9 pièges à éviter lorsqu’on établit une facture

Tous les jours, des factures de vente et d’achat entre marchands et prestataires de service s’établissent. Ce processus routinier devrait être simple mais en pratique ne l’est pas toujours. Et les indépendants se laissent souvent prendre aux mêmes pièges. Nous préférons vous en protéger : voici une liste de ce qu’il faut éviter, et un éclairage sur comment établir et envoyer ses factures dans les règles de l’art.

Remettre au lendemain ce que vous pouvez faire aujourd’hui

Le meilleur jour pour envoyer votre facture ? Celui où vous terminez le travail en question !

L’alternative est de bloquer un créneau dans votre agenda, chaque semaine par exemple, pendant lequel vous établissez et envoyez toutes vos factures des derniers jours. Légalement, la facture doit être délivrée au plus tard le 15ème jour ouvrable du mois suivant celui où la taxe devient exigible sur la totalité ou une partie du prix.

En envoyant votre facture dans les temps, vous augmentez vos chances d’être payé(e) rapidement. Vous évitez aussi d’oublier de facturer : et oui, ça arrive, et cela a même déjà causé des faillites d’indépendants.

Accountable vous permet d’envoyer et d’établir vos factures en quelques clics, depuis votre canapé ou votre tram. Plus aucune raison de remettre ça au lendemain !

Faire l’impasse sur vos factures impayées

Vous avez fait votre part du travail et envoyé une facture impeccable. Il se peut que le client ne vous paie pas – qu’il oublie votre facture, la perde de vue ou qu’il soit, tout simplement, mauvais payeur. C’est à vous de le relancer dès que l’échéance de la facture est dépassée, doucement d’abord puis de plus en plus fermement. Vous avez tous nos conseils ici.

Vous repérez les factures impayées aux versements manquants sur votre compte en banque. Via Accountable, vous recevez une notification quand l’échéance de votre facture est dépassée.

Oublier de mentionner un de ces 10 éléments

Une facture irréprochable contient ces dix éléments. Faites le tour de la check-list ci-dessous avant d’envoyer votre facture et vérifiez qu’il ne manque rien ;

1. Le numéro d’ordre de votre facture : vos factures se suivent entre elles
2. Vos données : nom exact de l’entreprise et de sa raison sociale, adresse, numéro BCE, de TVA
3. Les données de votre client : nom, adresse, numéro de TVA
4. La date d’émission de la facture et celle du bien fourni ou du service presté
5. L’identification du bien fourni ou du service presté
6. Son prix à l’unité, et le nombre d’unités
7. Le montant hors TVA
8. Le taux de TVA, qui varie selon votre activité entre 6, 12, 21%.
9. En cas d’exonération de la TVA, mention de la raison légale de l’exonération en faisant référence à la directive européenne ou à la disposition nationale; passez au paragraphe suivant, vous verrez comment nous vous aidons à ce niveau-là.
10. Le montant total TVA comprise.

Via Accountable, votre facture ne peut être envoyée si tous ces champs ne sont pas dûment complétés. L’app est conçue pour que vos factures puissent être envoyées si et seulement si elles sont valides.

Autrement, vous pouvez compléter et télécharger un modèle basique de facture en ligne, ici.

Négliger de détailler ce que vous facturez

Vos clients sont comme vous : ils préfèrent savoir pour quoi ils paient. Facilitez-leur la vie et expliquez dans vos factures à quoi correspond tel ou tel montant : il s’agit d’un certain élément,  avec un coût à l’unité et présent en une quantité précise. Si vos clients comprennent à quoi correspond le montant indiqué, ils seront davantage enclins à honorer votre facture.

Lorsque vous rédigez une facture via Accountable, la section « add item » vous donne un canevas précis pour détailler le contenu d’une facture.

Ajouter des frais inattendus

Certaines surprises font plaisir, d’autres… nettement moins. Un exemple ? Le fait de se retrouver avec des frais imprévus ou inexpliqués sur une facture. Cela ne vous plaît pas quand vous êtes client, cela ne plairait pas non plus à vos clients. Évitez de vous retrouver dans cette situation : expliquez bien à vos client(e)s au départ en quoi consistent les différents aspects du projet. Vous serez payé justement pour le travail accompli et votre client ne se sentira pas pris au piège par votre facture.

Envoyer votre facture à la mauvaise personne

Comme indépendant(e), vous travaillez parfois pour une personne au sein d’une entreprise ou d’une organisation. Imaginez que vous êtes journaliste freelance, vous remettez votre reportage à un rédacteur en chef du journal. C’est lui qui validera votre travail, mais ce n’est sans doute pas lui qui traitera votre facture. Assurez-vous de bien savoir qui s’occupe de régler les factures dans la boutique et adressez-lui la vôtre directement. S’il le faut, posez la question le plus tôt possible à la personne qui valide votre travail dans l’entreprise.

Si vous envoyez votre facture au mauvais département, à la mauvaise personne, vous l’envoyez dans un lieu inconnu où elle risque de rester bloquée… longtemps ! De plus, cela ne fait pas très professionnel. Bref, renseignez-vous en amont sur la personne qui gère les factures chez votre client et notez son email.

Garder ses factures hors du cloud

Imaginez un instant que votre ordinateur crashe et vos factures, à garder précieusement pendant sept ans, disparaissent avec lui. Vision d’horreur, n’est-ce pas ? Heureusement, la solution est à portée de clic. Google Drive, Dropbox, Accountable : autant de moyens de classer et de conserver vos factures ad vitam aeternam en lieu sûr, c’est-à-dire sur le cloud. Utilisez-les, mettez vos factures en sécurité !

Éditer à la va-vite

Vous envoyez vos factures sans les relire ? Mauvaise habitude ! Vous y laissez peut-être des fautes de grammaire, une erreur dans le calcul de vos prestations, ou une mise en page peu soignée, avec des espaces malvenus et des polices chaotiques. Vous donnez alors à votre client une image peu soignée et sérieuse. Est-ce vraiment le meilleur moyen de lui donner confiance dans votre travail ? Sans doute pas… Prenez l’habitude d’utiliser un même format de facture, où certaines informations (les vôtres en tout cas) sont pré-remplies. Relisez-vous. Vos factures, et votre relation au client, s’en porteront d’autant mieux !

Oublier de mettre votre marque en valeur

Votre facture, le client va sans doute la voir, la lire, la relire et la conserver. On ne peut pas en dire autant de tous les dépliants publicitaires ! À vous d’en tirer parti et de lui donner à voir votre marque : ajoutez votre logo, choisissez une couleur et un format particulier et tenez-vous y. Vous aidez votre client à garder une image mentale de votre entreprise. Bref, tirez parti de votre facture, continuez à vendre vos services à travers elle. En 2019, ce n’est plus possible d’envoyer une facture peu soignée, venue tout droit d’Excel ou d’un modèle Word recyclé à l’infini !

Ajouter votre logo, vos couleurs ou, tout simplement, vos termes et conditions, c’est aussi une affaire de deux clics avec Accountable. Essayez gratuitement et sans engagement ici !