La factura de los autónomos: todo lo que necesitas saber

Emitir facturas es parte del día a día de cualquier autónomo, pero para muchos futuros freelancers, este aspecto de la contabilidad puede resultar todo un misterio. ¿Qué incluyo en la factura? ¿Cuándo puedo facturar mis servicios? ¿Y qué hago si un cliente no paga? En esta página respondemos a todas estas preguntas y más.

¿Cómo hacer una factura como autónomo?

Las facturas, para que sean válidas, deben incluir una serie de datos obligados por ley. Aunque puedes elegir la tipografía, el diseño e incluir tu logo, la factura debe incluir al menos los siguientes datos:

• Tu nombre completo
• Tu dirección (fiscal)
• El nombre completo y la dirección del destinatario de la factura
• Tu NIF (NIF-IVA)
• La fecha de emisión de la factura
• Un número de factura único y correlativo
• Descripción de los productos o servicios prestados
• El tipo de IVA aplicado a los servicios prestados
• La cuota tributaria
• Fecha en la que se llevaron a cabo las operaciones (si es diferente a la fecha de emisión)
• Además, hay una serie de casos que debes añadir si así se requiere, por ejemplo, si el servicio está exento de IVA, si has incluido algún descuento, etc. 

La fecha de vencimiento de la factura no hay que incluirla de forma obligatoria, aunque es mejor indicarla en un lugar fácilmente visible del documento.

➡️ Hay casos concretos en los que puedes usar la factura simplificada. Para más información, sigue leyendo en nuestro artículo sobre el tema.

¿Cuándo debo emitir mi factura?

Lo mejor es que acuerdes con el cliente cuándo hacerlo. Normalmente, se suelen enviar facturas al finalizar un proyecto o de forma mensual si realizas tareas para un cliente con regularidad.

Pero ¡cuidado! No tienes total libertad para elegir las fechas. Debes cumplir con los plazos establecidos. Si la factura va destinada a un autónomo o empresa, deberás mandarla antes del día 16 del mes siguiente en el que se prestó el servicio o se vendió le producto. Si el destinatario es un particular, el plazo es aún menor: la factura deberá emitirse en el momento en el que se realiza la operación.

¿Qué fechas incluyo en mi factura?

Cuando empieces a emitir facturas como autónomo, puede que te preguntes qué fechas debes incluir. Algunas son obligatorias y otras, aunque no lo sean, te pueden resultar útiles:

Fecha de emisión

Esta es la fecha en la que se expide la factura. Es crucial para que la factura sea legalmente válida, así que asegúrate de incluirla siempre.

Fecha en la que se llevaron a cabo las operaciones

La fecha de operación, si diera de la fecha en la que se emite la factura, debe también estar incluida en el documento. 

Fecha de vencimiento

Poner la fecha de vencimiento en la factura es cosa tuya, pero ten en cuenta que no puede ser más de 60 días naturales (previo acuerdo con el cliente). Si la factura es electrónica, el plazo empieza a contar desde que el cliente la recibe, no desde que la envías. Conocer el plazo máximo que tendrán tus clientes para pagar te ayudará a organizarte mejor y evitar que estos hagan los pagos más tarde de lo esperado.

Importante: si has hecho un trabajo para una empresa o un autónomo y se te ha olvidado poner la fecha de vencimiento en la factura, no te preocupes, no significa que el cliente tiene vía libre para pagar cuando prefiera. Por ley, el cliente tiene que pagar en un plazo de 30 días.

¿Puedo emitir facturas en el extranjero?

No hay ningún problema en trabajar con clientes en el extranjero, solo tienes que conocer las normas para facturar como autónomo en cada caso. Por ejemplo, si has vendido un producto o servicio a una empresa o autónomo de otro país de la UE, deberías contar con un NIF-IVA para poder facturar. Con los particulares, es diferente. Si, en otro caso, has proporcionado algún servicio a una empresa estadounidense, este estará exento de IVA.

Como puedes ver, cada caso cambia. Las características de la facturación fuera de España van a depender de tres factores:

• El destinatario del bien o servicio: ¿es una empresa, un particular?
• El bien o servicio proporcionado
• Si la operación se realiza para otro país de la Unión Europea o fuera de estas fronteras

¿Qué hacer si hay errores en la factura?

Puede que, sin querer, se te haya colado algún error en una factura y te hayas dado cuenta una vez ya la has emitido. Aunque de primeras no es plato de buen gusto, no te preocupes, un fallo lo tiene cualquiera. Además, podrás arreglarlo sin problemas. Pero, lo primero que debes tener en cuenta es el tipo de error que has cometido: un error menor de tipo tipográfico no va a necesitar revisión.

No obstante, si hay errores importantes, como el importe indicado, el número de la factura o el IVA incluido, tendrás que hacer las modificaciones necesarias. Para ello, se utiliza una factura rectificativa, un tipo de factura que cuenta con una serie de particularidades.

¿Qué hacer si un cliente no paga?

Si un cliente no ha pagado una factura pasada la fecha de vencimiento, prueba esto. Primero contáctalo de forma amistosa. Es posible que la factura se haya traspapelado o haya habido algún problema con el banco o el número de cuenta. Si aun así no responde, puedes enviar una carta certificada para tener constancia de la entrega. Si el cliente sigue sin dar respuesta, puedes contactar con un departamento legal para que te asesore en los siguientes pasos que seguir.

FAQs: La Factura de los Autónomos

¿Qué debe incluir una factura como autónomo? 

Para que una factura sea válida, debe incluir tu nombre completo, dirección fiscal, el nombre y dirección del destinatario, tu NIF (NIF-IVA), la fecha de emisión, un número de factura único y correlativo, una descripción de los productos o servicios prestados, el tipo de IVA aplicado y la cuota tributaria. Si la fecha de las operaciones es diferente a la de emisión, también debe estar incluida.

¿Cuándo debo emitir mi factura? 

Acuerda con el cliente cuándo emitir la factura. Normalmente, se envían al finalizar un proyecto o mensualmente si trabajas regularmente para el cliente. Para autónomos o empresas, la factura debe enviarse antes del día 16 del mes siguiente al servicio o venta. Para particulares, debe emitirse en el momento de la operación.

¿Qué fechas debo incluir en mi factura? 

Incluye la fecha de emisión (obligatoria), la fecha de las operaciones (si es diferente) y, opcionalmente, la fecha de vencimiento. La fecha de vencimiento no debe superar los 60 días naturales y, si la factura es electrónica, el plazo empieza a contar desde que el cliente la recibe.

¿Puedo emitir facturas en el extranjero? 

Sí, pero debes conocer las normas específicas. Para empresas o autónomos de la UE, necesitas un NIF-IVA. Los servicios a empresas estadounidenses están exentos de IVA. La facturación internacional depende de si el destinatario es una empresa o particular, el tipo de bien o servicio, y si la operación es dentro o fuera de la UE.

¿Qué hacer si hay errores en la factura? 

Corrige errores importantes (importe, número de factura, IVA) con una factura rectificativa. Errores menores, como tipográficos, no requieren corrección.

¿Qué hacer si un cliente no paga? 

Primero, contacta al cliente de forma amistosa. Si no responde, envíale una carta certificada. Si sigue sin pagar, consulta con un abogado para los siguientes pasos.