L’indemnité kilométrique pour les indépendants

Que vous soyez un indépendant à titre complémentaire ou le dirigeant de votre société, vous devez vous déplacer régulièrement. Mais qui paie ces kilomètres ? Votre employeur ? Votre société ? Votre client ? Malheureusement, ce n’est pas une question simple. Dans cet article, nous offrons une réponse aussi claire que possible pour chaque statut.

1. Combien s’élève l’indemnité kilométrique ?
2. Indépendant à titre principal
3. Indépendant à titre complémentaire
4. Dirigeant d’entreprise dans une société
5. Facturer l’indemnité kilométrique aux clients
6. Traitement comptable

Quel est le montant de l’indemnité kilométrique ?

Mais d’abord, une brève explication sur l’indemnité kilométrique. Dans certaines situations, un forfait de 0,15 € par kilomètre est applicable. Dans d’autres cas, il existe une indemnité kilométrique forfaitaire qui est indexée annuellement ou trimestriellement. (Les entreprises doivent choisir entre suivre l’indexation annuelle ou trimestrielle.)

Pour la période du 1er juillet 2023 au 30 juin 2024, l‘indemnité kilométrique forfaitaire maximale est de 0,428 € par kilomètre. Les mises à jour annuelles et trimestrielles peuvent être consultées auprès du Moniteur Belge.

Si l’indemnité kilométrique que vous recevez ne dépasse pas le maximum, ce montant est considéré comme un remboursement non imposable de frais propres, sur lequel vous n’avez également à payer aucune cotisation de sécurité sociale.

Indépendant à titre principal avec une entreprise individuelle

En tant qu’indépendant avec une entreprise individuelle, vous devez prendre en compte trois types de déplacements pour l’indemnité kilométrique : les déplacements privés, les déplacements entre votre domicile et votre lieu de travail fixe, et les déplacements professionnels.

• Les déplacements privés englobent tous les déplacements qui ne sont pas liés à votre activité d’indépendant. Pour ces déplacements, vous ne pouvez pas facturer d’indemnité kilométrique.
• Les déplacements entre votre domicile et le lieu de travail fixe ne sont pas non plus considérés comme purement professionnels. Un lieu de travail fixe est un endroit où vous travaillez au moins 40 jours par an. Cela peut être votre propre bureau ou celui d’un client régulier. Vous ne pouvez pas déduire ces déplacements comme frais d’indépendant. De plus, vous ne pouvez facturer pour ces frais de transport qu’un forfait de 0,15 € par kilomètre.
• Les déplacements purement professionnels sont directement liés à votre activité professionnelle en tant qu’indépendant. Ils sont fiscalement plus intéressants car vous pouvez prendre en compte les coûts réels au lieu d’une indemnité kilométrique forfaitaire. De plus, vous pouvez également facturer les frais de déplacement aux clients.

Cependant, calculer les coûts réels n’est pas si simple. Les coûts liés à votre voiture, tels que le carburant et les assurances, sont déduits en fonction de l’utilisation professionnelle et des émissions de CO2.

Lorsque vous utilisez votre voiture pour des déplacements professionnels seulement à hauteur de 50%, seuls 50% de vos coûts sont considérés comme des frais professionnels. Ce pourcentage diminue davantage en fonction des émissions de CO2 de votre voiture.

Les voitures électriques n’ayant pas d’émissions, vous pouvez déduire intégralement les coûts réels pour l’utilisation professionnelle. Pour les voitures de société à moteur à combustion, tenez compte de cette formule :

120% – (0,5 % x coefficient de carburant x émission de CO2)

Coefficient de carburant :

Diesel	1
Essence	0,95
Hybride	0,95
GNC	0,9

Vous êtes toutefois libre de facturer une indemnité kilométrique à votre client. Nous y reviendrons plus tard.

Indemnités kilométriques en tant qu’indépendant à titre complémentaire

En tant qu’indépendant à titre complémentaire, vous devez également distinguer l’utilisation à des fins privées, les déplacements domicile-travail et ceux liés à votre activité complémentaire. Il est important de pouvoir démontrer, via un registre kilométrique, combien de kilomètres vous avez parcourus pour votre activité complémentaire.

En tant qu’indépendant à titre complémentaire, cela devient encore plus compliqué car il existe une différence entre les déplacements effectués avec votre voiture personnelle et ceux avec une voiture de société.

Les déplacements privés avec votre voiture personnelle sont les plus simples. Il est assez logique que vous ne receviez aucune indemnité pour ceux-ci. Pour les déplacements privés avec une voiture de société, vous ne recevez également aucune indemnité kilométrique. Au contraire, cela est considéré comme un « avantage de toute nature » et est donc imposable.

Maintenant, cela se complique. Utilisez-vous votre voiture personnelle pour aller au travail ? Alors vous ne recevez pas d’indemnité kilométrique (bien qu’il y ait quelques exceptions). La même chose s’applique aux déplacements domicile-travail avec votre voiture de société. Mais, si vous utilisez la voiture de votre activité complémentaire pour aller au travail, vous pouvez facturer une indemnité forfaitaire de 0,15 € par kilomètre pour les trajets domicile-travail.

Si vous effectuez d’autres déplacements pour votre employeur principal avec votre voiture, vous avez droit à une indemnité kilométrique de votre employeur. Cela ne peut pas dépasser le montant forfaitaire déterminé chaque trimestre (ou année). Et si vous parcourez plus de 24.000 km par an, vous aurez besoin de preuves supplémentaires pour ces nombreux kilomètres.

Pour les déplacements liés à votre activité complémentaire, nous revenons à la réglementation applicable aux indépendants à titre principal. Vous prenez en compte les coûts réels, mais vous ne pouvez déduire que le pourcentage relatif à votre activité complémentaire.

💡Conseil Accountable : Si vous recevez un budget mobilité en tant qu’employé, votre employeur n’est plus obligé de participer aux coûts de vos déplacements domicile-travail.

Indemnité kilométrique en tant que dirigeant d’entreprise dans une société

En tant que dirigeant d’une société, vous pouvez uniquement obtenir une indemnité kilométrique pour les déplacements effectués avec votre propre voiture. Étant donné que votre société prend déjà en charge les coûts d’une voiture de société, vous ne pouvez pas obtenir d’autres indemnités kilométriques pour les déplacements.

Pour les déplacements avec votre propre voiture, il existe une différence entre les trajets domicile-travail et les autres déplacements professionnels.

Pour les déplacements vers votre lieu de travail fixe, vous pouvez facturer une indemnité forfaitaire domicile-travail de 0,15 € par kilomètre. Pour les autres déplacements professionnels, l’indemnité kilométrique maximale s’applique sur une base annuelle ou trimestrielle. Si rien n’est prévu, vous pouvez choisir entre l’indexation annuelle ou trimestrielle, à condition de ne pas dépasser les montants maximaux. Vous devez cependant vous en tenir à votre choix jusqu’à la prochaine indexation annuelle.

Si vous souhaitez vous attribuer une indemnité kilométrique plus élevée, vous devez être en mesure de prouver ce coût moyen plus élevé par kilomètre.

Facturer l’indemnité kilométrique aux clients

En tant qu’indépendant ou dirigeant d’entreprise, vous êtes libre de facturer une indemnité kilométrique à vos clients. Il n’existe pas de règles spécifiques concernant ces frais de déplacement sur votre facture. Vous devez y appliquer la TVA et payer des impôts dessus, tout comme sur vos autres revenus.

Traitement des indemnités kilométriques dans votre comptabilité

Une indemnité kilométrique reçue d’un employeur n’est pas imposable et est exempte de cotisations de sécurité sociale.

Le forfait de 0,15 € par kilomètre pour les trajets domicile-travail doit cependant être inclus dans votre comptabilité.

Les indemnités kilométriques que vous facturez à vos clients doivent figurer sur vos factures. Elles doivent donc également être traitées dans votre comptabilité.

Si vous avez des questions, n’hésitez pas à contacter nos coaches fiscaux pour obtenir une réponse personnalisée à votre question en tant qu’indépendant.