Facturation électronique via PEPPOL : obligatoire pour les indépendants
Read in 4 minutes
En tant qu’entreprise, vous êtes libre de facturer de la manière qui vous convient, tant que toutes les informations requises figurent sur votre facture. Souvent, la facturation se fait encore par courrier ou sous format PDF envoyé par e-mail. Or, à partir de 2026, toutes les factures échangées entre entreprises belges devront être électroniques. Cette nouvelle obligation vous concerne-t-elle ? Lisez-le ici.
Qu’est-ce qu’une facture électronique ?
Une facture électronique est une facture envoyée en ligne, dans un format spécifique. Mais attention : ne confondez pas facturation électronique et facturation en ligne. Scanner une facture ou l’envoyer par e-mail dans un format PDF, ce n’est pas envoyer une facture électronique.
Une facture électronique, appelée aussi e-facture ou facture digitale, doit répondre à des normes spécifiques pour garantir qu’elle soit lue et traitée correctement par les logiciels de facturation.
C’est pourquoi les factures électroniques sont créées via des logiciels de facturation. Ces programmes peuvent également envoyer, recevoir et traiter automatiquement vos factures électroniques.
PEPPOL : la norme européenne pour la facturation électronique
Certaines grandes entreprises pratiquent la factration électronique depuis les années ’80. Au fil du temps, de nombreux formats de factures électroniques ont émergé. Cela compliquait la communication entre les entreprises et la généralisation de la facturation électronique. Heureusement, ces dernières années, l’e-facturation a connu une accélération suite à la directive européenne 2014/55.
En effet, depuis 2017, il existe une norme européenne pour l’envoi, le paiement et le traitement des factures électroniques selon un format structuré. Cette norme comprend une liste de tous les termes autorisés sur les factures électroniques et définit comment ces termes doivent être interprétés et utilisés par les logiciels.
De plus, l’Europe a développé le réseau PEPPOL pour l’échange de factures électroniques au sein de l’Union européenne.
Quels sont les avantages des factures électroniques ?
Chaque année, les autorités perdent beaucoup d’argent en impôts en raison de factures mal établies ou de fraudes. L’obligation d’utiliser des factures électroniques rendra la fraude fiscale beaucoup plus difficile à l’avenir. Mais ce n’est là qu’un des nombreux avantages de la facturation électronique.
Cette innovation est aussi bénéfique à l’environnement. Pensez aux économies réalisées en termes de papier, d’encre et d’envois postaux.
Pour vous aussi, la facturation électronique a ses avantages. La facturation et le traitement étant largement automatisés, vous gagnez du temps. De plus, le risque d’erreurs est considérablement réduit, grâce au format standard des factures.
D’autres développements doivent encore être élaborés, mais il est probable que la facturation électronique puisse alléger d’autres charges administratives. Par exemple, les déclarations de TVA pourraient également être (en partie) automatisées une fois que tout le monde utilisera des factures électroniques.
Comment fonctionne la facturation électronique ?
La facturation électronique se fait via un logiciel de facturation qui assure l’envoi automatique, le traitement et même le paiement des factures. Mais comment cela fonctionne exactement ?
Tout d’abord, il est important que les factures soient établies selon des normes spécifiques et que les fichiers puissent être facilement lus par le logiciel. C’est pourquoi les factures électroniques sont créées sous forme de fichiers XML selon le format UBL, spécialement conçu pour les factures digitales. Ces normes garantissent que toutes les informations nécessaires pour une facture soient effectivement présentes.
Les factures électroniques sont envoyées, éventuellement automatiquement, au destinataire via un canal sécurisé comme PEPPOL. La facture électronique peut être directement intégrée dans le système comptable du destinataire pour un traitement automatique. Comme ce programme suit les mêmes normes, la lecture des informations est fluide et les erreurs de traitement sont rares. Quant aux entrepreneurs, ils peuvent suivre beaucoup plus facilement le statut de leurs factures via ces canaux.
Qu’est-ce que PEPPOL ?
Peppol signifie Pan-European Public Procurement Online. Il s’agit d’un cadre pour l’échange en temps réel de factures entre entreprises, quelles que soient leur taille ou leur localisation. Ce réseau fermé a été créé pour envoyer en toute sécurité des documents commerciaux digitaux comme des factures en Europe. Entretemps, les entreprises de tous les continents peuvent utiliser PEPPOL pour la facturation électronique.
Questions fréquentes sur la facturation électronique (FAQ)
La facture électronique est déjà obligatoire pour les marchés publics. À partir du 1er janvier 2026, les entreprises belges devront également facturer électroniquement entre elles. Pour l’instant, aucune obligation n’est prévue pour la facturation électronique aux particuliers.
Pour commencer, vous avez besoin d’un logiciel de facturation électronique. Cela peut faire partie d’un logiciel plus complet ou d’un programme de facturation personnalisé pour votre entreprise. Accountable est un programme de comptabilité et de facturation parfait pour les freelances et les indépendants.
Votre programme permet généralement d’envoyer des factures aux entreprises et aux particuliers via Hermes. Cet outil garantit que vos factures parviennent à vos clients de manière lisible, même s’ils n’ont pas de programme pour traiter les factures électroniques. Enfin, vous pouvez également y suivre le traitement de vos factures, tout comme sur la plateforme Mercurius pour les marchés publics.
La facturation électronique en elle-même n’a pas de coût, mais vous aurez des frais mensuels liés à vos logiciels de facturation. Accountable, par exemple, coûte entre 20 € et 30 € par mois. Mais n’oubliez pas que ce coût est compensé par le gain de temps et les économies qu’offre la facturation électronique. De plus, les coûts liés à l’e-facturation sont temporairement déductibles à 120 %.
La facturation électronique est tout à fait sécurisée, les factures étant envoyées via un réseau fermé. Ces réseaux sont tenus d’identifier les utilisateurs, afin que seuls des utilisateurs autorisés aient accès aux factures. Cela garantit que les factures soient authentiques et non une tentative de fraude.
Vous n’êtes pas obligé de conserver vos factures électroniques sur papier, mais c’est possible. Selon le SPF Finances, vous pouvez conserver les factures sur papier ou sous forme électronique, quel que soit le format d’origine.
Des questions supplémentaires sur la facturation électronique ?
Consultez les informations sur le site officiel de la facture électronique.
Avez-vous trouvé ce que vous cherchiez?
Heureux de l'entendre !
Restez informé ! Laissez votre adresse e-mail pour être notifié des mises à jour et de nos derniers conseils pour les indépendants comme vous.
Nous sommes désolés d'entendre cela.
Pouvez-vous préciser pourquoi cet article ne vous a pas été utile ?
Merci pour votre réponse. 💜
Nous valorisons vos retours et les utiliserons pour optimiser notre contenu.
Ce que les autres indépendants lisent
As a Content Manager at Accountable, Valesca offers her readers an exciting and engaging content experience. Given her own experience as a freelance content marketeer & copywriter, Valesca knows the ins and outs of tax returns for the self-employed. It’s her goal to provide you with easy and understandable solutions to handle your tax returns stress-free with Accountable.