Listing clients : de quoi s’agit-il et quand le soumettre ?

En tant qu'indépendant belge, vous devez introduire un listing de vos clients chaque année, au mois de mars. Découvrez dans cet article si cette obligation s'applique à vous, ce que vous devez mentionner sur la liste et comment la soumettre correctement.

Qui doit soumettre un listing de clients ?

• Toutes les entreprises assujetties à la TVA : qu'il s'agisse d'une activité principale ou complémentaire, que vous soyez indépendant personne physique ou en société.
• Les petites entreprises exonérées de la TVA (chiffre d'affaires annuel maximum de 25.000 €).

Les entreprises non assujetties à la TVA, qui sont exonérées de la TVA en raison de la nature de leur activité, ne doivent pas soumettre de listing clients. Et si elles ont une activité supplémentaire qui elle, est soumise à la TVA ? Dans ce cas, elles ne doivent soumettre de listing de clients que pour cette partie de l'activité. 

⚠️ Attention à ne pas confondre les termes suivants :

• Une entreprise exonérée de TVA (franchise TVA pour les petites entreprises) doit soumettre un listing clients.
• Une entreprise non assujettie à la TVA ne doit pas le faire.

Listing « néant » : que se passe-t-il si mon listing clients est vide ?

Vos clients sont principalement des particuliers, ou vous facturez surtout des petits montants ? Dans ce cas, il y a de fortes chances que votre listing de clients reste vide. Faut-il soumettre ce listing "néant" ? Cela dépend du type d'entreprise :

• Vous êtes une entreprise assujettie à la TVA ? Dans ce cas, vous devez toujours soumettre votre listing clients, y compris la liste "néant", avant le 30 mars de chaque année.
• Vous êtes une entreprise exonérée de la TVA ? Vous ne devez remettre votre listing de clients que si elle contient au moins un client. Si vous êtes sous le régime de franchise TVA pour les petites entreprises, vous ne devez donc pas déposer de liste "néant".

Quels clients mentionner dans le listing clients ? 

Dans le listing TVA ou listing clients, vous mentionnez :

• Tous les clients (entreprises) belges auxquels vous avez facturé plus de 250 € (hors TVA) au cours de l'année écoulée.
• Tant les entreprises assujetties à la TVA que les entreprises exemptées de la TVA (petites entreprises dont le chiffre d'affaires n'excède pas 25.000 € par an). 

Les clients suivants ne doivent pas figurer sur le listing clients : 

• Les particuliers
• Les entreprises auxquelles vous avez facturé moins de 250 € (hors TVA)
• Les entreprises qui ne sont pas soumises à la TVA en raison de la nature de leur profession : médecins, dentistes...
• Entreprises étrangères

Comment déposer son listing de clients ? 

Il y a deux moyens de rédiger et déposer son listing de clients.

Option 1 : via un logiciel de comptabilité

Etape 1 : Exportez votre listing clients de votre logiciel de comptabilité

Si vous avez Accountable, voici comment procéder :

• Allez dans l'onglet 'Taxes' et choisissez '2024' (si vous voulez soumettre votre listing de clients 2024 avant le 31/03/2025).
• Allez dans 'liste de clients' et contrôlez votre listing.
• Envoyez-vous le listing par e-mail.

Etape 2 : Enregistrez-vous sur Intervat

Si vous êtes indépendant personne physique, identifiez-vous avec votre nom. Si vous êtes une société, donnez le nom de la société.

Etape 3 : Téléchargez votre listing clients

• Téléchargez le listing clients (fichier XML) que vous venez de vous envoyer par e-mail.
• Téléchargez-le dans Intervat.

Etape 4 : Validez le dépôt du listing

• Après avoir téléchargé le listing, vous devez encore valider les donnéées.
• Signez le listing et confirmez l'envoi.

Etape 5 : Vérifiez si le listing TVA a bien été enregistré

Retournez au dashboard d'Intervat et vérifiez si votre listing clients se trouve bien parmi vos déclarations déposées.

Option 2 : vous n'avez pas de logiciel de comptabilité

Etape 1 : prenez la liste des clients avec qui vous avez collaboré l'année dernière

Sélectionnez les clients suivants :

• Entreprises auxquelles vous avez facturé au moins 250 € (hors TVA)
• Entreprises belges
• Entreprises assujetties à la TVA ou petites entreprises exemptées de la TVA en raison d'un revenu annuel inférieur à 25.000 €.

Etape 2 : Enregistrez-vous sur Intervat.

Si vous êtes indépendant personne physique, identifiez-vous avec votre nom. Si vous êtes une société, donnez le nom de la société.

Etape 3 : Téléchargez votre listing de clients

Vous verrez deux options dans Intervat :

• Option 1 : Vous établissez vous-même votre listing dans Excel et le téléchargez dans Intervat.
• Option 2 : Vous encodez le listing de vos clients directement dans Intervat.

Etape 4 : Validez le dépôt du listing

• Après avoir téléchargé le listing, vous devez encore valider les donnéées.
• Signez le listing et confirmez l'envoi.

Etape 5 : Vérifiez si le listing TVA a bien été enregistré

Retournez au dashboard d'Intervat et vérifiez si votre listing de clients se trouve bien parmi vos déclarations déposées.

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Si toutes vos factures de vente se trouvent dans Accountable, l'application peut établir votre listing de clients pour vous. De plus, Accountable vous rappelle la deadline du dépôt et vous donne des instructions pour soumettre le listing à Intervat. Simple, non ?

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Hassan Ayed

Hassan a cofondé Accountable avec Nicolas et Alexis. Il est Expert-Comptable et Conseiller Fiscal chez Catalyst.