contratto, previo accordo tra le due parti.

Le modifiche apportate durante il periodo di validità dell’offerta devono essere discusse con i tuoi clienti e corrette per iscritto. Se l’offerta scade senza essere stata accettata, puoi crearne senza problemi una nuova differente da quella precedente.

I punti da considerare in un’offerta commerciale

Di seguito riassumiamo i punti principali di un’offerta commerciale:

• Inserisci i tuoi dati di contatto e quelli del cliente.
• Evidenzia i vantaggi della tua offerta.
• Scrivi in maniera comprensibile e nel modo più efficace possibile, senza perderti in divagazioni o concetti complessi.
• Riporta in modo trasparente prezzi e condizioni della tua offerta commerciale.
• Fornisci una data di validità per la tua proposta.

Infine, ricordati di ricontrollare la tua offerta commerciale prima di inviarla al cliente, poiché dopo modificarla potrebbe essere più complicato. Senza contare che la prima impressione è quella che conta, quindi se invii una proposta piena di refusi ed errori, rischierai di apparire poco professionale e potresti far sfumare per sempre la tua occasione con il cliente.

FAQ

Cosa dovrebbe includere una buona offerta commerciale? 

Una buona offerta commerciale dovrebbe includere i dati di contatto dell’azienda e del cliente, la data e il numero dell’offerta, una descrizione dettagliata dei prodotti o servizi offerti, il prezzo totale, le condizioni di pagamento, il periodo di svolgimento del servizio o il tempo di consegna, oltre ai termini di validità dell’offerta. È anche consigliabile includere le condizioni generali del contratto per chiarire ulteriormente l’accordo.

Come posso fare per personalizzare un’offerta commerciale? 

Per personalizzare un’offerta commerciale, inizia comprendendo in profondità i bisogni e le sfide specifiche del tuo cliente. Utilizza le informazioni raccolte attraverso il dialogo diretto e le ricerche di mercato per adattare la tua offerta alle esigenze del cliente, mettendo in evidenza come i tuoi prodotti o servizi possano risolvere problemi specifici o migliorare la loro situazione attuale.

Qual è il modo migliore per strutturare un’offerta commerciale? 

Un’offerta commerciale dovrebbe essere ben strutturata con una chiara introduzione che stabilisce il contesto, seguita da una descrizione dettagliata dei prodotti o servizi, i vantaggi offerti, e le condizioni di prezzo e pagamento. Dovrebbe concludersi con una frase che invita il cliente a compiere il passo successivo, sia esso firmare un contratto o contattarti per maggiori informazioni.

Cosa significa quando un’offerta commerciale è definita non vincolante? 

Un’offerta si definisce “non vincolante” quando il venditore si riserva il diritto di modificare le condizioni dell’offerta in un momento successivo. Questo permette al venditore di adattarsi a cambiamenti di mercato o di politica interna senza essere vincolato dalle condizioni originariamente proposte nell’offerta.

È possibile modificare un’offerta commerciale dopo averla inviata? 

Sì, un’offerta commerciale può essere modificata dopo l’invio se non è stata ancora accettata dal cliente. Tuttavia, se il cliente ha già accettato l’offerta, ogni modifica richiede un accordo reciproco e la rescissione del contratto esistente. Le modifiche devono essere chiaramente comunicate e accettate da entrambe le parti per mantenere la validità dell’offerta.