Dematerializzazione dei documenti: verso un ufficio digitale

La digitalizzazione dei documenti consente di organizzarli meglio, ridurre i costi e rendere più efficienti i processi di lavoro. Quando digitalizzi dei documenti cartacei in digitale si parla di dematerializzazionedei documenti. Ti spieghiamo come funziona nel nostro articolo.

Perché conviene digitalizzare i documenti?

La dematerializzazione e la digitalizzazione dei documenti consentono di risparmiare spazio, ma offrono anche molti altri vantaggi:

• Riduzione dei costi: niente costi di archiviazione per montagne di carta, niente costi di stampa cari; la dematerializzazione porta a risparmiare nel lungo periodo.
• Risparmio di tempo: se tutti i tuoi documenti sono in formato digitale trovi tutte le informazioni di cui hai bisogno in pochi clic, invece di dover cercare manualmente tra le varie scartoffie.
• Flessibilità: con un sistema di gestione digitale dei documenti, puoi accedere ai tuoi documenti ovunque ti trovi, in ufficio, a casa o in viaggio.
• Sicurezza: gli archivi digitali sono a prova di revisione e protetti contro la perdita dei dati, un netto miglioramento rispetto ai polverosi faldoni.

Come funziona la dematerializzazione dei documenti

Per dematerializzare i tuoi documenti segui questi passaggi:

1. Prepara i documenti

Prima di iniziare la scansione, ordina i documenti. Rimuovi le graffette (o eventuali punzonature) e assicurati che le pagine non siano danneggiate. Il processo di scansione sarà più veloce se organizzi bene i documenti.

1. Scansiona i documenti

Utilizza uno scanner, preferibilmente uno dotato di alimentatore automatico di documenti, in modo da poter digitalizzare più documenti uno dopo l’altro. Salva i documenti in formato PDF, in quanto questo formato ti consente di risparmiare spazio e può essere facilmente elaborato dalla maggior parte dei software.

💡 N.B.: se devi dematerializzare molti documenti potresti anche rivolgerti a fornitori di servizi esterni per la scansione. In questo modo risparmierai tempo e potrai concentrarti su altri aspetti della tua attività.

1. OCR per ricercare e modificare i documenti più facilmente

La tecnologia OCR (Riconoscimento Ottico dei Caratteri) consente di rendere ricercabili i documenti scansionati. Quindi i testi all’interno dei documenti vengono riconosciuti in modo da poter ricercare in seguito parole chiave specifiche senza dover scorrere manualmente ogni pagina.

💡 Molti scanner moderni sono dotati di una funzione OCR integrata. In alternativa, esistono soluzioni software che consentono di convertire i documenti scansionati in PDF ricercabili. Il processo è solitamente molto semplice: si scansiona un documento, lo si apre con un software OCR e lo si analizza.

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I vantaggi di un sistema di gestione dei documenti (DMS)

Un buon sistema di gestione dei documenti facilita il lavoro dopo la digitalizzazione. Offre, tra gli altri, i seguenti vantaggi:

• Archiviazione centralizzata: tutti i documenti sono in un unico luogo e facilmente accessibili.
• Recupero rapido: i documenti possono essere trovati in pochi secondi grazie alle parole chiave e sfruttando la tecnologia OCR.
• Funzioni di sicurezza: impostando permessi utente e backup regoli l’accesso alle informazioni sensibili aumentando così la sicurezza.

Qual è il posto migliore per archiviare i tuoi documenti digitali?

Il secondo passo dopo la digitalizzazione e la dematerializzazione è l’archiviazione. Ci sono diverse opzioni che puoi prendere in considerazione a seconda delle tue esigenze:

Sistemi di gestione dei documenti (DMS)

Un sistema di gestione dei documenti (DMS) è la soluzione ideale se cerchi una piattaforma centrale per la gestione dei tuoi documenti digitalizzati. I vantaggi in sintesi:

• Archiviazione centralizzata: tutti i file sono chiaramente disponibili in un unico luogo.
• Funzioni di sicurezza: archiviazione conforme al GDPR, backup e permessi di accesso chiari per i dipendenti.

Soluzioni cloud

Un DMS basato sul cloud consente l’accesso da qualsiasi luogo e offre funzioni aggiuntive per la collaborazione di gruppo. Con una soluzione cloud, è possibile condividere facilmente i documenti con altri o modificarli insieme.

💡 Consiglio: il cloud non solo offre flessibilità, ma garantisce anche un backup sicuro dei documenti, indipendentemente da ciò che accade ai tuoi dispositivi.

Opzioni di archiviazione locale

I dischi rigidi esterni o le chiavette USB sono una pratica soluzione di backup per uso privato. Tuttavia, questi metodi di archiviazione sono adatti solo in misura limitata alle esigenze professionali, poiché nel caso in cui il supporto andasse perso, i dati non sarebbero più recuperabili. Anche collaborare insieme sui documenti risulta più difficile in questo modo.

Dematerializzazione dei documenti: le normative

La dematerializzazione dei documenti in Italia è regolamentata da un quadro normativo articolato, volto a garantire la validità legale dei documenti digitali. Le principali normative da rispettare per i liberi professionisti sono:

• Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici: emanate dall’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID), queste linee guida forniscono indicazioni operative per la corretta gestione dei documenti digitali, dalla loro creazione alla conservazione, assicurando autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità. 
• Regole tecniche: il DPCM 3 dicembre 2013 stabilisce le regole tecniche in materia di sistema di conservazione dei documenti informatici, definendo i requisiti per garantire la validità legale dei documenti digitali nel tempo.
• Testo Unico sulla Documentazione Amministrativa (DPR 445/2000): questo decreto disciplina la documentazione amministrativa, includendo disposizioni sulla formazione e gestione dei documenti, sia cartacei che digitali.
• Codice dei Beni Culturali (D.Lgs. 42/2004): regola la tutela dei beni culturali, compresi i documenti di interesse storico, prevedendo specifiche procedure per la loro conservazione e, eventualmente, digitalizzazione.
• Regolamento eIDAS (Regolamento UE n. 910/2014): stabilisce un quadro normativo per l’identificazione elettronica e i servizi fiduciari per le transazioni elettroniche nel mercato interno europeo, influenzando la validità delle firme elettroniche e dei documenti digitali.

È fondamentale che le imprese, sia pubbliche che private, si conformino a queste normative per assicurare che i processi di dematerializzazione siano legalmente validi e che i documenti digitali mantengano la loro efficacia probatoria nel tempo.

Qual è la differenza tra dematerializzazione e digitalizzazione?

Oltre alla dematerializzazione, esiste anche la digitalizzazione. Si tratta di processi simili che si differenziano più che altro nell’origine del documento. Infatti, la dematerializzazione si occupa di trasformare i documenti cartacei nel formato digitale, mentre con la digitalizzazione i documenti nascono già digitali, non si ha quindi alcuna conversione successiva. 

Per il resto, entrambi i processi mirano a ottimizzare la gestione documentale, ridurre l’uso della carta e migliorare l’efficienza, il che porterà senz’altro dei benefici alla tua attività.

Dematerializzazione e digitalizzazione dei documenti: sfide e consigli

Naturalmente, si incontrano anche alcuni ostacoli al momento di digitalizzare i documenti. Qui di seguito trovi alcune sfide comuni da affrontare con le rispettive soluzioni:

1. Qualità delle scansioni

Una qualità di scansione inadeguata può portare alla perdita o all’illeggibilità di informazioni importanti. Assicurati che la risoluzione sia impostata in modo appropriato (almeno 300 dpi) per ottenere risultati leggibili.

1. Tempo necessario

La dematerializzazione può richiedere molto tempo, soprattutto nel caso di grandi quantità di carta. Prevedi un tempo sufficiente o rivolgiti a fornitori professionali che si occuperanno di questo processo al posto tuo.

1. Protezione e sicurezza dei dati

La sicurezza dei dati è particolarmente importante quando si digitalizzano i documenti, soprattutto quando si elaborano dati sensibili o personali. L’archiviazione criptata nel cloud e permessi di accesso chiari garantiscono che solo le persone autorizzate possano accedere ai dati.

💡 Consiglio: per proteggere al meglio i tuoi documenti dopo la digitalizzazione o la dematerializzazione, utilizza password, assegna i giusti permessi di accesso e fai backup regolari.

FAQ

Quali sono i vantaggi principali della dematerializzazione dei documenti?

La dematerializzazione permette di risparmiare spazio, ridurre i costi, risparmiare tempo nella ricerca dei documenti, migliorare la flessibilità nell’accesso e aumentare la sicurezza rispetto agli archivi cartacei.

Come si procede alla dematerializzazione dei documenti?

Il processo prevede tre fasi principali: la preparazione dei documenti, ordinandoli e rimuovendo graffette o simili; la scansione, utilizzando uno scanner per digitalizzarli in formato PDF e l’applicazione della tecnologia OCR per rendere i documenti ricercabili e modificabili.

Che ruolo ha la tecnologia OCR nella dematerializzazione?
L’OCR (Riconoscimento Ottico dei Caratteri) consente di riconoscere il testo all’interno dei documenti scansionati, rendendoli ricercabili e più facilmente modificabili, migliorando così la gestione e l’elaborazione delle informazioni.

Quali normative regolano la dematerializzazione in Italia?
La dematerializzazione è regolamentata da normative come le linee guida AgID, il DPCM sulle regole tecniche di conservazione, il DPR 445/2000 per la documentazione amministrativa, il Codice dei Beni Culturali e il Regolamento eIDAS, che definisce la validità delle firme elettroniche e dei documenti digitali.

Qual è la differenza tra dematerializzazione e digitalizzazione?
La dematerializzazione trasforma documenti cartacei in formato digitale, mentre la digitalizzazione riguarda documenti che nascono direttamente in formato digitale. Entrambi i processi migliorano l’efficienza nella gestione documentale e riducono l’uso della carta.

Dematerializzazione dei documenti: verso un ufficio digitale