Vous encaissez souvent des petits montants, voire beaucoup de liquide ? Dans ce cas, mieux vaut tenir un livre de caisse et/ou un livre de recettes pour une administration financière précise. Mais quelle est la différence entre les deux ? Comment remplir correctement ces livres ? Et comment traiter ces données dans votre comptabilité ? Voici tout ce qu’il faut savoir sur le livre de caisse et le livre de recettes.
Les différences entre un livre de caisse et un livre de recettes journalières
La principale différence entre un livre de caisse et un livre de recettes réside dans le type de transactions qu’on y consigne.
Un livre de recettes comporte toutes les entrées d’argent sans facture, quel que soit le mode de paiement.
Dans un livre de caisse, vous notez les entrées et les sorties d’argent, mais uniquement pour les transactions en espèces – y compris les paiements en espèces d’une facture.
Livre de recettes : que faut-il savoir ?
Le but d’un livre de recettes est de consigner tous les encaissements quotidiens sans facture. C’est important pour les indépendants et les sociétés qui ont de nombreuses transactions directes avec leurs clients. En tant que coiffeur, esthéticienne ou commerçant, par exemple, vous recevez des paiements via différentes méthodes de paiement. Le livre de recettes vous permet de garder une vue d’ensemble.
De plus, le livre de recettes facilite le traitement de vos revenus dans votre comptabilité.
Qui doit remplir un livre de recettes ?
La tenue d’un livre de recettes est obligatoire dans tout secteur où il n’est pas courant de créer une facture pour chaque service ou vente. Mais il y a quelques exceptions.
Voici les cas dans lesquels vous n’êtes pas obligé de tenir un livre de recettes :
🧾 Vous fournissez toujours une facture.
🧑🍳 Vous utilisez un SCE (système de caisse enregistreuse), appelée aussi ‘caisse blanche’.
🧮 Vous travaillez via le régime forfaitaire de TVA (ce régime sera aboli en 2028).
💡Astuce Accountable : Même les entreprises qui relèvent du régime de franchise de la TVA pour les petites entreprises sont obligées de tenir un livre de recettes.
Quelles sont les obligations pour un livre de recettes ?
Vous devez tenir un livre de recettes ? Respectez les règles ci-dessous. Voici comment remplir un livre de recettes :
- Remplissez le livre quotidiennement, même lorsqu’il n’y a pas de revenus.
- Notez le montant total par jour.
- Insérez les ventes de plus de 250 € sur une ligne séparée.
- Séparez les inscriptions selon le taux de TVA appliqué.
- Écrivez avec un outil indélébile (pas au crayon).
- Appliquez les corrections séparément sans effacer/barrer l’inscription originale.
- Assurez-vous que les pages soient numérotées.
- Numérotez également toutes les inscriptions.
- Mentionnez votre numéro de TVA sur chaque page.
- Faites le total mensuel et clôturez le mois.
En outre, il est important de suivre les directives suivantes :
- Assurez-vous de pouvoir prouver toutes les recettes via des tickets de caisse, des bons de vente ou un agenda de rendez-vous.
- Utilisez un livre séparé par siège/filiale.
- Conservez un livre de centralisation au siège.
💡 Astuce Accountable : Vous trouverez des livres de recettes dans la plupart des papeteries. Vous préférez le tenir en format digital ? Il vous faudra alors un programme de comptabilité spécial.
Livre de caisse : que faut-il savoir ?
Un livre de caisse enregistre toutes les transactions en espèces. A chaque fois que de l’argent entre ou sort de la caisse, vous devez le noter. Comme dans les situations suivantes :
- Vos clients paient en espèces.
- Vous payez un fournisseur en espèces.
- Vous utilisez de l’argent de la caisse à des fins personnelles.
- Vous ajoutez de l’argent personnel dans la caisse.
- Vous déposez de l’argent de la caisse sur un compte bancaire.
- Vous retirez de l’argent d’un compte bancaire pour la caisse.
Avec un livre de caisse, vous suivez ces flux de trésorerie avec précision. C’est important pour votre contrôle interne, mais aussi pour obtenir un aperçu clair de vos revenus et dépenses totaux.
Qui doit tenir un livre de caisse ?
La tenue d’un livre de caisse est obligatoire pour les entrepreneurs qui travaillent régulièrement avec du liquide. Vous ne recevez ou effectuez qu’occasionnellement des paiements en espèces ? Dans ce cas, pas besoin de tenir de livre de caisse.
Comment remplir les recettes et les dépenses dans le livre de caisse ?
Dans un livre de caisse, chaque recette ou dépense est consignée sur une ligne différente. Mais vous pouvez regrouper plusieurs petites recettes et les noter comme recettes journalières.
Sur chaque ligne, vous indiquez les informations suivantes : la date, une description, le montant des recettes ou des dépenses et le solde actuel.
Tout comme un livre de recettes journalières, votre livre de caisse doit être clairement rempli sans modifications. Là aussi, mieux vaut acheter un exemplaire préimprimé dans une papeterie ou utiliser un logiciel spécialisé, comme Scrada.
Traitement du livre de caisse et du livre de recettes dans votre comptabilité
Si vous avez un statut de personne physique, vous avez droit à une comptabilité simplifiée. Dans ce cas, il n’est pas nécessaire de traiter votre livre de caisse via un programme de comptabilité. Vous devez simplement conserver le livre de caisse et être en mesure de le présenter.
Dans le cadre d’une comptabilité en partie double, vous devez associer votre livre de caisse aux achats ou ventes. Cela signifie que dans votre logiciel de comptabilité, vous devez établir des liens entre les différents types de livres, comme ceux des achats, des ventes, des finances et de l’inventaire.
Quant aux revenus que vous consignez dans un livre de recettes, vous devez les communiquer à votre comptable ou les traiter vous-même dans votre comptabilité.
Traitement du livre de recettes dans Accountable
Dans l’application Accountable, rendez-vous dans la section revenus et sélectionnez ‘ajouter un autre revenu‘ pour saisir votre total de vente. Enregistrez uniquement les ventes particulières de moins de 250 € comme un ‘revenu sans facture’. Pour les ventes internationales et celles de plus de 250 €, mieux vaut créer une facture.
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