Vous avez travaillé, presté un service ou vendu un bien . Dans la foulée, vous avez naturellement envoyé une facture, et ce dans les règles de l’art. Le tour est-il joué ?
Non, votre client doit encore vous payer. Au long de votre vie d’indépendant, il est probable que vous tombiez sur l’un ou l’autre client récalcitrant. Ce n’est pas une raison pour jeter l’éponge : votre travail, comme tout travail, mérite d’être payé.
En réalité, il en va même de la survie de votre activité d’indépendant(e) : selon l’UCM, un(e) indépendant(e) sur quatre fait faillite à cause de factures impayées ! Certes, ce n’est jamais évident de réclamer de l’argent.
Nous vous proposons donc un mini-guide qui vous aidera à vous lancer sereinement dans cette équipée !
Quand réagir ?
Le plus tôt possible : Accountable vous a signalé que la date d’échéance d’une facture était passée. Vous n’avez vu aucun paiement arriver sur votre compte professionnel. Vous avez laissé passer dix, quinze jours maximum depuis la date d’échéance de la facture et rien ne s’est passé. Là, il est grand temps de retourner vers votre client.
Comment envoyer un rappel ?
La pérennité de votre activité d’indépendant dépend de votre capacité à vous faire payer en temps et en heure. De plus, la façon dont vous gérez vos factures et leur recouvrement va asseoir votre réputation dans le marché. Avant de vous lancer dans un processus de recouvrement de factures, posez-vous les bonnes questions : quelle est votre relation avec ce client qui ne vous pas (encore) payé ? Est-il satisfait jusqu’ici de votre travail ? Quelle est son importance dans votre portefeuille de clients ? Voulez-vous une relation à long-terme avec lui ? Orientez votre stratégie de recouvrement en fonction de vos réponses à ces questions.
1) Dans tous les cas, commencez par un premier rappel : vous pouvez prendre votre téléphone et appeler votre client pour faire la lumière sur ce qui n’est peut-être qu’un malentendu. Vous pouvez aussi choisir d’envoyer un email, de façon à garder une trace écrite. Facilitez-lui la vie : dans votre communication, identifiez clairement qui vous êtes et à quelle facture précise vous faites allusion.
À ce stade, il est encore un peu tôt pour se montrer bien sévère : il s’agit peut-être d’une simple « distraction » de votre client. Peut-être encore a-t-il entre-temps reçu votre marchandise et rencontré un problème. Peut-être votre facture est-elle incomplète. Incitez votre client à prendre contact avec vous en cas de remarque à partager.
Avec ce premier rappel, vous avez l’occasion de montrer à votre client que vous suivez vos dossiers et que vous veillez à une relation de long-terme avec lui. Saisissez-la !
💡 N’indiquez surtout pas qu’il s’agit d’un premier rappel. Cela donne l’impression que vous êtes d’accord d’en effectuer nombre d’autres !
2) Votre client n’a pas réagi ? Lancez un second rappel par écrit – lettre ou email. Cette fois, vous vous montrez plus ferme et vous rappelez les conditions générales que vous aviez mentionnées sur votre facture ou, encore mieux, que vous aviez fait signer au préalable. Rappelez éventuellement les intérêts de retard que risque votre client.
3) Jamais deux sans trois, lancez un troisième rappel, par recommandé, cette fois. Dès cette mise en demeure, vous pouvez réclamer les pénalités prévues dans vos conditions générales en cas de retard.
Toujours rien ? Faites-vous aider sans tarder. Avec l’arrivée d’un professionnel dans le jeu, votre débiteur pourrait bien vite changer d’avis…
Par qui ?
– Contactez une agence de recouvrement : ces entreprises commerciales sont spécialisées dans le recouvrement de dettes auprès d’entreprises ou de particuliers. Elles vont entrer en dialogue avec votre débiteur sans faire intervenir les tribunaux, ce qui peut vous aider à garder une relation commerciale avec votre client. Leur modèle est le plus souvent de celui de « no cure, no pay ». Ces agences se paient alors via un pourcentage convenu à l’avance sur le montant récupéré. Dans ce cas, si elles ne recouvrent rien, elles ne vous coûtent rien non plus. Le risque ? Votre client sait probablement que ces entreprises de recouvrement ne peuvent pas le traîner devant les tribunaux, il pourrait être tenté de prendre leurs sommations à la légère.
💡 Si le débiteur a contesté votre facture, ne faites pas appel à une agence de recouvrement. C’est la justice qui devra trancher le litige entre vous.
– Vous pouvez aussi faire appel à un huissier, dans le cadre d’une procédure à l’amiable ou d’une procédure judiciaire devant les tribunaux. Dans le cadre d’un recouvrement à l’amiable, il va d’abord envoyer une lettre de mise en demeure au débiteur. Il va agir plutôt comme un médiateur, en tentant de vous aider à recouvrer votre créance sans aller en justice. Chaque huissier fixe librement son prix pour un recouvrement à l’amiable.
Dans le cadre d’une procédure judiciaire, l’huissier entre de nouveau en jeu : c’est lui qui signifie l’assignation en justice au débiteur. Cette perspective peut parfois suffire à effrayer un mauvais payeur, qui réglerait sa dette à ce moment-là. Si jugement il y a, l’huissier peut venir exiger le paiement dû chez le débiteur et là, si nécessaire, effectuer une saisie. Dans une procédure judiciaire, l’huissier de justice est payé à un tarif légal, accessible via ce lien.
– Faites entrer en scène un avocat : il commencera par effectuer une mise en demeure pour vous ou enclencher une procédure d’injonction de payer. Les honoraires pour ces opérations peuvent monter jusqu’à 250 euros, selon les honoraires que les cabinets fixent. Si recevoir une lettre avec entête d’un cabinet d’avocats ne fait pas réagir votre débiteur, l’avocat peut entamer une procédure judiciaire, c’est-à-dire qu’il va citer votre débiteur devant le tribunal. À partir du moment où vous lancez devant les tribunaux, de nouveaux frais sont engagés : frais d’enregistrement pour chaque acte, frais de citation, droits de mise au rôle, frais de plaidoirie, indemnité de procédure.
C’est l’avocat qui défend vos intérêts devant le juge. Si le jugement est en votre faveur, vous pouvez récupérer votre créance, la clause pénale, les intérêts de retard et les frais de justice, que vous avez dû régler vous-même dans un premier temps. Le débiteur, s’il est condamné, doit de plus s’acquitter des frais de justice. Les éventuels frais d’exécution du jugement (e.g. saisie), 700 euros auprès du tribunal de commerce, sont aussi à charge de votre débiteur… sauf si vous ne récupérez pas votre créance car le débiteur est insolvable ou en faillite.
Bref, le jeu en vaut la chandelle si votre facture approche grosso modo des 1000 euros, si vous avez bien indiqué vos termes et conditions en amont et… si votre débiteur est solvable !
La procédure de recouvrement extra-judiciaire, votre planche de salut ?
Vous souhaitez obtenir la sûreté juridique sans la lourdeur d’un passage au tribunal ? Pensez à la procédure de recouvrement extra-judiciaire ! Le législateur a introduit cette procédure en juillet 2016, bien conscient qu’un tiers des factures entre entreprises étaient réglées en retard et que cela pouvait poser de sérieux problèmes de trésorerie.
Vous pouvez y faire appel si :
- Votre débiteur est une entreprise, cette procédure s’appliquant uniquement aux créances b2b.
- L’entreprise du débiteur est belge ou inscrite dans les bases de données d’entreprise de l’Union européenne.
- Votre client ne conteste pas la facture.
Si ces trois conditions sont remplies, vous pouvez vous lancer dans une procédure de recouvrement extra-judiciaire. Vous entamez alors le parcours suivant :
- L’avocat étudie si votre créance entre en ligne de compte pour cette procédure.
Si oui, vous passez à l’étape 2.
- L’huissier de justice envoie une sommation de payer au débiteur, accompagnée des pièces justificatives nécessaires et d’un formulaire de réaction. À ce stade, l’huissier peut aussi étudier la solvabilité du débiteur.
- Au tour du débiteur de jouer : il a un mois pour payer ou demander des facilités de paiement ou contester la dette.
=> Si le débiteur paie, la procédure s’arrête naturellement.
=> Si le débiteur conteste, vous vous retrouvez au tribunal, avec un dossier solide.
=> Si le débiteur ne réagit pas, vous passez à l’étape 4.
- Si le débiteur ne réagit ou ne respecte pas les facilités de paiement, l’huissier établit un procès-verbal de non-contestation. L’huissier fait cela huit jours après la fin du mois qui avait été accordé au débiteur pour réagir.
- Un magistrat déclare ce PV exécutoire. Concrètement, l’huissier de justice peut donc mettre ce procès-verbal à exécution. Toutes ces étapes se font de manière électronique.
Cette nouvelle procédure est nettement moins chère : la FEB compare ici les prix d’une procédure judiciaire et d’une procédure extra-judiciaire, par rapport à différents montants de facture. Elle est rapide et efficace. Autre avantage, vous ne passez pas devant les tribunaux et faites donc courir moins de risques à votre relation commerciale.
Agence de recouvrement ? Huissier ? Avocat ? Procédure judiciaire ou extrajudiciaire ? À vous de voir combien de temps et d’argent le recouvrement de votre facture mérite. À vous d’estimer si vous êtes prêt(e) à traîner votre client devant les tribunaux et mettre en péril une relation commerciale. Aiguisez votre patience au moment de vous lancer dans ce parcours : recouvrer une créance peut prendre, à la très grosse louche, jusqu’à six mois. Une règle d’or : ne laissez pas traîner ce dossier. Plus vous procrastinez, moins vous aurez envie de vous y mettre et… moins vous avez de chances de récupérer vos deniers.
Envoyer un rappel de factures n’est jamais facile : nous vous facilitons cela aussi. Dans notre app, vous voyez tout de suite quand une facture est échue et, en un clic, nous vous proposons d’envoyer un premier rappel à votre client. Découvez Accountable ici, gratuitement !
