Demandes de paiement pour les entreprises en démarrage : obligatoires ou non ?

En tant que nouvel entrepreneur, vous recevez beaucoup de publicités par courrier, parmi lesquelles se trouvent parfois des demandes de paiement. Certaines factures devront effectivement être réglées, mais d’autres lettres sont trompeuses. En effet, certaines associations envoient des demandes de paiement non sollicitées pour une adhésion qui n’est absolument pas obligatoire. Découvrez ici ce que vous devez payer… ou pas.

1. L’adhésion à SDI est-elle obligatoire ?
2. L’adhésion à une organisation patronale est-elle obligatoire ?
3. L’adhésion à Buildwise est-elle obligatoire ?
4. Quelles assurances ou adhésions sont réellement obligatoires ?
5. Pourquoi reçoit-on des factures frauduleuses ?
6. Comment reconnaître une facture authentique ?

L’adhésion à SDI est-elle obligatoire ?

En tant que nouvel entrepreneur, vous avez probablement reçu une lettre avec une demande de paiement (coupon rose) de la SDI, la Fédération Patronale Interprofessionnelle pour les Travailleurs Indépendants. L’adhésion à la SDI n’est pas du tout obligatoire. Mais leur courrier peut prêter à confusion : des termes comme « ordre de virement » et « informations de paiement » semblent indiquer un paiement obligatoire, tout comme le format du formulaire de virement et l’absence d’informations supplémentaires. Mais ne vous y laissez pas prendre.

Vous pouvez donc jeter cette lettre à la poubelle – à moins que vous ne souhaitiez vous affilier à la SDI, bien entendu. La SDI vous fournit une assistance juridique. Pour 190 € par an, vous bénéficiez également de divers avantages et d’un accès à des modèles de documents administratifs et juridiques.

L’adhésion à une organisation patronale est-elle obligatoire ?

Il existe plusieurs organisations patronales à Bruxelles et en Wallonie, comme l’UCM et Beci – en Flandre, UNIZO est la plus connue. Vous recevez une lettre d’une de ces organisations ? Sachez qu’aucune adhésion n’est obligatoire. Donc, ne payez aucune affiliation à moins d’avoir envie de devenir membre de l’une de ces organisations.

Quel est l’intérêt de rejoindre un tel réseau pour les nouveaux entrepreneurs ? Vous pouvez leur poser vos questions sur la gestion de votre entreprise, vos ressources humaines, les subventions, etc. Souvent, ils organisent des événements de type formation ou networking. L’idéal pour élargir votre réseau. Mais bien souvent, vous devrez payer un montant supplémentaire pour participer à ces événements.

L’adhésion à Buildwise est-elle obligatoire ?

Vous avez reçu une lettre de Buildwise ? Il s’agit du centre d’innovation pour le secteur de la construction. Presque tous les entrepreneurs et professionnels du bâtiment doivent obligatoirement s’affilier à cette association. Cependant, l’obligation ne s’applique pas aux entreprises qui :

• fournissent uniquement des conseils dans le secteur de la construction ;
• ont toujours recours à 100 % à des sous-traitants, ;
• fabriquent uniquement, sans installer ;
• sont déjà membres d’une autre association spécifique au secteur.

Quelles assurances ou adhésions sont obligatoires ?

C’est l’occasion de récapituler les obligations que les entrepreneurs indépendants doivent effectivement respecter :

🏢 Vous devez vous inscrire auprès d’une caisse d’assurance sociale.

🧑‍⚕️ Vous devez vous affilier à une mutuelle.

🚒 Si vous utilisez un bâtiment accessible au public, une assurance incendie est obligatoire.

🧑‍💼 Pour certaines professions, une assurance responsabilité professionnelle est obligatoire.

🚗 Évidemment, vous avez également besoin d’une assurance auto pour votre véhicule d’entreprise.

Une fois que vous avez choisi votre caisse ou assurance, elles vous enverront régulièrement des lettres ou des e-mails pour procéder à des paiements périodiques. Ne les confondez pas avec les « fausses demandes de paiement » mentionnées ci-dessus, car ces factures doivent bel et bien être payées.

Vous recevez d’autres demandes de paiement ? Vérifiez s’il ne s’agit pas du renouvellement d’un abonnement. Autrement, il peut s’agir de paiements non obligatoires. Dans tous les cas, faites attention aux mentions obligatoires d’une facture pour vous assurer de leur authenticité.

Pourquoi recevez-vous des factures frauduleuses ?

En tant que nouvel indépendant, vous recevez ce type de lettres parce que votre activité indépendante et votre adresse ont récemment été publiées dans le registre BCE.

Ces « fausses factures » sont une stratégie marketing connue de certaines associations et organisations pour recruter de nouveaux membres. Quant à savoir si c’est la meilleure méthode, nous laissons cela à votre appréciation.

Comment reconnaître une vraie facture ?

Soyez toujours critique lorsque vous recevez une demande de paiement. Vérifiez les mentions obligatoires d’une facture pour en vérifier l’authenticité. Les demandes de paiement qui ne contiennent pas ces informations ne sont pas légalement valables. Vous n’êtes donc pas obligé de les payer. (Mais attention avec les assurances ; elles peuvent parfois sembler différentes.)

Quelles mentions doivent figurer sur une vraie facture ?

• Le mot « facture »
• Le numéro de la facture
• Le nom exact de l’entreprise, l’adresse et le numéro de TVA
• Vos informations (nom, adresse et éventuellement numéro de TVA)
• La date de la facture
• La description du bien ou service fourni
• Le prix par unité et le nombre d’unités
• Le montant hors TVA
• Le taux de TVA applicable
• Le montant total
• Les conditions de paiement

Vous avez des doutes sur le caractère obligatoire d’une demande de paiement ? Contactez votre comptable ou votre Coach Fiscal chez Accountable pour en discuter.

FAQ : Questions fréquentes sur les factures frauduleuses