Quels frais sont déductibles pour les indépendants en Belgique ?

Si vous lancez votre activité en tant qu’indépendant, vous allez souvent entendre que vous devez conserver des preuves de paiement de vos frais. En effet, ces frais sont déductibles et grace à cela, vous payez moins d’impôts. Mais en quoi consistent ces frais professionnels déductibles et à quoi faut-il faire attention ? Voici les réponses à vos questions. 

1. Les frais professionnels, c’est quoi ?
2. Frais déductibles
3. Frais non-déductibles
4. Frais déductibles pour les indépendants en télétravail
5. Amortissements
6. Frais forfaitaires
7. TVA
8. Faut-il faire un maximum de frais professionnels ?
9. Traitement des frais professionnels dans ta comptabilité
   

Les frais professionnels, c’est quoi ?

Pour faire simple : toutes les dépenses réalisées dans le cadre de votre activité indépendante sont des frais professionnels. Vous avez besoin d’un bureau, de fournitures et d’un ordinateur pour travailler, ainsi que d’électricité et de chauffage pour votre bureau. Vous assistez à des événements de networking, suivez des formations et bien entendu, vous buvez et vous mangez.

Toutefois, tout ne peut pas être qualifié de frais professionnels. Votre achat doit satisfaire aux conditions suivantes : 

• les dépenses sont liées à votre travail et nécessaires pour réaliser du chiffre d’affaires ; 
• vous déclarez les frais l’année où vous les avez faits ; 
• vous avez une preuve (facture, ticket de caisse) de votre dépense. 

💡Astuce Accountable : vous pouvez déclarer des frais professionnels effectués jusqu’à 3 mois avant le début de votre activité. Vous vous lancez bientôt en tant qu’indépendant à titre principal ou complémentaire ? Conservez déjà toutes les preuves de vos achats et de vos investissements. 

Quels frais professionnels pouvez-vous déclarer ? 

Certains frais professionnels, comme les factures de votre comptable et les cotisations de sécurité sociale, peuvent être déduits à 100 %.

D’autres frais professionnels et mixtes ne peuvent être déduits que partiellement. Quelques exemples de frais partiellement déductibles :  

• frais de restaurant (max. 69%) 
• cadeaux clients (50-100 %, en fonction de la valeur d’achat)
• gaz et électricité (max. 15 % en télétravail, 100 % pour un espace bureau séparé)
• frais de voiture (en fonction des émissions de CO2 de votre voiture)
• internet et téléphonie (max. 75 % en télétravail, 100 % pour un espace bureau séparé)
• …

💡Astuce Accountable : Accountable a développé un outil pratique pour vous. Vous pouvez y consulter le pourcentage que vous pouvez déduire pour tous les types de dépenses professionnelles. N’hésitez pas à l’essayer ! 

Certains frais ne sont jamais déductibles

Vous ne pouvez pas déduire tous vos frais professionnels à 100 %, et certains frais ne sont jamais déductibles, même si ils sont liés à votre activité professionnelle. Voici quelques exemples : 

• Trop vite sur la route en allant chez un client ? Dommage, mais hélas : les amendes de circulation appartiennent à la catégorie des « frais non déductibles ».
• Vous avez besoin d’un tailleur pour vos rendez-vous professionnels ? D’une veste de pluie pour les promenades de chiens que vous faites en tant que garde d’animaux ? Malheureusement, les vêtements ne sont pas déductibles fiscalement.
  Les vêtements professionnels font exception : les chaussures de sécurité dont vous avez besoin pour votre travail ou la veste sur laquelle vous avez apposé votre logo sont déductibles. 
• Vous avez souscrit une assurance hospitalisation ? Cette assurance est également considérée comme une dépense privée et n’entre pas dans la catégorie des « frais professionnels ». Cliquez ici pour découvrir les assurances que vous pouvez déduire. 

Quels frais pouvez-vous déduire si vous travaillez depuis votre domicile ? 

Vous êtes indépendant(e) en personne physique ? Alors vous travaillez probablement (en partie) de votre domicile. Dans ce cas, vous pouvez déduire les frais liés à ce bureau à domicile en tant que frais professionnels. Pensez aux coûts fixes pour l’électricité, le gaz et l’eau, mais aussi au matériel de bureau et vos différentes assurances. 

💡En savoir plus sur les frais professionnels liés au télétravail en tant qu’indépendant.

Quelle est la différence entre frais et amortissements ? 

Vous pouvez déduire le montant total d’une dépense professionnelle en une seule fois ou répartir le coût d’achat sur plusieurs années. Dans ce dernier cas, on parle d’un amortissement. Le choix d’amortir un investissement est réglementé. 

💡En savoir plus sur l’amortissement des frais.

Déclarer les frais professionnels réels ou forfaitaires ?

Vous pouvez aussi déclarer des frais professionnels forfaitaires au lieu de déclarer – preuve à l’appui – vos frais réels. Vous n’aurez alors plus besoin de conserver tous les reçus et factures et vous vous épargnerez beaucoup d’administration. Toutefois, le forfait est limité. Et en général, vos frais en tant qu’indépendant à titre principal sont supérieurs au montant forfaitaire. 

💡 En savoir plus sur les frais professionnels réels et forfaitaires

Pouvez-vous toujours déduire la TVA ? 

La TVA que vous facturez à vos clients et que vous reversez à l’administration de la TVA ne fait pas partie de vos frais professionnels. Tout comme la TVA que vous payez sur vos achats, d’ailleurs.

Cependant, le fait de facturer et de payer la TVA vous donne certains avantages. Vous pouvez récupérer la TVA que vous payez sur un achat, ce qui réduit le prix de cet ordinateur ou de ce smartphone. Lisez-en plus ici sur la déductibilité de la TVA. 

Plus de frais = moins d’impôts

Si votre activité fonctionne bien, vous gagnez pas mal d’argent au cours d’une année grâce aux services ou aux produits que vous vendez. La somme de tous ces revenus constitue votre chiffre d’affaires. Si vous déduisez tous les frais que vous avez engagés pour faire fonctionner votre entreprise, vous obtenez ce qu’on appelle votre bénéfice imposable. L’administration fiscale utilise ce montant pour déterminer le montant de l’impôt à payer.  

Plus votre bénéfice est faible, moins vous payez d’impôt. Ou, autrement dit, plus vos frais sont importants, moins vous payez d’impôts. 

💡Lisez-en plus ici sur l’impôt progressif pour les indépendants en Belgique

Faut-il faire un maximum de frais professionnels ?

Faire des frais professionnels, c’est bien, dépenser pour dépenser n’a aucun sens. En effet, vous ne pouvez pas déduire 100 % de chaque dépense de votre chiffre d’affaires (c’est ce qu’on appelle la déductibilité ou déduction fiscale).

Si vous dépensez 500 €, vous ne pouvez généralement pas déduire la totalité de ce montant de votre chiffre d’affaires. En outre, votre avantage fiscal réel ne dépasse pas 50 %. Et même si vos 500 € sont entièrement déductibles, vous n’économiserez que 250 € sur vos impôts. Une (grande) partie de ces 500 € constitue donc une dépense pure : alors mieux vaut ne pas faire de frais inutiles. 

Par ailleurs, il existe des règles à respecter pour introduire vos frais en tant qu’indépendant(e). La plus importante ? Vous devez pouvoir prouver que votre dépense est liée à votre activité et donc qu’elle contribue à son développement.

Demandez des factures

Si votre dépense est conforme, vous pouvez généralement déduire (une partie de) la TVA, si vous êtes assujetti à la TVA. Pour cela, vous avez besoin d’une facture TVA. Cela signifie que : 

• pour les commandes en ligne, vous devrez peut-être créer un compte professionnel afin de recevoir une facture TVA ; 
• vous allez souvent répéter la phrase « Puis-je avoire une facture » ? à la caisse des magasins (même s’il y a une longue file d’attente derrière vous). 

💡Astuce Accountable : écrivez vos données de facturation sur un bout de papier ou mentionnez-les sur votre carte de visite et veillez à toujours en avoir sur vous. Une fois que vous êtes dans le système d’un magasin, obtenir une facture est rapide pour vos prochains achats professionnels. 

Pensez à garder toutes vos preuves d’achat

Vous devez être en mesure de présenter des preuves de vos achats professionnels. Cela peut se faire au moyen d’une facture TVA, mais un reçu ou ticket de caisse peut également faire l’affaire. Mais attention, un ticket ou un reçu ne vous permet pas de déduire la TVA.

Accountable vous permet de facilement scanner tous les reçus, tickets et factures. De plus, l’application calcule automatiquement le pourcentage correct de déductibilité de vos frais. Simple, non ?  

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FAQ : Questions fréquentes sur les frais déductibles

Vous voulez en savoir plus sur les frais déductibles ? Consultez la page Fraispro afin de n’oublier aucun frais professionnel !