Votre première mission en tant qu’indépendant est un fait : il est temps de faire votre facture ! Les mentions sur votre facture sont soumises à une réglementation légale. Il s’agit en effet d’un document de preuve important. Pas uniquement pour l’administration TVA, mais aussi pour vous, si vous étiez confronté(e) à de mauvais payeurs. Nous vous expliquons ici à quelles exigences une facture doit satisfaire.
Pour qui et quand faut-il faire une facture ?
Rédiger une facture est toujours obligatoire lors de ventes à d’autres entrepreneurs. Pour une vente à des particuliers qui utilisent l’achat à des fins privées, il n’est pas nécessaire de faire une facture, sauf :
- dans le cas d’une vente à distance (p. ex. via une boutique en ligne) ;
- dans le cas d’une vente à tempérament ;
- pour des travaux dans une maison ou un appartement (bien immobilier) ;
- pour la livraison de matériaux de construction ;
- pour la vente de voitures dont la cylindrée est supérieure à 48 cm³ (aussi en cas de paiement comptant) ;
- pour la vente de remorques, avions, yachts et bateaux de plaisance ;
- pour des services de déménagement.
Dans quel délai légal devez-vous faire votre facture ?
Aucun délai légal n’est établi pour l’émission de votre facture. La législation stipule uniquement qu’« une facture doit être envoyée dans un délai raisonnable après la livraison du produit ou service. » Il existe toutefois un délai de prescription de 10 ans en matière de dettes. Une facture établie après 10 ans n’est donc plus valable.
Quelles mentions doivent figurer sur la facture ?
Ces mentions doivent se trouver sur toutes vos factures :
- Le terme « facture ».
- Le numéro de suite de votre facture. Les numéros se suivent et la numérotation est remise à zéro au début de chaque exercice. Une méthode courante consiste à commencer par l’année, par exemple 220001.
- Le nom de votre entreprise (tel qu’il apparaît à la BCE), éventuellement votre dénomination commerciale, l’adresse, le numéro d’entreprise et le numéro de TVA.
- Les nom, adresse et numéro de TVA de votre client.
- La date à laquelle vous établissez la facture (date de la facture) et la date de livraison des biens ou services.
- La date d’échéance de la facture ou votre délai de paiement. Faites toujours référence à vos conditions générales. C’est important si vous devez faire face à des mauvais payeurs.
- Une description de la livraison.
- Le prix unitaire et le nombre d’unités livrées.
- Le montant hors TVA.
- Le taux de TVA (0, 6, 12 ou 21 %). 0 % est aussi un taux de TVA !
- Le montant total TVA comprise.
- Éventuellement, la description légale en cas d’exonération de TVA (taux de 0 %).
La langue de la facture
Vous établissez votre facture dans la langue de la région dans laquelle votre entreprise est établie. Même si votre client parle une autre langue.
Un exemple : vous êtes un traducteur indépendant établi à Hasselt. Vous traduisez des sites Internet pour un client situé à Liège. Bien que votre client parle uniquement le français, vous devez rédiger votre facture en néerlandais.
Combien de temps devez-vous conserver des factures ?
Vous conservez les factures pendant 7 ans à des fins fiscales. Une version électronique suffit, mais assurez-vous d’avoir une sauvegarde !
Quel outil utilisez-vous pour créer une facture ?
De nombreux indépendants font leurs factures dans Excel. En utilisant une macro, une base de données et des formules, il est même possible d’effectuer des calculs automatiques. Sur le site de Microsoft Office, vous trouverez différents modèles.
Si vous n’êtes pas très à l’aise avec Excel, vous pouvez acquérir un logiciel de facturation. Comme Billit, Facturalia ou Teamleader. Exact, Yuki et Cashaca sont des logiciels qui permettent de faire des factures et de tenir sa comptabilité. Tout comme Accountable, bien entendu. 😉
Faire des factures gratuitement et facilement
Vous n’êtes pas fan d’Excel et préférez ne pas dépenser d’argent pour un logiciel ou une app de comptabilité ? Notre site Internet vous permet de créer facilement des factures. Gratuitement, et sans devoir vous enregistrer. Dans la version gratuite de notre app, vous pouvez également créer des factures : la reconnaissance automatique du client et les mentions légales sont comprises.
En savoir plus sur la facturation ?
Lisez cet article sur les règles de facturation pour les indépendants.
