Guide complet de vos frais professionnels

Si vous voulez une fois pour toutes savoir ce que vous pouvez considérer comme frais professionnels et comment les faire valoir, alors… Vous êtes au bon endroit !

Spoiler: Nous vous avons concocté un Google des frais professionnels : de quoi trancher une fois pour toutes… ou revenir, aussi souvent que vous le voudrez, à notre liste de frais plus ou moins déductibles. Bref, voici de quoi faire des frais la conscience en paix !

Plus de frais, moins d’impôts 

Le principe est simple : en Belgique, vous êtes imposé sur ce que vous gagnez. En d’autres termes, vous payez plus ou moins d’impôts selon que vous gagnez plus ou moins d’argent.

Avec une nuance importante : l’administration fiscale prend en compte le fait que vous investissez une partie de vos gains dans votre activité professionnelle, pour que celle-ci continue à se développer. Elle vous taxera donc sur ce que vous gagnez, moins les frais que vous engagez pour votre affaire. Conclusion : plus vous faites de frais déductibles, plus votre revenu net diminue et moins vous payez d’impôts.

Faire des frais, c’est bien. Les faire en connaissance de cause, c’est mieux. Car n’est pas considéré comme frais professionnel qui veut…

Les frais et leurs faux amis 😱

Vous reconnaissez un frais professionnel, un vrai, à ces quatre caractéristiques :

1. Il est lié directement à votre activité d’indépendant 
2. Il doit aider à la croissance de cette même activité 
3. La dépense doit être engagée l’année où vous la déduisez de votre base taxable
4. Il doit être prouvé, par des factures, tickets, souches TVA 

Certains frais se reconnaissent de loin. Ainsi, l’achat de cette toge d’avocat, ou de ces chaussures de chantier, autant d’objets que vous n’utiliseriez jamais dans la vie civile : ce sont des frais. Ces cotisations sociales, que vous n’auriez pas à verser si vous n’étiez pas indépendant(e) : ce sont des frais. Ils sont déductibles à 100%, TVA comprise.

D’autres frais sont déductibles en partie seulement : un restaurant est déductible à 69% (htva).

Enfin, certains frais sont déductibles au prorata de votre usage professionnel : beaucoup d’indépendants utilisent par exemple un même ordinateur pour leur vie privée et pour leur activité professionnelle. Dans ce cas vous déduisez fiscalement une partie seulement de votre ordinateur, selon l’usage professionnel que vous en avez.

Les pièges classiques des frais professionnels 🎢

Les frais doivent être liés à votre activité professionnelle : si le contrôleur fiscal voit une souche TVA pour un dîner au restaurant le soir de la saint Valentin, il risque de devenir soupçonneux. Les souches TVA que vos copains vous donnent après une sortie au restaurant, n’y pensez même pas. Une sortie au restaurant en week-end paraîtra aussi louche au contrôleur. De même, une toge d’avocat ou des chaussures de chantier sont des frais professionnels tout à fait dignes de ce nom. Il en va pas de même pour tous ces vêtements que vous utilisez aussi dans la vie privée. Ne succombez pas à ces tentations connues de tous et, surtout, des contrôleurs.

Opter pour les frais forfaitaires : est-ce le bon choix pour vous ? 🤔

Depuis 2018, la donne a changé pour les indépendants en Belgique : tous les indépendants en personne physique peuvent choisir d’opter pour des frais forfaitaires, plutôt que des frais réels. En pratique, cela veut dire que vous ne vous cassez plus la tête à conserver au fond de votre portefeuille des tickets de toutes sortes. Vous déduisez simplement 30% de vos revenus (plafonnés à 4880 euros), hors achat de matériel et cotisations sociales. Autrement dit, l’achat de matériel, vos cotisations sociales et 4880 euros maximum peuvent être déduits de votre base taxable.

 C’est pour vous si…

–   Vous êtes indépendant complémentaire et pouvez justifier très peu de frais

–   Vous êtes indépendant avec très peu de frais – soit pas plus de 30% de vos revenus (hors cotisations sociales et achat de matériel).

Entre d’autres mots, dans la majorité des cas, les frais réels sont plus avantageux que les frais forfaitaires. Évidemment, ceci vaut uniquement si vous êtes capable de converser les preuves de vos achats.

Notez que si vous ne déclarez pas de frais réels dans votre déclaration d’impôts, le fisc déduira automatiquement des frais forfaitaires.

En cas de doute, voyez avec votre comptable – ou Accountable – ce qui colle le mieux à votre activité et à votre façon de vivre.

Avec Accountable, chaque fois que vous scannez un reçu, vous recevez une recommandation fiscale : une de nos façons de vous aider à optimiser vos impôts !