La conservazione dei documenti fiscali: periodi e tempistiche

La ricevuta per l’acquisto di una nuova sedia per l’ufficio, la prima fattura emessa dell’anno o l’ultima dichiarazione dei redditi presentata: sono molti i documenti fiscali che ti accompagnano nella tua vita da libero professionista e i dubbi possono sorgere in ogni momento (soprattutto agli inizi).

Ti stai perciò chiedendo quali sono i tempi di conservazione dei documenti fiscali e quali dovresti tenere? Scopri le risposte a queste domande nel nostro articolo.

Perché è importante conservare correttamente i documenti fiscali e contabili?

Ci sono vari motivi per cui è indispensabile conservare i documenti fiscali e contabili. Tra questi rientrano:

1. Obblighi legali: per legge, quando si esercita un’attività vanno conservati documenti come fatture, ricevute, registri contabili e dichiarazioni fiscali per un certo numero di anni. Di solito, questo periodo va da un minimo di 5 anni a un massimo di 10.
2. Controlli fiscali: l’Agenzia delle Entrate potrebbe richiedere di esaminare i documenti contabili e fiscali durante alcune verifiche o in fase di controllo della dichiarazione dei redditi. Se si è sprovvisti di questi documenti si può andare incontro a sanzioni pecuniarie o ad altri problemi legali.
3. Trasparenza e tracciabilità: per gestire proficuamente un’attività, ordine e trasparenza sono elementi essenziali. Organizzando bene i tuoi documenti, avrai sempre tutto sotto controllo e potrai monitorare facilmente le spese, i ricavi e tutte le operazioni finanziarie.

Quali sono i documenti fiscali da conservare?

I documenti fiscali da conservare vengono regolati dall’articolo 2220 del Codice Civile. Si tratta in genere di:

• Fatture e ricevute: sia emesse che ricevute, perché servono a documentare le transazioni economiche.
• Registri contabili: come libri giornali, libri mastri e registri IVA.
• Dichiarazioni fiscali: comprese le dichiarazioni dei redditi e altre dichiarazioni obbligatorie.
• Documentazione bancaria: estratti conto e registri di transazioni.
• Contratti e documenti legali: relativi a operazioni economiche, contratti con fornitori, ecc.

Consiglio: conserva tutte le fatture e i documenti rilevanti anche per ottenere i rimborsi spese.

Qual è il periodo di conservazione dei documenti?

I tempi di conservazione dei documenti fiscali possono variare. Di seguito ti forniamo un riepilogo dei principali da rispettare:

• Fatture e ricevute: 10 anni
• Versamenti IVA: 10 anni
• Note spese: 10 anni
• Dichiarazione dei redditi: almeno 5 anni
• Bollette: 5 anni
• Scontrini: almeno per tutta la durata della garanzia, quindi 26 mesi. Se vengono presentati come documenti contabili durante la dichiarazione dei redditi, anche in questo caso vanno conservati per 10 anni.
• Contributi previdenziali autonomi e liberi professionisti: per sempre.

Come conservare i documenti fiscali

Nella conservazione dei documenti fiscali non giocano un ruolo solo le tempistiche, ma anche le modalità con cui ci si tutela in caso di controlli o richieste da parte del fisco. I documenti possono essere conservati in formato cartaceo o digitale. Ormai la conservazione elettronica sta prendendo sempre più piede, poiché offre diversi vantaggi come:

• Risparmio di spazio: con l’archiviazione digitale si occupa meno spazio fisico.
• Facilità di accesso: i documenti digitali possono essere facilmente cercati e consultati.
• Sicurezza: grazie a misure di sicurezza informatica come la crittografia è possibile proteggere i propri documenti in modo pratico e comodo.

Non va dimenticato che per la conservazione dei documenti fiscali vanno garantite l’integrità, la disponibilità e l’inalterabilità dei documenti; pertanto, si deve avere cura di rispettare questi principi anche nel caso della conservazione elettronica. 

Documenti fiscali da conservare: le e-mail

Potrà forse stupirti, ma anche le e-mail che ricoprono una rilevanza giuridica e commerciale vanno opportunamente conservate, come previsto dall’articolo 2214 del Codice Civile. Quindi è essenziale archiviare correttamente tutte le e-mail, aiutandoti magari con qualche software specializzato, in modo da garantire la loro sicurezza, integrità e immodificabilità. Il periodo di conservazione di questi documenti varia però a seconda della loro natura:

• E-mail con rilevanza fiscale e contabile: tra queste e-mail rientrano ad esempio quelle contenenti delle fatture, che vanno conservate per 10 anni.
• E-mail con valore giuridico: si tratta di e-mail con contratti, accordi o altri tipi di documenti legali. Anche queste vanno conservate per 10 anni.
• E-mail amministrative o commerciali: sono tutte quelle e-mail che riguardano le comunicazioni con i clienti, partner commerciali o fornitori. È sufficiente conservarle per 5 anni.

La conservazione dei documenti fiscali per l’Agenzia delle Entrate

Un punto da non sottovalutare è che tutti i documenti devono essere conservati in caso di controlli da parte dell’Agenzia delle Entrate. In questo caso si applica il periodo di conservazione massima di 10 anni. Devi pertanto assicurarti che questi documenti siano organizzati correttamente e facilmente accessibili, sia che scegli di conservarli in formato cartaceo o elettronico. Inoltre, come per una corretta archiviazione fisica hai bisogno di un buon sistema di organizzazione, allo stesso modo nel caso dell’archiviazione digitale dovrai procurarti un buon sistema di backup, così da scongiurare eventuali perdite di dati. 

In sintesi, la conservazione dei documenti fiscali è un aspetto essenziale della tua attività, che ti permetterà di districarti facilmente tra le varie pratiche amministrative e la contabilità del tuo lavoro, ma ti risparmierà anche problemi legali o con il fisco. 

FAQ

Quali sono i motivi principali per cui è importante conservare i documenti fiscali e contabili?
La conservazione dei documenti fiscali e contabili è essenziale per rispettare gli obblighi legali, per essere pronti in caso di controlli fiscali da parte dell’Agenzia delle Entrate, oltre che per garantire la trasparenza e la tracciabilità nella gestione dell’attività.

Quali documenti fiscali devono essere conservati e per quanto tempo?
I documenti fiscali da conservare includono fatture, ricevute, registri contabili, dichiarazioni fiscali, documentazione bancaria e contratti legali. In generale, la maggior parte di questi documenti deve essere conservata per 10 anni.

Come possono essere conservati i documenti fiscali?
I documenti fiscali possono essere conservati sia in formato cartaceo che digitale. La conservazione digitale offre vantaggi come il risparmio di spazio, la facilità di accesso e una maggiore sicurezza grazie a misure informatiche come la crittografia.

Qual è il periodo di conservazione per le e-mail rilevanti ai fini fiscali e commerciali?
Le e-mail con rilevanza fiscale e contabile, come quelle contenenti fatture, devono essere conservate per 10 anni. Le e-mail con valore giuridico, come contratti e accordi, devono anch’esse essere conservate per 10 anni. Le e-mail amministrative o commerciali devono essere conservate per 5 anni.

Cosa bisogna fare per garantire una corretta conservazione dei documenti fiscali in caso di controllo da parte dell’Agenzia delle Entrate?
È importante assicurarsi che tutti i documenti fiscali siano organizzati correttamente e facilmente accessibili, sia in formato cartaceo che digitale. È inoltre fondamentale utilizzare un buon sistema di backup per evitare la perdita di dati e garantire l’integrità, la disponibilità e l’inalterabilità dei documenti.