Tout savoir sur la comptabilité d’un indépendant personne physique

Beaucoup d'indépendants belges ont un statut de personne physique (ou « entreprise individuelle »). L'un des avantages de cette forme d'entreprise est qu'elle permet de tenir une comptabilité simple. Et celle-ci est beaucoup plus… simple qu'une comptabilité double.

Mais en quoi consiste exactement la comptabilité d'un indépendant personne physique ? Et peut-on s’en occuper soi-même ? Lisez-le dans cet article.

Qu'est-ce qu'un indépendant personne physique ?

Un indépendant personne physique – appelé parfois aussi « entreprise individuelle » - est une entreprise sans personnalité juridique propre. Concrètement, cela signifie qu'en tant qu'indépendant, vous agissez comme une personne physique et êtes indéfiniment responsable de vos dettes. Il n'y a donc pas de séparation entre votre patrimoine privé et les fonds de votre entreprise.

Les personnes physiques tiennent une comptabilité simple ou simplifiée. Cette comptabilité est moins complexe que la comptabilité double (obligatoire pour la plupart des sociétés).

Comment fonctionne la comptabilité simple pour un indépendant personne physique ?

La comptabilité d'une personne physique se compose de quatre « journaux » ou « livres » que vous devez tenir. En fait, ces termes sont un peu dépassés, car aujourd'hui, ces documents sont principalement gérés sous forme digitale.

La comptabilité de votre entreprise comprend :

1. Le journal des achats (dépenses)

En tant qu'indépendant personne physique, vous devez conserver toutes les factures, les reçus et les notes de crédit de vos fournisseurs. Vous disposez ainsi d'un ensemble de dépenses déductibles, y compris les frais mixtes. Donc toutes les factures et les reçus relatifs à vos achats professionnels, tels que votre abonnement de GSM ou internet, vos frais d'électricité, votre matériel de bureau, etc. Soit vous les conservez dans un dossier en ligne (ex. sur l’app d’Accountable), soit vous les remettez à votre comptable.

💡Astuce Accountable : l'application d’Accountable vous permet de scanner tous vos reçus et factures en quelques secondes, où que vous soyez. C’est le meilleur moyen de ne plus perdre aucun reçu et de réduire vos impôts.

2. Journal des ventes (recettes)

Le journal des ventes est un registre de tous vos revenus. Il comprend toutes vos factures et notes de crédit adressées à vos clients. Il est important de les numéroter de manière logique (avec des numéros consécutifs).

💡Astuce Accountable : Vous vendez principalement des produits ou des services à des particuliers, par exemple en tant que coiffeur ? Dans ce cas, vous ne créez pas de factures officielles de TVA pour vos clients. Ces recettes doivent être enregistrées dans un livre de recettes journalières.

3. Le journal financier

Il s'agit d'un aperçu de vos dépenses et revenus par le biais d'un compte bancaire, d'une carte de crédit, de PayPal, d'argent liquide ou tout autre mode de paiement. Vous y enregistrez donc tous les paiements que vous effectuez ou recevez sur la base de vos journaux des achats et des ventes.

💡Astuce Accountable : connectez votre compte bancaire professionnel à l’appli Accountable et elle reliera automatiquement chaque transaction au bon revenu ou à la bonne dépense. Ainsi, vos comptes sont toujours en ordre et vous savez exactement combien d'argent sur votre compte vous appartient réellement.

4. Le livre d'inventaire

Il s'agit d'une liste de tous vos biens (actifs) et de vos dettes (passifs). Quelques exemples d'actifs : les bâtiments, les véhicules professionnels, le mobilier de bureau, les appareils électroménagers, etc. Le passif comprend les emprunts contractés pour votre entreprise, les dettes envers les fournisseurs et les impôts ou cotisations sociales impayés.

⚠️ Attention : en plus des différents livres et journaux, la comptabilité de votre entreprise vous oblige à conserver les pièces justificatives de vos opérations pendant au moins 7 ans. En effet, en cas de contrôle TVA ou de contrôle fiscal, vous devez pouvoir prouver que votre comptabilité est correcte et/ou que votre déclaration fiscale a été remplie correctement.

Est-ce toujours permis de tenir une comptabilité simple en tant que personne physique ?

Oui, tout indépendant personne physique peut tenir une comptabilité simplifiée ou simple à condition que son chiffre d'affaires annuel ne dépasse pas 500.000 euros (hors TVA).

Seule exception : dans certains secteurs, on ne peut jamais tenir de comptabilité simple, même si le chiffre d'affaires annuel est inférieur au plafond. Il s'agit des secteurs de l'assurance, des investissements, de la bourse et des opérations de crédit. Vous êtes dans ce cas ? Alors vous êtes obligé de tenir une comptabilité double, ce qui est beaucoup plus difficile à faire soi-même.

Comptabilité personne physique : peut-on la tenir soi-même ?

Chez Accountable, nous sommes convaincus qu'avec l'aide d'un logiciel adapté, vous pouvez tout à fait tenir vous-même la comptabilité de votre entreprise.

En vous chargeant de votre comptabilité, vous êtes toujours bien informé sur vos finances et vous prenez plus facilement des décisions pour votre entreprise. En outre, vous décidez vous-même du programme à utiliser pour la comptabilité de votre entreprise et de la manière dont vous voulez conserver et organiser tous les documents.

Vous pouvez toujours tenir la comptabilité de votre entreprise dans des fichiers Excel, mais l'utilisation d'un logiciel comptable vous fera gagner beaucoup de temps et réduira le risque d'erreurs. En effet, le programme vous aidera à tenir la comptabilité de votre entreprise de différentes manières :

• Création de factures (et de notes de crédit) ;
• Suivi de vos ventes et achats ;
• Préparation de vos déclarations à la TVA, afin que vous puissiez plus facilement les soumettre ;
• Préparation de votre déclaration annuelle d'impôt sur le revenu des personnes physiques.

Autre avantage : si vous tenez vous-même la comptabilité de votre entreprise, vous économisez les frais de comptable. Et ceux-ci peuvent vite grimper à 1.000 à 2.000 euros par an (hors TVA) pour un indépendant à titre principal. Le coût d'un programme de comptabilité comme Accountable est beaucoup moins élevé. Il y a une version gratuite ou une version payante à partir de 180 € par an.

💡 Vous vous demandez quel logiciel de facturation et de comptabilité en ligne convient le mieux à votre activité d’indépendant personne physique ? Comparez Accountable avec d’autres logiciels, comme Dexxter, et lancez-vous dans la comptabilité de votre entreprise.

Voici comment tenir la comptabilité de votre entreprise en 3 étapes

Vous voulez être à la barre de votre comptabilité en tant qu’indépendant ? Suivez les trois étapes suivantes :

1. Ouvrez un compte bancaire professionnel. Ce n'est pas obligatoire en tant que personne physique, mais bien pratique, car cela permet de séparer plus facilement vos dépenses et revenus privés et professionnels. Ce qui facilite déjà la tenue des comptes de l'entreprise.
2. Choisissez un programme pour gérer la comptabilité de votre entreprise en ligne. Vous pouvez ensuite utiliser ce logiciel pour envoyer des factures et assurer le suivi en ligne de vos ventes et achats.
3. Effectuez vos déclarations périodiques à la TVA en toute facilité, grâce aux données préremplies par votre programme comptable sur la base de vos factures de vente et d'achat, de vos reçus et de vos notes de crédit.

Facilitez-vous la vie avec Accountable

L'application Accountable vous aidera non seulement à tenir votre comptabilité de manière efficace et à remplir vos déclarations à la TVA, mais aussi à préparer votre déclaration à l’impôt des personnes physiques. Nous vous garantissons même des déclarations fiscales 100% correctes - c'est dire si nous avons confiance dans notre logiciel fiscal !

Vous avez encore des doutes ? Essayez gratuitement Accountable pendant 14 jours. Et à vous de décider si la plateforme vous convient ou non.

Valesca Wilms

Valesca est Content Manager chez Accountable Belgique. Elle écrit sur le statut de freelance, le travail indépendant et la fiscalité, en s'appuyant sur sa propre expérience de freelance.