Quand un client ne paie pas sa facture, ça peut avoir un impact énorme sur votre entreprise et vos finances. Bon nombre d’indépendants se retrouvent avec des factures impayées. Alors autant bien connaître les solutions qui se présentent à vous dans cette situation. Les rappels de paiement, par exemple, doivent suivre des règles spécifiques.
Nous vous dévoilons tout l’attirail pour faire face aux factures impayées.
Le « petit rappel » pour éviter les oublis
Une facture est vite oubliée. Dans les entreprises, il y a généralement une personne chargée de traiter les factures entrantes. Mais dans une toute petite structure ou chez un particulier, une facture PDF envoyé par e-mail est vite perdue de vue.
Voilà pourquoi beaucoup d’entreprises envoient un e-mail ou SMS juste avant la date de paiement pour rappeler à leur client qu’il est bientôt l’heure de payer leur facture. N’oubliez pas qu’ici, il s’agit d’un simple rappel. Alors communiquez clairement à votre client qu’il n’est pas encore en retard, mais que c’est un rappel ‘au cas où’.
Le premier rappel
La date d’échéance est passée ? Le premier rappel officiel n’entraîne pas de frais supplémentaires et son envoi est gratuit. D’ailleurs, nous vous conseillons de l’envoyer par e-mail pour limiter les coûts.
Ce premier rappel doit reprendre clairement toutes les informations de la facture. Votre client bénéficiera alors d’un nouveau délai de paiement de 14 jours, à compter du lendemain de l’envoi du premier rappel. Si vous l’envoyez par courrier, comptez 3 jours de plus.
💡Astuce Accountable : La date d’échéance est passée et votre facture n’a toujours pas été réglée ? Avec Accountable, vous pouvez automatiser l’envoi des rappels de paiement.
Passez un coup de fil
Votre client ne réagit pas au premier rappel ? Essayez de lui téléphoner. Il est possible qu’il ait des soucis financiers ou qu’il ne soit pas totalement satisfait du travail fourni.
Bien sûr, votre client devrait spontanément réagir en cas de problème, avant même la clôture du projet et l’envoi de la facture. Mais certains clients remettent toujours à plus tard. Un coup de fil est parfois le moyen le plus rapide de comprendre ce qui se passe et de trouver une solution ensemble.
Le rappel avec majoration
Le délai de paiement supplémentaire est passé et l’appel n’a rien donné ? Vous êtes désormais en droit de facturer une majoration. En plus d’attendre votre argent depuis longtemps, vous consacrez beaucoup de temps au suivi des factures impayées. Et le temps, c’est de l’argent !
Vous pouvez facturer une indemnité forfaitaire en plus d’intérêts sur le montant dû. Ces frais et leur calcul dépendent de plusieurs facteurs et doivent avant tout figurer dans vos Conditions générales de vente. Mieux vaut donc y réfléchir à l’avance et vous faire conseiller par un spécialiste. Vous pourrez vous y référer en cas de besoin.
Vous n’avez pas de Conditions générales de vente ou celles-ci ne mentionnent rien sur les impayés ? Dans ce cas, vous ne pourrez pas facturer d’indemnité forfaitaire. Heureusement, la loi prévoit tout de même un taux d’intérêt légal.
Recouvrement à l’amiable par une agence de recouvrement
Tous vos efforts ont été vains ? Le moment est venu de passer le relais.
Les agences de recouvrement sont spécialisées dans ce type de dossiers. Elles contactent vos client de manière professionnelle et se renseignent sur sa situation. Si votre client n’a pas osé vous faire part de son éventuelle insatisfaction, c’est souvent à ce moment-ci qu’il se confiera.
L’agence de recouvrement s’avèrera également un bon partenaire s’il a des problèmes financiers. En effet, en tant que partie externe neutre, elle dispose d’outils adaptés. Après vous avoir consulté, elle pourra proposer un plan de paiement et le suivre de près afin d’éviter tout retard et vous aider à récupérer enfin votre argent.
Un règlement à l’amiable n’est pas une procédure judiciaire. Avec la plupart des agences de recouvrement, vous connaissez le coût à l’avance et vous payez que si elles parviennent effectivement à recouvrir la facture. Vous pouvez ainsi estimer à l’avance si le montant de la facture impayée vaut le coût de la procédure.
La procédure judiciaire
Si tout ce qui précède n’a rien donné, vous vous tournerez vers un tribunal. Tout d’abord, faites appel à un avocat qui enverra une mise en demeure officielle. La plupart des agences de recouvrement peuvent également vous aider dans cette démarche.
Nous espérons toutefois que vous ne devrez jamais en arriver là. La poursuite judiciaire est une procédure coûteuse et incertaine, à laquelle il faut réfléchir à deux fois. Car même si vous parvenez à obtenir votre impayé de cette manière, il n’est pas garanti que vous pourrez récupérer les frais de justice auprès de votre client.
Votre facture menace d’arriver à prescription ? Sachez que la procédure judiciaire suspend le délai de prescription. Elle vous donne donc plus de temps pour recouvrir la facture impayée.
Facture impayée : mieux vaut prévenir que guérir
Depuis que le législateur a renforcé la protection des consommateurs en 2023, il est plus compliqué de récupérer vos impayés. Voilà pourquoi il vaut mieux prévenir que guérir. Veillez à émettre régulièrement vos factures, à demander des acomptes et à communiquer le mieux possible avec vos clients. Ensuite, prenez le temps de suivre de près vos paiements.
Enfin, réfléchissez bien avant de collaborer à nouveau avec un client qui ne paie pas vos factures, même si la décision n’est pas évidente. Car si vous respectez votre part du contrat, vous êtes également en droit d’attendre un paiement ponctuel de la part de votre client.
Malheureusement, certaines factures ne seront jamais payées, quelle qu’en soit la raison. Dans ce cas, mieux vaut les retirer de votre comptabilité, soit en les faisant passer dans les pertes (société) soit en créant une note de crédit (personne physique). Cela vous évitera de payer des impôts sur de l’argent que vous n’avez pas reçu et vous pourrez probablement récupérer la TVA payée.
